最近朋友剛到一家新公司上班,老闆給了他一堆關於最近公司的案子,還跟我說:「希望明天可以給他一個報告,最晚後天。」
對於一個新人而言,這是個機會,也可能是「危機」,雖然搞砸也不至於被 Fire 。但新人就是有一股不想讓人失望的幹~幹~幹~勁,但是最後的結果大家可想而知,老闆這種職業就是有一顆永遠不會會滿足的內心嘛。
後來我想,如果我朋友那時候使用 Notion 來做資料的整理和輸出,建立自己的工作區,簡化工作流程提高生產效率,也許事情會不一樣。
「Notion」是近年來愈來愈受到注目的工作效率工具,它不僅可以幫助我們快速建立個人工作區,還能提供豐富的內容呈現方式,是個人及團隊管理的好幫手。
不過,對於剛開始接觸 Notion 的人來說,可能會感到有些不知所措,不知道該從哪裡開始。
本文將帶領讀者逐步了解 Notion 的基本操作指令,並教授如何建立個人工作區、使用 Notion 工具提高生產力等技巧。
希望讓讀者能夠更加得心應手地使用 Notion ,畢竟人生不是自己管理就是被人管理。如果你也想在工作中更有效率地完成任務,那麼就繼續閱讀下去吧!
什麼是 Notion ? Notion 功能和特色 (貼心連結)
大叔都稱 Notion 為「數位筆記本」,因為一開始我只是想要找一個方便「寫字」的工具。結果一用,和我想象中的筆記本完全不一樣,沒想到我的人生也開始不一樣了。
Notion 是一套功能強大的雲端辦公軟體,由 Ivan Zhao 和 Simon Last 成立的公司 Notion Labs Inc. 所開發。該公司總部位於美國舊金山,成立於 2016 年。Notion 可以運用在知識和數據管理、項目整合和任務控制的多合一工作區,意圖整合工作時會用的所有工具,在多項國際知名網站上都獲得了極高的評價。
Notion 可以說是這幾年在網路上最火熱的雲端筆記工具,也是一款強大的辦公室整合工具,同時它們也自己定義為 All-in-one workspace,因為它可以運用記事、數據儲存和管理、專案管理等多合一工作區,Notion 有意整合我們在工作時會用上的所有工具。
在 2019 它的使用人數到了 100 萬人,更在 2020 年 4 月得到 20 億美金的融資。Notion Labs 在 2020 年 4 月得到 20 億美金的融資。全世界已經超過 400 萬人在使用 Notion。2023 年推出了 Notion AI 。
如果你對 Notion 有更多好奇,也對工作和工具的整合感興趣的話,可以看看 “A story of tools and the future of work”
▼ Notion 是什麼?
2023 年 Notion 漸漸由雲端筆記工具,搖身一變成了辦公室、團隊合作的整合工具,讓我們看一下有什麼功能及恃色。
Notion 下載 | 支援各平台軟體
目前 Notion 支援 Window、Mac 到 Android、iOS 等行動裝置,如果不想要安裝的話,我們也直接用網頁版來登入。
使用 Notion 的時候,你可以不用下載軟體,選擇在網頁版上登入使用,同時也可以在不同的裝置上安裝 APP ,例如手機或是平版,iOS 或是 Android 。
行動版 Notion 的體驗可能沒有電腦版好,而電腦版速度我覺得有比網頁快,所以大家可以下載試試,而行動版 APP 建議當做記事本 APP 使用,晚上的時候,再使用電腦來整理或是調整。( 江湖在走,大叔要有 )
立即下載 Notion :
入門 Notion 操作及指令功能介紹
Notion 操作界面
- 左側選單 – 系統設定、頁面選單、搜尋等都在這邊。
- Tab 分頁 – 新功能,現在 Notion 可以通過 Tab 功能來開啟不同的頁面。
- 頁面選單 – 和頁面相關的設定。
- 頁面 Cover – 頁面的封面
- 頁面 Icon – 頁面圖標
- 頁面內容 – 頁面編緝的位置
Notion 指令介紹 – Basic Blocks
- Text: 純文字
- Page: 添增一個頁面,新增在頁面之下的就叫副頁面
- To-do list: 添增核取方塊
- Heading 1: 添增H1 – 大標題
- Heading 2: 添增H2 – 中標題
- Heading 3: 添增H3 – 小標題
- Table : 添增表格
- Bulleted list: 添增項目表。快捷鍵:- + space
- Numbered list: 添增編號表。快捷鍵:/n + Enter
- Toggle List: 添增下拉式項目表。快捷鍵: > + space
- Quote: 添增引文,例如:
大家好,偶是大叔,大輸的輸
- Divider: 添增分隔線。快捷鍵: —
- Link to page: 添增一個 Black 直接和 Notion 頁面連結在一起的。或是您也可以這樣幹: ” @ + 頁面名字 ” 利用提醒的功能也很好用,我反而使用這方式。
- Callout: 添增一個…恩… ” Call out black ” 可以用在想要突顯某個重點,或是想做為「警告標語、提示之類的」
例如 ▼
萬用快捷鍵,使用“斜線+英文“就可以找到你要指令,例如,標題使用可以使用” /h1 + Enter + 內容 ” 。
▼ Notion 就是這麼簡單操作。
Notion 指令介紹 – MEDIA
- Image: 添增一個照片在頁面上,我們有 3 種選項,上傳、崁入連結、 Unsplash 平台的免費照片。
- Web bookmark: 添增一個網站書籤在頁面上。
- Video: 添增一個影片在頁面上
- Audio: 添增一個聲音檔在頁面上
- Code: 添增一組程式碼 於頁面上,可選擇程式語言為它上色,然後快速提醒老闆來看?
- File: 上傳檔案至頁面,免費版上限 5 mb,專業版就沒有檔案限制。不要因為沒有檔案限制,就上傳用來和好友分享的日本妖精打架之神龍之謎片。
Notion 指令介紹 – DATABASE 資料庫
- Table-view : 添增一個資料庫 “Table view” 在頁面
以訓練表說明,Table-view 的好處就是容易新增和修改資料,建議是做為主要修改的視窗。
- Board-view : 添增一個資料庫 “Board view” 在頁面
而 Board View 每個任務就像是一張卡片,可以用 Property 做分類,卡片上也可以放上示意圖做為封片。
- Gallery-view : 添增一個 資料庫”Gallery view” 在頁面
Gallery view 就像是 IG的樣子,用在作品集上呈現的結果就很好。
- List-view : 添增一個資料庫 “Timeline view” 在頁面
List 表達就像右方這樣,這是一種我比較少在使用的方法,等待你的發掘。
- Calendar-inline : 添增一個資料庫 “Calendar view” 在頁面
Calendar view 就是行事曆,方便讓卡片在快速修改時間,用在安排約會或是旅行上應該是不錯的選擇。
- Linked View of database: 添增一個舊資料庫到頁面,方便同步資料。
Notion 指令介紹 – INLINE 任務列表
- Mention a person : 添增一個人員提醒,它會自動出現 Notion 的成員或是訪客的選項。
- Mention a page: 添增頁面連結,它會自動出現 Notion Page 的選項。
- Date or reminder : 添增一個時間提醒 /date 快捷鍵:”@”
- Emoji : 添增一個表情符號
- Inline equation : 添增一個方程式,注意這個沒有計算能力喔 ;數學符號的對照可以參考官方提供的網頁:
▼ 來自 Notion官網
▼ 更多 Equation 方程式的使用可以參考這。(貼心連結)
Notion 指令介紹 – EMBEDS
- Embed: 崁入網頁、Youtube 影片和某些線上工具
- Google Drive: Google 個人相關的服務,Notion 都可以無痛的使用
- Tweet: 崁入Twitter 貼文在頁面上
- Github Gist: 崁入Github 的程式碼 註解在頁面上
- Google Maps: 崁入Google Map 在頁面上
- Figma: 崁入一個 Figma file 在頁面上
- Abstract:崁入 Abstract 在頁面上
- Invision: 崁入一個 Invision 的專案在頁面上
- Framer: 崁入 Framer 模版在頁面上
- Whimsical:崁入 Whimsical 模版在頁面上
- Miro:崁入一個 Miro 影像在頁面上
- Sketch:崁入一個 Sketch 流程在頁面上
- Excalidraw:崁入一個 Excalidraw 圖面在頁面上
- PDF: 上傳或是添入PDF 的連結在頁面上
- Loom: 崁入一個 Loom 影像在頁面上
- Replit:崁入一個 Replit 影像在頁面上
- Typeform: 崁入一個Typeform 表單在頁面上
- CodePen: 崁入一個CodePen 程式在頁面上
Notion 持續新增中…
Notion 指令介紹 – 快捷鍵
- shift + enter 換行。
- cmd/ctrl + shiftm 新增一個評論。
- — 新增一個分行符號,大叔是沒成功過,但我可以用 ” /di ” 的方式替代。
- 反白, cmd/ctrl + b 讓文字變粗體
- 反白, cmd/ctrl + i 讓文字變斜體
- 反白, cmd/ctrl + u 讓文字增加下底線
- 反白, cmd/ctrl + shifts 讓文字刪除線
- 反白, cmd/ctrl + k 為文字加入超連結,但我的方式還是快一點。
- 反白, press cmd/ctrl + e 讓文字成為程式語言
- tab 讓文字成為上面 Black 的子階層。
在 Notion 的官方網站上,還有更多有趣實用的快捷鍵,如果你很常使用一些功能,不彷試看看。更多快捷鍵內容 – Notion 官網 。
Notion 字體大小怎麼改?
如果有覺得 Notion 字太小的朋友,這表示你和大叔的眼睛一樣不好! 看一下怎麼讓字體改變大小吧。
Notion 指令介紹 – Advanced blocks
- Table of contents: 為長文章加入一個快速目錄清單。你也可以打「/table of contens」 就可以看到這樣的圖示。
那它將整理你的文章中所有的「標題」,也就是 h1-h3 自動生成像是這樣的表示 →
除了一目了然的文章重點之外,還可以點擊後快速來到內容的位置,算是個便利的小功能。
- synced block: 崁入一個 block 同步舊 block,很好用。
Advanced blocks 多數是基礎 block 的應用,如果學會基礎操作,Advanced blocks 就不是太大的問題。
Notion 的基本操作
介紹完指令,大叔接下來用簡單操作來幫大家更深度地理解 Notion 指令。
假使我們要寫一篇報告:
#1 報告
- 開一個頁面
- 新增 Title
- 新增 圖片
- 調整位置
#2 待辦清單
- 開一個頁面
- 新增 待辦清單
- 新增 Toggle list
- 調整位置
從上面的例子發現,其實 Notion 操作很簡單,打打字再用滑鼠拖拉就可以調整位置。比較困難的是它擁有一般「數位筆記」沒有的功能,所以學習新功能來提升我們的效率或是管理我們的知識庫,才是 Notion 專家和路人的差別。
使用資料庫打造個人工作區提升工作效率
資料庫可以大大地提升你的工作效率。想像一下,你可以將你的知識和待辦事項都組織在資料庫中,讓它們分類整理、加入圖片和影片,讓生活、工作變得更加方便。你可以打造一個個人工作區,在這裡你可以更快速地找到你所需的資訊。
使用 Notion 的 Database 功能,你可以實現這個願望。不僅如此,Notion 還提供了許多其他強大的功能,例如多人協作和組織管理,讓你的工作更加高效和有條理。
試試 Notion 的 Database,體驗一下它帶來的便利和效能提升吧!
建立一個資料庫
Step1. 新增 Database
點擊圖示或是使用快速指令 /da 都可以呼叫出 Database 的項目。
由列表中,我們看到許多選項,例如:
- Table view – 表單
- Board view – 卡片
- Gallery view – 作品集
- List view – 清單
- Calendar view – 日曆
- Timeline view – 時間線
- Inline – 在 block 中新增資料庫
- Full page – 在 block 中新增資料庫頁面
- Linked view of database – 連絡舊資料庫
那我們點擊 Table view ,Table view 是目前最常應用最廣的資料庫方式,所以我們先用它做為說明。
▼ 然後我們可以選擇舊資料庫的資料,或是點擊下面的「New database」新增新的資料庫,這裡我們選擇 New database 。
Step2. 新增一筆資料
建立資料庫後,我們可以新增一個資料庫的標題,未來要搜尋會更方便。
然後在點擊下方的「 New」就可以新增一筆資料,也可以點擊右上角藍底框框的「New」。兩者有什麼差別呢?
- 下方 New :新增一筆資料在表格下方。
- 右下角藍 New :新增一筆資料並快速開啟頁面。在 New 旁邊的下拉圖示,點擊後,可以自定義頁面的模版。
Step3. 添增新 Property
新增資料後,我們可以為資料添增 Properties。你可以想像資料是一篇文章,那文章除了內容之外,它還帶有一些特性,像是「狀態」:是否已發佈,或是還在草稿。又或者是,作者是誰。
如果我們要添增新 Property 的話,可以點擊「+」圖示,輸入 Property 的名稱在上面的格子裡,然後選擇 Property 的 Type ,也就是依我們的需求去選擇。例如:
- Text – 文字
- Number – 數字
- Select – 單一選項
- Multi – select 多選項
- Status – 狀態
不同的 Type 可能有一些不同的功能,例如使用 Status 的話,在下面就可以做完成度的統計,或是使用數字的話,就可以計算總合之類的功能。
Step4. 新增內容
點擊 Name 後方的「Open」,會開啟側面視窗,在頁面下方就可以打字,插入圖片、影片或是再新增資料庫都是可以的。
新增 Notion Database 並不困難,加上 Property 的特性,它可以做為知識或是工作的資料庫,也可以化身為生活的記事本或是記帳本。
進階的用戶,還可以將 Notion 做為專案管理、協同工作或是任何工作上的工具使用。更多的應用可以參考:
總結 & 心得
Notion 是一款簡單易操作的生產力工具,大叔已不叫它筆記了,加上它加入了 AI 功能後,未來是懂得使用工具的人才能最大化我們的效率。
Notion 是所有對管理和創作有興趣的朋友,必備的工具,沒有系統和裝置的限制,加上免費版就可以用到嚇嚇叫,如果你想要請一個 AI 助手也只要 10 美金一個月。
如果對 AI 有興趣的話,還可以看一下「 Notion AI 不藏私 9 個技巧讓工作效率翻倍再翻倍! 」
用 Notion 寫作是大叔每天都在做的事情, 籍由寫作來釋放心理的壓力,實驗證明寫下腦海出現的想法,可以有效的降低大腦記憶所產生壓力,也可以避免重要的事情被耽擱甚至遺忘。
如果你有很好的點子、有件事很重要,不如也寫下來吧。使用 Notion 的話,隨時都可以用電腦或是手機來查看,而且儲存在線上不怕不見。
14 則留言
搶頭香,最近也用Notion去做公司要的競品分析,超方便的,而且公開的連結不用另外開權限超好用。
Hello Mandy
不只可以分析公司,還可以分析男友的行為喔
給您參考看看
這功能第一次聽到,來好好研究一下,對未來整合團隊很有幫助!
Hello 凱
是的,Notion 不只可以單人管理你的工作,
也可以整合群團的工作進度或是資料分享,讓作業更加有效率。
我第一次知道有這種工具!((知識淺薄
必須立刻來用用看,非常感謝你的介紹~
Hello AN
有空來走走,或是點閱我
才不會漏掉我的新文章喔
大家都說Nation很好用,我也去用了,但可能還在熟悉中,還有點卡卡的,想請教版主,我想做出一般的表格,但只看到資料庫串連的那總表格,想問一下該如何處理
Hello Lisa
我可能需要先問一下妳的表格打算用來做什麼功能?
這樣我比較能回答到妳的問題,
不過如果是製作會計或是數字類的,EXCAL還是比較好用。
但和我文章提到的是… 它功能重大是整點的功能。
也許之後我可以再詳細跟妳說明看看
我是網站新手,需要時間好好研究,看起來應該是不錯的使用工具,感謝版主分享,希望再推出好用的工具
Hello 羅昌輝
Notion 可以幫您寫文章或是管理連結
#1 聯盟行銷工具 |如何用Notion管理聯盟行銷鏈接和 5個聯盟行銷技巧
#2 Notion 筆記 | 讓 Notion 提升撰寫 WordPress 文章速度 不但簡單更美觀
我都它來做公司提案報告?
超級好用
但我沒發現還有那麼多功能耶~
謝謝版主的分享?
Hello Mei
好用就多用一點吧。哈
謝謝喜歡我的文章。
您好!!我是win 10版從evernote轉移資料到notion,卻都只有標題轉進來,裡面都沒有附件啊!!
手機的顯示也是一樣的!!!
也嘗試著在evernote做一個有夾圖的筆記,再到notion import,
也是一樣只有標題轉進來,裡面都沒有附件!!
嗚嗚…..好困擾….請大神幫幫我!
Hello 欣怡
我很想要直接出現在你旁邊幫你看一下問題,
光看文字要理解問題重點還是蠻有難度,
不過你可以試試 –
希望這些方法對你有幫忙。