#1 提升工作效率必備!Notion 基本指令操作與快速建立個人工作區教學
Notion 基本操作
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#1 提升工作效率必備!Notion 基本指令操作與快速建立個人工作區教學

最近朋友剛到一家新公司上班,老闆給了他一堆關於最近公司的案子,還跟我說:「希望明天可以給他一個報告,最晚後天。」

對於一個新人而言,這是個機會,也可能是「危機」,雖然搞砸也不至於被 Fire 。但新人就是有一股不想讓人失望的幹~幹~幹~勁,但是最後的結果大家可想而知,老闆這種職業就是有一顆永遠不會會滿足的內心嘛。

後來我想,如果我朋友那時候使用 Notion 來做資料的整理和輸出,建立自己的工作區,簡化工作流程提高生產效率,也許事情會不一樣。

「Notion」是近年來愈來愈受到注目的工作效率工具,它不僅可以幫助我們快速建立個人工作區,還能提供豐富的內容呈現方式,是個人及團隊管理的好幫手。

不過,對於剛開始接觸 Notion 的人來說,可能會感到有些不知所措,不知道該從哪裡開始。

本文將帶領讀者逐步了解 Notion 的基本操作指令,並教授如何建立個人工作區、使用 Notion 工具提高生產力等技巧。

希望讓讀者能夠更加得心應手地使用 Notion ,畢竟人生不是自己管理就是被人管理。如果你也想在工作中更有效率地完成任務,那麼就繼續閱讀下去吧!

什麼是 Notion ? Notion 功能和特色 (貼心連結)

大叔都稱 Notion 為「數位筆記本」,因為一開始我只是想要找一個方便「寫字」的工具。結果一用,和我想象中的筆記本完全不一樣,沒想到我的人生也開始不一樣了。

Notion 是一套功能強大的雲端辦公軟體,由 Ivan Zhao 和 Simon Last 成立的公司 Notion Labs Inc. 所開發。該公司總部位於美國舊金山,成立於 2016 年。Notion 可以運用在知識和數據管理、項目整合和任務控制的多合一工作區,意圖整合工作時會用的所有工具,在多項國際知名網站上都獲得了極高的評價。

Notion 可以說是這幾年在網路上最火熱的雲端筆記工具,也是一款強大的辦公室整合工具,同時它們也自己定義為 All-in-one workspace,因為它可以運用記事、數據儲存和管理、專案管理等多合一工作區,Notion 有意整合我們在工作時會用上的所有工具。

在 2019 它的使用人數到了 100 萬人,更在 2020 年 4 月得到 20 億美金的融資。Notion Labs 在 2020 年 4 月得到 20 億美金的融資。全世界已經超過 400 萬人在使用 Notion。2023 年推出了 Notion AI 。

如果你對 Notion 有更多好奇,也對工作和工具的整合感興趣的話,可以看看 “A story of tools and the future of work

▼ Notion 是什麼?


2023 年 Notion 漸漸由雲端筆記工具,搖身一變成了辦公室、團隊合作的整合工具,讓我們看一下有什麼功能及恃色。

Notion 的主要功能和特色

Notion 介面簡潔,操作簡單,功能強大,而且支援多系統和不同的行動裝置,最重要的是「免費版」就很好用。

一般人可能會覺得「筆記軟體不就是電子記事本」,讓你寫寫字記記東西,可惜啊! 這世界進步的速度快到您的想像力已經不夠了。

Notion 四大功能:

  • 知識庫:用來記錄儲存知識和專案文件,方便搜尋和維護。
  • 專案管理:團隊工作的神器,可以分配人員,管理時程及進度,設定權限,整合 Github、Slack 等生產力工具。
  • 筆記:提供多種文件工具,像是:文字圖片影像、程式代碼、數學方程式、目錄等等。
  • AI 人工智能助手。

  • 一般的筆記中軟體,可以讓我們做筆記、寫日記、做待辦事項。而 Notion 不但可以完成簡單工作之外,還可以和許多的軟體整合使用,甚至有 AI 助理,可以說是為工作而生,高效整合和管理工具,加上 2023 年推出的 AI 助力,讓 Notion 不只是筆記本,更是我們工作和生活上,不可或缺的得力幫手。

    例如說,大叔使用 Notion 製做我的個人書單,運用資料庫功能來管理和分類我的書,已閱讀、待購等等分類,可以在文件中記錄閱讀心得,還可以用搜尋功能找到當中的文字,讓寫作的時候更高效、省力。

    「 別讓貧乏的想像力與孱弱的執行力成為阻礙自己的藉口」


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    Notion 下載 | 支援各平台軟體

    目前 Notion 支援 Window、Mac 到 Android、iOS 等行動裝置,如果不想要安裝的話,我們也直接用網頁版來登入。

    使用 Notion 的時候,你可以不用下載軟體,選擇在網頁版上登入使用,同時也可以在不同的裝置上安裝 APP ,例如手機或是平版,iOS 或是 Android 。

    行動版 Notion 的體驗可能沒有電腦版好,而電腦版速度我覺得有比網頁快,所以大家可以下載試試,而行動版 APP 建議當做記事本 APP 使用,晚上的時候,再使用電腦來整理或是調整。( 江湖在走,大叔要有 )

  • Notion 官網連結
  • Notion for Apple iOS & Android
  • Notion for Windows & Mac
  • Clipper
  • Notion 收費(優惠內容)

    Notion 基本上有 4 種方案:

  • 個人免費版 Free:對於個人用戶已夠用。
  • 個人專業版 Plus:更多的團隊工作功能和 30 天的資料回朔功能,加上無限大小的上傳檔案權限。<推薦寫作、內容創作工作者>
  • Business:將整個工作區匯出為 PDF 、SSO、高級頁面分析。
  • Enterprise:User provisioning (SCIM)、更多管理與安全功能。
  • Notion AI :很佛心的將 AI 獨立出來,無論你是什麼方案,都可以用「加購」買到 Notion AI 小助手。年費者 $8 per member / month 。月費者 $10 per member / month。(詳細資訊)
  • Notion AIFreePlusBusinessEnterprise
    收費(年付) Free$8 (約 240 台幣)$15 (約 450 台幣)和 notion 連絡
    獨立收費– 8 美金(年付方案) – 10 美金(月付方案和 Free 方案)


    ▼ 2023 收費提高了,未來可能還會更貴。

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    ▼ 2020 費用

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    ▼ Notion AI vs ChatGPT Plus

    ProductsNotion AIChatGPT Plus
    Monthly price (1 person)$10$20
    修改內容SupportedSupported
    建議大綱SupportedSupported
    Access across all your notes, docs & projectsSupportedx
    Easy drag & drop text editorSupportedx


    入門 Notion 操作及指令功能介紹

    keyword


    Notion 操作界面

  • 左側選單 – 系統設定、頁面選單、搜尋等都在這邊。
  • Tab 分頁 – 新功能,現在 Notion 可以通過 Tab 功能來開啟不同的頁面。
  • 頁面選單 – 和頁面相關的設定。
  • 頁面 Cover – 頁面的封面
  • 頁面 Icon – 頁面圖標
  • 頁面內容 – 頁面編緝的位置
  • keyword


    Notion 指令介紹 – Basic Blocks

  • Text: 純文字
  • Page: 添增一個頁面,新增在頁面之下的就叫副頁面
  • To-do list: 添增核取方塊
  • Heading 1: 添增H1 – 大標題
  • Heading 2: 添增H2 – 中標題
  • Heading 3: 添增H3 – 小標題
  • Table : 添增表格
  • Bulleted list: 添增項目表。快捷鍵:- + space
  • Numbered list: 添增編號表。快捷鍵:/n + Enter
  • Toggle List: 添增下拉式項目表。快捷鍵: > + space
  • Quote: 添增引文,例如:
  • 大家好 偶是大叔,大輸的輸

  • Divider: 添增分隔線。快捷鍵: —
  • Link to page: 添增一個 Black 直接和 Notion 頁面連結在一起的。或是您也可以這樣幹: ” @ + 頁面名字 ” 利用提醒的功能也很好用,我反而使用這方式。
  • Callout: 添增一個…恩… ” Call out black ” 可以用在想要突顯某個重點,或是想做為「警告標語、提示之類的」 例如 ▼
  • keyword

    萬用快捷鍵,使用“斜線+英文“就可以找到你要指令,例如,標題使用可以使用” /h1 + Enter + 內容 ” 。

    ▼ Notion 就是這麼簡單操作。

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    Notion 指令介紹 – MEDIA

  • Image: 添增一個照片在頁面上,我們有 3 種選項,上傳、崁入連結、 Unsplash 平台的免費照片。
  • keyword


  • Web bookmark: 添增一個網站書籤在頁面上。
  • Video: 添增一個影片在頁面上
  • Audio: 添增一個聲音檔在頁面上
  • Code: 添增一組程式碼 於頁面上,可選擇程式語言為它上色,然後快速提醒老闆來看?

  • keyword


  • File: 上傳檔案至頁面,免費版上限 5 mb,專業版就沒有檔案限制。不要因為沒有檔案限制,就上傳用來和好友分享的日本妖精打架之神龍之謎片。
  • Notion 指令介紹 – DATABASE 資料庫

  • Table-view : 添增一個資料庫 “Table view” 在頁面
  • 以訓練表說明,Table-view 的好處就是容易新增和修改資料,建議是做為主要修改的視窗。

    keyword


  • Board-view : 添增一個資料庫 “Board view” 在頁面
  • 而 Board View 每個任務就像是一張卡片,可以用 Property 做分類,卡片上也可以放上示意圖做為封片。

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  • Gallery-view : 添增一個 資料庫”Gallery view” 在頁面
  • Gallery view 就像是 IG的樣子,用在作品集上呈現的結果就很好。

    keyword


  • List-view : 添增一個資料庫 “Timeline view” 在頁面
  • List 表達就像右方這樣,這是一種我比較少在使用的方法,等待你的發掘。

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  • Calendar-inline : 添增一個資料庫 “Calendar view” 在頁面
  • Calendar view 就是行事曆,方便讓卡片在快速修改時間,用在安排約會或是旅行上應該是不錯的選擇。

    keyword


  • Linked View of database: 添增一個舊資料庫到頁面,方便同步資料。

  • Notion 指令介紹 – INLINE 任務列表

  • Mention a person : 添增一個人員提醒,它會自動出現 Notion 的成員或是訪客的選項。
  • Mention a page: 添增頁面連結,它會自動出現 Notion Page 的選項。
  • Date or reminder : 添增一個時間提醒 /date 快捷鍵:”@”
  • Emoji : 添增一個表情符號
  • Inline equation : 添增一個方程式,注意這個沒有計算能力喔 ;數學符號的對照可以參考官方提供的網頁
  • ▼ 來自 Notion官網

    keyword


    ▼ 更多 Equation 方程式的使用可以參考這。(貼心連結)

    keyword

    Notion 指令介紹 – EMBEDS

  • Embed: 崁入網頁、Youtube 影片和某些線上工具
  • Google Drive: Google 個人相關的服務,Notion 都可以無痛的使用
  • keyword


  • Tweet: 崁入Twitter 貼文在頁面上
  • Github Gist: 崁入Github 的程式碼 註解在頁面上
  • Google Maps: 崁入Google Map 在頁面上
  • Figma: 崁入一個 Figma file 在頁面上
  • Abstract:崁入 Abstract 在頁面上
  • Invision: 崁入一個 Invision 的專案在頁面上
  • Framer: 崁入 Framer 模版在頁面上
  • Whimsical:崁入 Whimsical 模版在頁面上
  • keyword


  • Miro:崁入一個 Miro 影像在頁面上
  • Sketch:崁入一個 Sketch 流程在頁面上
  • Excalidraw:崁入一個 Excalidraw 圖面在頁面上
  • PDF: 上傳或是添入PDF 的連結在頁面上
  • Loom: 崁入一個 Loom 影像在頁面上
  • Replit:崁入一個 Replit 影像在頁面上
  • Typeform: 崁入一個Typeform 表單在頁面上
  • CodePen: 崁入一個CodePen 程式在頁面上
  • Notion 持續新增中…

    Notion 指令介紹 – 快捷鍵

  • shift + enter 換行。
  • cmd/ctrl + shift + m 新增一個評論。
  • — 新增一個分行符號,大叔是沒成功過,但我可以用 ” /di ” 的方式替代。
  • 反白, cmd/ctrl + b 讓文字變粗體
  • 反白, cmd/ctrl + i 讓文字變斜體
  • 反白, cmd/ctrl + u 讓文字增加下底線
  • 反白, cmd/ctrl + shift + s 讓文字刪除線
  • 反白, cmd/ctrl + k 為文字加入超連結,但我的方式還是快一點。
  • 反白, press cmd/ctrl + e 讓文字成為程式語言
  • tab 讓文字成為上面 Black 的子階層。
  • 在 Notion 的官方網站上,還有更多有趣實用的快捷鍵,如果你很常使用一些功能,不彷試看看。更多快捷鍵內容 – Notion 官網

    Notion 字體大小怎麼改?

    如果有覺得 Notion 字太小的朋友,這表示你和大叔的眼睛一樣不好! 看一下怎麼讓字體改變大小吧。

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    Notion 指令介紹 – Advanced blocks

  • Table of contents: 為長文章加入一個快速目錄清單。你也可以打「/table of contens」 就可以看到這樣的圖示。
  • keyword


    那它將整理你的文章中所有的「標題」,也就是 h1-h3 自動生成像是這樣的表示 –

    keyword


    除了一目了然的文章重點之外,還可以點擊後快速來到內容的位置,算是個便利的小功能。

  • synced block: 崁入一個 block 同步舊 block,很好用。
  • Advanced blocks 多數是基礎 block 的應用,如果學會基礎操作,Advanced blocks 就不是太大的問題。

    Notion 的基本操作

    介紹完指令,大叔接下來用簡單操作來幫大家更深度地理解 Notion 指令。

    假使我們要寫一篇報告:

  • 開一個頁面
  • 新增 Title
  • 新增 圖片
  • 調整位置
  • 假使我們要做一份待辦清單:

  • 開一個頁面
  • 新增 待辦清單
  • 新增 Toggle list
  • 調整位置
  • 從上面的例子發現,其實 Notion 操作很簡單,打打字再用滑鼠拖拉就可以調整位置。比較困難的是它擁有一般「數位筆記」沒有的功能,所以學習新功能來提升我們的效率或是管理我們的知識庫,才是 Notion 專家和路人的差別。

    如何使用 Notion 提升生產力

    明天老闆請你準備一份報告,如果平常都有利用 Notion 建位你的個人資料庫的話,也許今年加薪升職不是問題,至少我們可以用最少的時間完成工作,多點時間陪陪家人、朋友和女人。

    所以分享兩種提升生產力的方法,也都是許多人都在使用 Notion 的方法。

    #1 不犯錯的方法 – 清單

    使用清單是最簡單而有用的行動法則,如果你今天要動個手術,一定會希望醫生可以按照清單來執行,最好還要透明公開,而且有 10 個人以上幫你把關。例如說:

    ✅ 手術前進行消毒

    ✅ 確認手術刀數量是否正確

    ❎ 手術過程中不可以跳舞


    簡單來說,使用清單可以有效減少犯錯的機會。清單革命:不犯錯的祕密武器 書中指出美國每年有 8 萬名病人身上的插管被感染而發生併發症,致死率高達 5%-28%。

    某一間小醫院做了一份「插管檢查表」,將簡單的行為做成確認清單,像是「肥皂洗手」、「消毒水清潔」等等,看似一些不重要的小事。

    在執行之前,多數人都認為這是多此一舉,這些事不是早就知道嗎。一年後,醫院的感染率由「11% → 0%」,為醫院省下 200 萬美元的醫療支出和沒必醫療糾紛。

    其實最簡單的事情是最容易忽略的,技術性的錯誤我們可能藉由經驗來學習改善,但有些問題需要籍由有意識的避免,所以清單只是提醒我們那些容易忽略的重要細節。

    除了醫院之外,善用清單的專家的案例還有「航空業」。在飛行前需要依清單訓練確認所有的細節,來確保安全,所以飛行器是全世界發生事故最少的交通工具,只是發生的時候都是重大意外。 😅

    ▼人再聰明還是會犯錯,不如使用清單做個有智慧的人。

    清單革命:不犯錯的祕密武器 – 作者: 葛文德醫師

    keyword

    #2 個人資料庫

    人家說「學到用時方恨少,愛妳愛到天地老」,許多事情不是我們學得少,而是要用的使時候找不著。

    所以我在工作的時候,最討厭的就是「重工」,因為將做過的事情,從頭再做一次很浪費時間和人力的資源。

    為了避免這樣的事情發生,我們應該要有建立有效的「資料庫」資源,儲存我們搜尋過的資料、工作內容和SOP,如果有檢討報告是最好。

    將記憶放在人腦裡是一件風險很高的事情,我們需要的是創造力,而不是記憶力。

    那資料庫要怎麼做呢,我們可以參考:

  • 【Notion Database】15 分鐘學會 10 種最強功能和免費模版下載
  • 【Notion Template 模板推薦】 達人都這樣用的 13 種模版教學應用(模板下載)
  • 總結 & 心得

    Notion 是一款簡單易操作的生產力工具,大叔已不叫它筆記了,加上它加入了 AI 功能後,未來是懂得使用工具的人才能最大化我們的效率。

    Notion 是所有對管理和創作有興趣的朋友,必備的工具,沒有系統和裝置的限制,加上免費版就可以用到嚇嚇叫,如果你想要請一個 AI 助手也只要 10 美金一個月。

    如果對 AI 有興趣的話,還可以看一下「5 個 Notion AI 技巧,讓你工作效率翻倍,今天就試試!

    用 Notion 寫作是大叔每天都在做的事情, 籍由寫作來釋放心理的壓力,實驗證明寫下腦海出現的想法,可以有效的降低大腦記憶所產生壓力,也可以避免重要的事情被耽擱甚至遺忘。

    如果你有很好的點子、有件事很重要,不如也寫下來吧。使用 Notion 的話,隨時都可以用電腦或是手機來查看,而且儲存在線上不怕不見。

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    #1 提升工作效率必備!Notion 基本指令操作與快速建立個人工作區教學

    菈喜大叔 - 減法生活提案

    關於大叔

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    14 則留言

    1. 搶頭香,最近也用Notion去做公司要的競品分析,超方便的,而且公開的連結不用另外開權限超好用。

      1. Hello 凱
        是的,Notion 不只可以單人管理你的工作,
        也可以整合群團的工作進度或是資料分享,讓作業更加有效率。

    2. 我第一次知道有這種工具!((知識淺薄
      必須立刻來用用看,非常感謝你的介紹~

    3. 大家都說Nation很好用,我也去用了,但可能還在熟悉中,還有點卡卡的,想請教版主,我想做出一般的表格,但只看到資料庫串連的那總表格,想問一下該如何處理

      1. Hello Lisa
        我可能需要先問一下妳的表格打算用來做什麼功能?
        這樣我比較能回答到妳的問題,
        不過如果是製作會計或是數字類的,EXCAL還是比較好用。
        但和我文章提到的是… 它功能重大是整點的功能。
        也許之後我可以再詳細跟妳說明看看

    4. 我是網站新手,需要時間好好研究,看起來應該是不錯的使用工具,感謝版主分享,希望再推出好用的工具

    5. 我都它來做公司提案報告?
      超級好用
      但我沒發現還有那麼多功能耶~
      謝謝版主的分享?

    6. 您好!!我是win 10版從evernote轉移資料到notion,卻都只有標題轉進來,裡面都沒有附件啊!!
      手機的顯示也是一樣的!!!
      也嘗試著在evernote做一個有夾圖的筆記,再到notion import,
      也是一樣只有標題轉進來,裡面都沒有附件!!

      嗚嗚…..好困擾….請大神幫幫我!

      1. Hello 欣怡
        我很想要直接出現在你旁邊幫你看一下問題,
        光看文字要理解問題重點還是蠻有難度,
        不過你可以試試 –

      2. 我的文章 – 如何轉移 evernote 到 notion (連結)
      3. 使用 notion 官方方法(連結)
      4. 如果都不行,試試將 evernote 轉成別的檔案再匯入 notion (如何轉出)
      5. 希望這些方法對你有幫忙。

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