Notion 團隊協作 | 邀請與權限 | 評論與版本控制

Notion 團隊協作是什麼?

Notion 團隊協作是 Notion 一種重要的功能，讓團隊成員能夠共享和協作文件和資訊。透過此功能，使用者可以設定頁面權限和共享選項，確保所有團隊成員能夠訪問他們需要的資訊，並保護敏感的資訊不被非授權的人訪問。這有助於提高工作效率，使團隊能夠更順利地進行協作。

協作對於個人來說，不是太重要的功能，但是對於一個公司或是創業團隊，協作不只是一起作業這麼容易，更重要是提高溝通的效率、降低出錯的可能。

Notion 有很高的自定義能力加上團隊協作，打造出適合團隊溝通和管理的工作流程，其實是一件很有趣的過程，每個人都可以提出有趣的想法和建議，讓工作不只是高效，還充滿創意。

Notion 邀請與權限管理

Notion 邀請與權限管理是一種重要的功能，因為它允許團隊成員共享和協作文件和信息。透過設置頁面權限和共享選項，可以確保所有團隊成員都能夠訪問他們需要的資訊，同時也能保護敏感的資訊不被非授權的人訪問。這也有助於提高工作效率，使團隊能夠更順利地進行協作。

如何邀請團隊成員

Step1. 點擊 Teamspaces 的圖示「…」，選擇上方的「Add Members」

Step2. 輸入「Email」，如果已是 Guest 的 Email 話，會出現選項在下方喔!

如何設置成員權限

如何在 Notion 實現協同作業

在 Notion 協同作業的方法很多，以下是幾項我比較常使用的方式：

1. 評論：你可以在 Notion 的任何頁面或塊上添加評論，並在評論中標記團隊成員以引起他們的注意。這對於文字文章或是會議記錄的討論相當實用。
2. 分派任務和追蹤進度：使用 Notion 創建任務，搭配 Database 或是 mention 分派給團隊成員，還可以透過自動化的功能，即時傳送訊息或是電子郵件給相關人，提高溝通效率。
3. 實時協作：

• 多人實時編輯：在 Notion 中，多個團隊成員可以同時在同一頁面上進行編輯。這對於集體創作或編輯文件非常有用。
• 活動記錄和版本控制：Notion 會記錄每一次的編輯活動，並保存先前的版本。這樣你就可以方便地查看每個更改，並在需要時恢復到先前的版本。

#1 如何使用評論功能

在 Block 點擊右鍵，可以對其內容填加「Comment」。

完成後，在 Block 的右側會出現一個 Comment 說明。除了文字 Comment 外，甚至可以放上媒體照片以及使用 Mention 的功能，並 Tag 團隊的某人。

也建議你將 Notion 的 My notifications 打開，如果有人留下 Comment 的話，系統將自動發送訊息，實用的功能。My notifications 怎麼做請參考：

• Notion 帳戶註冊與設定

如何分派任務

透過 Notion database 的功能可以分派任務和追蹤進度。首先你需要先建立一個資料庫，這裡我們使用 Notion Templates 官方的範本做為說明。Templates 要怎麼使用，請參考文章：

• Notion Templates 頁面模板與自定義模板

第二，新增任務。

以 Tasks 範本為例，我們點擊下方的「New」為專案新增一個任務，並設定 Owner 專案負責人，以及任務時限。

第三，設定 Tasks 以及對應的工作夥伴。

第四，自動化通知。

一般任務分配後，我們會傳個訊息告訴相關同仁，但使用 Automations 的功能，我們可以讓這個過程化身成自動機器人為我們完成這個任務。

以上是簡單的任務及人員分配的介紹，實務中我們的工作流程可能會更為複雜，所以需要更深入的認識 Notion 功能，才能對應更多變化的工作流程，提高生產力。

如何多人同時編輯

Notion 提供了強大的多人同時編輯功能，讓你與你的團隊成員可以同時在同一份文件上進行編輯。無論是文字、圖片還是其他類型的內容，所有的更改都將在眾人的界面上實時展示，讓合作過程更加流暢。

做為寫作和數位工作者，多人編輯可以讓反饋更即時，讓工作效率、團隊成員之間的溝通更加直接和有效。此外，Notion 也會在文件的右上角顯示當前正在編輯的使用者，你可以很容易地知道誰在進行編輯。

那如何多人同時編輯呢?

只要對方是 Workspace 的成員即可，又或是你使用頁面中右上角的 Share 功能加入Guest ，就可以邀請同伴共同編輯，也可以設定 Guest 的權限。

如何活動記錄和版本控制

協同編輯常常會有「版本管理」的問題發生，為了讓新版本不被舊版本覆蓋，以及不小心使用舊版本的問題，我們需要有一套團隊內容的版本規範設計，以及版本控制的系統，Notion 提供不同的版本控制能力，免費用戶有 7 天，專業用戶有 30 天的版本紀錄，幫助你回朔找回資料。

點擊右上角的頁面設定，找到 View Edit History 並點擊。

然後找到你需要的版本內容，再點擊下方的 Restore Version 即可