最近朋友剛到一家新公司上班，老闆給了他一堆關於最近公司的案子，還跟我說：「希望明天可以給他一個報告，最晚後天。」
對於一個新人而言，這是個機會，也可能是「危機」，雖然搞砸也不至於被 Fire 。但新人就是有一股不想讓人失望的幹~幹~幹~勁，但是最後的結果大家可想而知，老闆這種職業就是有一顆永遠不會會滿足的內心嘛。
後來我想，如果我朋友那時候使用 Notion 來做資料的整理和輸出，建立自己的工作區，簡化工作流程提高生產效率，也許事情會不一樣。
「Notion」是近年來愈來愈受到注目的工作效率工具，它不僅可以幫助我們快速建立個人工作區，還能提供豐富的內容呈現方式，是個人及團隊管理的好幫手。
不過，對於剛開始接觸 Notion 的人來說，可能會感到有些不知所措，不知道該從哪裡開始。
本文將帶領讀者逐步了解 Notion 的基本操作指令，並教授如何建立個人工作區、使用 Notion 工具提高生產力等技巧。
希望讓讀者能夠更加得心應手地使用 Notion ，畢竟人生不是自己管理就是被人管理。如果你也想在工作中更有效率地完成任務，那麼就繼續閱讀下去吧！
什麼是 Notion ? Notion 功能和特色 (貼心連結)
大叔都稱 Notion 為「數位筆記本」，因為一開始我只是想要找一個方便「寫字」的工具。結果一用，和我想象中的筆記本完全不一樣，沒想到我的人生也開始不一樣了。
Notion 是一套功能強大的雲端辦公軟體，由 Ivan Zhao 和 Simon Last 成立的公司 Notion Labs Inc. 所開發。該公司總部位於美國舊金山，成立於 2016 年。Notion 可以運用在知識和數據管理、項目整合和任務控制的多合一工作區，意圖整合工作時會用的所有工具，在多項國際知名網站上都獲得了極高的評價。
Notion 可以說是這幾年在網路上最火熱的雲端筆記工具，也是一款強大的辦公室整合工具，同時它們也自己定義為 All-in-one workspace，因為它可以運用記事、數據儲存和管理、專案管理等多合一工作區，Notion 有意整合我們在工作時會用上的所有工具。
在 2019 它的使用人數到了 100 萬人，更在 2020 年 4 月得到 20 億美金的融資。Notion Labs 在 2020 年 4 月得到 20 億美金的融資。全世界已經超過 400 萬人在使用 Notion。2023 年推出了 Notion AI 。
如果你對 Notion 有更多好奇，也對工作和工具的整合感興趣的話，可以看看 “A story of tools and the future of work”
▼ Notion 是什麼?
2023 年 Notion 漸漸由雲端筆記工具，搖身一變成了辦公室、團隊合作的整合工具，讓我們看一下有什麼功能及恃色。
Notion 的主要功能和特色
Notion 介面簡潔，操作簡單，功能強大，而且支援多系統和不同的行動裝置，最重要的是「免費版」就很好用。
一般人可能會覺得「筆記軟體不就是電子記事本」，讓你寫寫字記記東西，可惜啊! 這世界進步的速度快到您的想像力已經不夠了。
Notion 四大功能：
一般的筆記中軟體，可以讓我們做筆記、寫日記、做待辦事項。而 Notion 不但可以完成簡單工作之外，還可以和許多的軟體整合使用，甚至有 AI 助理，可以說是為工作而生，高效整合和管理工具，加上 2023 年推出的 AI 助力，讓 Notion 不只是筆記本，更是我們工作和生活上，不可或缺的得力幫手。
例如說，大叔使用 Notion 製做我的個人書單，運用資料庫功能來管理和分類我的書，已閱讀、待購等等分類，可以在文件中記錄閱讀心得，還可以用搜尋功能找到當中的文字，讓寫作的時候更高效、省力。
「 別讓貧乏的想像力與孱弱的執行力成為阻礙自己的藉口」
Notion 下載 | 支援各平台軟體
目前 Notion 支援 Window、Mac 到 Android、iOS 等行動裝置，如果不想要安裝的話，我們也直接用網頁版來登入。
使用 Notion 的時候，你可以不用下載軟體，選擇在網頁版上登入使用，同時也可以在不同的裝置上安裝 APP ，例如手機或是平版，iOS 或是 Android 。
行動版 Notion 的體驗可能沒有電腦版好，而電腦版速度我覺得有比網頁快，所以大家可以下載試試，而行動版 APP 建議當做記事本 APP 使用，晚上的時候，再使用電腦來整理或是調整。( 江湖在走，大叔要有 )
Notion 收費(優惠內容)
Notion 基本上有 4 種方案：
| Notion AI | Free | Plus | Business | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|
| 收費(年付) | Free | $8 (約 240 台幣) | $15 (約 450 台幣) | 和 notion 連絡 | |
| 獨立收費 | – 8 美金(年付方案) – 10 美金(月付方案和 Free 方案) |
▼ 2023 收費提高了，未來可能還會更貴。
▼ 2020 費用
▼ Notion AI vs ChatGPT Plus
| Products | Notion AI | ChatGPT Plus |
|---|---|---|
| Monthly price (1 person) | $10 | $20 |
| 修改內容 | Supported | Supported |
| 建議大綱 | Supported | Supported |
| Access across all your notes, docs & projects | Supported | x |
| Easy drag & drop text editor | Supported | x |
入門 Notion 操作及指令功能介紹
Notion 操作界面
Notion 指令介紹 – Basic Blocks
大家好 偶是大叔，大輸的輸
萬用快捷鍵，使用“斜線+英文“就可以找到你要指令，例如，標題使用可以使用” /h1 + Enter + 內容 ” 。
▼ Notion 就是這麼簡單操作。
Notion 指令介紹 – MEDIA
Notion 指令介紹 – DATABASE 資料庫
以訓練表說明，Table-view 的好處就是容易新增和修改資料，建議是做為主要修改的視窗。
而 Board View 每個任務就像是一張卡片，可以用 Property 做分類，卡片上也可以放上示意圖做為封片。
Gallery view 就像是 IG的樣子，用在作品集上呈現的結果就很好。
List 表達就像右方這樣，這是一種我比較少在使用的方法，等待你的發掘。
Calendar view 就是行事曆，方便讓卡片在快速修改時間，用在安排約會或是旅行上應該是不錯的選擇。
Notion 指令介紹 – INLINE 任務列表
▼ 來自 Notion官網
▼ 更多 Equation 方程式的使用可以參考這。(貼心連結)
Notion 指令介紹 – EMBEDS
Notion 持續新增中…
Notion 指令介紹 – 快捷鍵
在 Notion 的官方網站上，還有更多有趣實用的快捷鍵，如果你很常使用一些功能，不彷試看看。更多快捷鍵內容 – Notion 官網
Notion 字體大小怎麼改?
如果有覺得 Notion 字太小的朋友，這表示你和大叔的眼睛一樣不好! 看一下怎麼讓字體改變大小吧。
Notion 指令介紹 – Advanced blocks
那它將整理你的文章中所有的「標題」，也就是 h1-h3 自動生成像是這樣的表示 –
除了一目了然的文章重點之外，還可以點擊後快速來到內容的位置，算是個便利的小功能。
Advanced blocks 多數是基礎 block 的應用，如果學會基礎操作，Advanced blocks 就不是太大的問題。
Notion 的基本操作
介紹完指令，大叔接下來用簡單操作來幫大家更深度地理解 Notion 指令。
假使我們要寫一篇報告：
假使我們要做一份待辦清單：
從上面的例子發現，其實 Notion 操作很簡單，打打字再用滑鼠拖拉就可以調整位置。比較困難的是它擁有一般「數位筆記」沒有的功能，所以學習新功能來提升我們的效率或是管理我們的知識庫，才是 Notion 專家和路人的差別。
如何使用 Notion 提升生產力
明天老闆請你準備一份報告，如果平常都有利用 Notion 建位你的個人資料庫的話，也許今年加薪升職不是問題，至少我們可以用最少的時間完成工作，多點時間陪陪家人、朋友和女人。
所以分享兩種提升生產力的方法，也都是許多人都在使用 Notion 的方法。
#1 不犯錯的方法 – 清單
使用清單是最簡單而有用的行動法則，如果你今天要動個手術，一定會希望醫生可以按照清單來執行，最好還要透明公開，而且有 10 個人以上幫你把關。例如說：
✅ 手術前進行消毒
✅ 確認手術刀數量是否正確
❎ 手術過程中不可以跳舞
簡單來說，使用清單可以有效減少犯錯的機會。清單革命：不犯錯的祕密武器 書中指出美國每年有 8 萬名病人身上的插管被感染而發生併發症，致死率高達 5%-28%。
某一間小醫院做了一份「插管檢查表」，將簡單的行為做成確認清單，像是「肥皂洗手」、「消毒水清潔」等等，看似一些不重要的小事。
在執行之前，多數人都認為這是多此一舉，這些事不是早就知道嗎。一年後，醫院的感染率由「11% → 0%」，為醫院省下 200 萬美元的醫療支出和沒必醫療糾紛。
其實最簡單的事情是最容易忽略的，技術性的錯誤我們可能藉由經驗來學習改善，但有些問題需要籍由有意識的避免，所以清單只是提醒我們那些容易忽略的重要細節。
除了醫院之外，善用清單的專家的案例還有「航空業」。在飛行前需要依清單訓練確認所有的細節，來確保安全，所以飛行器是全世界發生事故最少的交通工具，只是發生的時候都是重大意外。 😅
▼人再聰明還是會犯錯，不如使用清單做個有智慧的人。
清單革命：不犯錯的祕密武器 – 作者： 葛文德醫師
#2 個人資料庫
人家說「學到用時方恨少，愛妳愛到天地老」，許多事情不是我們學得少，而是要用的使時候找不著。
所以我在工作的時候，最討厭的就是「重工」，因為將做過的事情，從頭再做一次很浪費時間和人力的資源。
為了避免這樣的事情發生，我們應該要有建立有效的「資料庫」資源，儲存我們搜尋過的資料、工作內容和SOP，如果有檢討報告是最好。
將記憶放在人腦裡是一件風險很高的事情，我們需要的是創造力，而不是記憶力。
那資料庫要怎麼做呢，我們可以參考：
總結 & 心得
Notion 是一款簡單易操作的生產力工具，大叔已不叫它筆記了，加上它加入了 AI 功能後，未來是懂得使用工具的人才能最大化我們的效率。
Notion 是所有對管理和創作有興趣的朋友，必備的工具，沒有系統和裝置的限制，加上免費版就可以用到嚇嚇叫，如果你想要請一個 AI 助手也只要 10 美金一個月。
如果對 AI 有興趣的話，還可以看一下「5 個 Notion AI 技巧，讓你工作效率翻倍，今天就試試！」
用 Notion 寫作是大叔每天都在做的事情， 籍由寫作來釋放心理的壓力，實驗證明寫下腦海出現的想法，可以有效的降低大腦記憶所產生壓力，也可以避免重要的事情被耽擱甚至遺忘。
如果你有很好的點子、有件事很重要，不如也寫下來吧。使用 Notion 的話，隨時都可以用電腦或是手機來查看，而且儲存在線上不怕不見。
14 則留言
搶頭香，最近也用Notion去做公司要的競品分析，超方便的，而且公開的連結不用另外開權限超好用。
Hello Mandy
不只可以分析公司，還可以分析男友的行為喔
給您參考看看
這功能第一次聽到，來好好研究一下，對未來整合團隊很有幫助!
Hello 凱
是的，Notion 不只可以單人管理你的工作，
也可以整合群團的工作進度或是資料分享，讓作業更加有效率。
我第一次知道有這種工具！((知識淺薄
必須立刻來用用看，非常感謝你的介紹~
Hello AN
有空來走走，或是點閱我
才不會漏掉我的新文章喔
大家都說Nation很好用，我也去用了，但可能還在熟悉中，還有點卡卡的，想請教版主，我想做出一般的表格，但只看到資料庫串連的那總表格，想問一下該如何處理
Hello Lisa
我可能需要先問一下妳的表格打算用來做什麼功能?
這樣我比較能回答到妳的問題，
不過如果是製作會計或是數字類的，EXCAL還是比較好用。
但和我文章提到的是… 它功能重大是整點的功能。
也許之後我可以再詳細跟妳說明看看
我是網站新手，需要時間好好研究，看起來應該是不錯的使用工具，感謝版主分享，希望再推出好用的工具
Hello 羅昌輝
Notion 可以幫您寫文章或是管理連結
#1 聯盟行銷工具 |如何用Notion管理聯盟行銷鏈接和 5個聯盟行銷技巧
#2 Notion 筆記 | 讓 Notion 提升撰寫 WordPress 文章速度 不但簡單更美觀
我都它來做公司提案報告?
超級好用
但我沒發現還有那麼多功能耶~
謝謝版主的分享?
Hello Mei
好用就多用一點吧。哈
謝謝喜歡我的文章。
您好!!我是win 10版從evernote轉移資料到notion，卻都只有標題轉進來，裡面都沒有附件啊!!
手機的顯示也是一樣的!!!
也嘗試著在evernote做一個有夾圖的筆記，再到notion import，
也是一樣只有標題轉進來，裡面都沒有附件!!
嗚嗚…..好困擾….請大神幫幫我!
Hello 欣怡
我很想要直接出現在你旁邊幫你看一下問題，
光看文字要理解問題重點還是蠻有難度，
不過你可以試試 –
希望這些方法對你有幫忙。