Notion 團隊協作 | 邀請與權限 | 評論與版本控制

> 你可以從這裡開始：[預約 Notion 導入諮詢](/contact) ・ Notion 企業數位大腦與自動化導入是什麼 ・ 為什麼小企業要用 Notion 做 CRM 與專案（案例與 ROI）

| 你現在的狀況 | 建議先做什麼 |
| :— | :— |
| 只是想先搞懂「Notion 團隊協作 | 邀請與權限 | 評論與版本控制」 | 先照本文流程跑通一次，確保能重現結果 |
| 想把內容變成可交接的系統 | 先定義資料庫欄位與命名規則，再談自動化 |
| 團隊要一起用，怕越用越亂 | 先做權限/工作區架構，建立維護責任人 |

## Notion 團隊協作是什麼?

Notion 團隊協作是 Notion 一種重要的功能，讓團隊成員能夠共享和協作文件和資訊。透過此功能，使用者可以設定頁面權限和共享選項，確保所有團隊成員能夠訪問他們需要的資訊，並保護敏感的資訊不被非授權的人訪問。這有助於提高工作效率，使團隊能夠更順利地進行協作。

協作對於個人來說，不是太重要的功能，但是對於一個公司或是創業團隊，協作不只是一起作業這麼容易，更重要是提高溝通的效率、降低出錯的可能。

Notion 有很高的自定義能力加上團隊協作，打造出適合團隊溝通和管理的工作流程，是一件很有趣的過程。每個人都可以提出想法和建議，讓工作不只是高效，還更有創造力。

## Notion **邀請與權限管理**

Notion 邀請與權限管理是一種重要的功能，因為它允許團隊成員共享和協作文件和信息。透過設置頁面權限和共享選項，可以確保所有團隊成員都能夠訪問他們需要的資訊，同時也能保護敏感的資訊不被非授權的人訪問。這也有助於提高工作效率，使團隊能夠更順利地進行協作。

### Member 和 Guest 有什麼不同？

邀請別人進 Notion 之前，先搞清楚這兩種身分的差別：

| | Member | Guest |
| :— | :— | :— |
| 邀請方式 | Settings → Members → Invite | 單一頁面 Share → 輸入 email |
| 佔付費座位 | ✅ 佔 | ❌ 不佔 |
| 看到的範圍 | 整個 Workspace 的頁面 | 只看得到你分享的頁面和子頁面 |
| 適合誰 | 團隊核心成員 | 外部合作者、客戶、臨時協作 |

重點：**從 Settings → Members 邀請的人 = Member（佔座位）。從頁面 Share 邀請的人 = Guest（不佔座位）。** Notion 不會讓你手動選角色，是根據你從哪邊邀請來自動判斷的。

### 各方案 Guest 上限

| 方案 | Guest 上限 |
| :— | :— |
| Free | 10 個 |
| Plus | 100 個 |
| Business | 250 個 |
| Enterprise | 250 個 |
| Education Plus | 100 個 |

如果你是學生或教師，用教育版的話有 100 個 Guest 額度，一般個人使用綽綽有餘。教育版怎麼申請可以參考：

* Notion Education 帳戶申請教學

### 如何邀請團隊成員（Member）

Step1. 點擊 Teamspaces 的圖示「…」，選擇上方的「Add Members」


Step2. 輸入「Email」，如果已是 Guest 的 Email 話，會出現選項在下方喔!

這種方式加進來的人是 **Member**，會佔付費座位。如果只是想讓對方看某幾個頁面，用下面的 Guest 方式就好。

### 如何邀請 Guest

不需要進 Settings，直接在頁面上操作：

① 打開你要分享的頁面
② 點右上角 **Share**
③ 輸入對方 email
④ 選擇權限（Can view / Can comment / Can edit / Full access）
⑤ 點 **Invite** 送出

對方會收到 email 通知，點進去就能看到那個頁面。這樣加進來的人自動是 **Guest**，不佔座位。


邀請成功後，在 Share 面板可以看到對方名字旁邊會有橘色的 **Guest** 標籤，跟 Workspace Owner 的 Full access 區分開來。你隨時可以在這裡調整對方的權限，或直接移除。

### 如何設置成員權限

#### Teamspace 層級的權限

Step1. 點擊 Teamspaces 的圖示「…」，選擇上方的「Teamspace Settings」。

Step2. 選 Members，然後在 Permissions 設定 Teamspace members 的權限。

這裡設定的是整個 Teamspace 內所有頁面的預設權限，適合用來統一管理團隊的存取範圍。

#### 單一頁面的權限

不管是 Member 還是 Guest，都可以針對單一頁面調整權限：

| 權限等級 | 能做什麼 |
| :— | :— |
| Can view | 只能看，不能改 |
| Can comment | 能看、能留言，不能改內容 |
| Can edit | 能看、能留言、能改內容 |
| Full access | 以上全部，加上能改權限設定、能再邀請別人 |

調整方式：進入頁面 → 點右上角 **Share** → 找到對方名字 → 點權限下拉選單就能改。

## **如何在 Notion 實現協同作業**

在 Notion 協同作業的方法很多，以下是幾項我比較常使用的方式：

1. **評論**：你可以在 Notion 的任何頁面或塊上添加評論，並在評論中標記團隊成員以引起他們的注意。這對於文字文章或是會議記錄的討論相當實用。
2. **分派任務和追蹤進度：使用** Notion 創建任務，搭配 Database 或是 mention 分派給團隊成員，還可以透過自動化的功能，即時傳送訊息或是電子郵件給相關人，提高溝通效率。
3. **實時協作**：

* **多人實時編輯**：在 Notion 中，多個團隊成員可以同時在同一頁面上進行編輯。這對於集體創作或編輯文件非常有用。
* **活動記錄和版本控制**：Notion 會記錄每一次的編輯活動，並保存先前的版本。這樣你就可以方便地查看每個更改，並在需要時恢復到先前的版本。

### #1 如何使用評論功能

在 Block 點擊右鍵，可以對其內容填加「Comment」。


完成後，在 Block 的右側會出現一個 Comment 說明。除了文字 Comment 外，甚至可以放上媒體照片以及使用 Mention 的功能，並 Tag 團隊的某人。

也建議你將 Notion 的 My notifications 打開，如果有人留下 Comment 的話，系統將自動發送訊息，實用的功能。My notifications 怎麼做請參考：

* 先把帳號、成員角色與通知邏輯理清楚

### 如何分派任務

透過 Notion database 的功能可以分派任務和追蹤進度。你要先建立一個資料庫，這裡我們使用 Notion Templates 官方的範本做為說明。Templates 要怎麼使用，可以先參考：

* 2026 Notion 模板推薦

第二，新增任務。

以 Tasks 範本為例，我們點擊下方的「New」為專案新增一個任務，並設定 Owner 專案負責人，以及任務時限。


第三，設定 Tasks 以及對應的工作夥伴。

第四，自動化通知。

一般任務分配後，我們會傳個訊息告訴相關同仁，但使用 Automations 的功能，我們可以讓這個過程化身成自動機器人為我們完成這個任務。


以上是簡單的任務及人員分配的介紹，實務中我們的工作流程可能會更為複雜，所以需要更深入的認識 Notion 功能，才能對應更多變化的工作流程，提高生產力。

### 如何多人同時編輯

Notion 提供了強大的多人同時編輯功能，讓你與你的團隊成員可以同時在同一份文件上進行編輯。無論是文字、圖片還是其他類型的內容，所有的更改都將在眾人的界面上實時展示，讓合作過程更加流暢。

做為寫作和數位工作者，多人編輯可以讓反饋更即時，讓工作效率、團隊成員之間的溝通更加直接和有效。此外，Notion 也會在文件的右上角顯示當前正在編輯的使用者，你可以很容易地知道誰在進行編輯。

那如何多人同時編輯呢?

只要對方是 Workspace 的成員即可，又或是你使用頁面中右上角的 Share 功能加入Guest ，就可以邀請同伴共同編輯，也可以設定 Guest 的權限。



### 如何活動記錄和版本控制

協同編輯常常會有「版本管理」的問題發生，為了讓新版本不被舊版本覆蓋，以及不小心使用舊版本的問題，我們需要有一套團隊內容的版本規範設計，以及版本控制的系統，Notion 提供不同的版本控制能力，免費用戶有 7 天，專業用戶有 30 天的版本紀錄，幫助你回朔找回資料。

點擊右上角的頁面設定，找到 View Edit History 並點擊。


然後找到你需要的版本內容，再點擊下方的 Restore Version 即可


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## 常見問題 FAQ

### Q: Workspace、Teamspace 有什麼差別？
Workspace 是帳號的工作區容器；Teamspace 通常用來切分團隊與權限邊界。做團隊導入時要先定義結構與權限。

### Q: 邀請的時候找不到「Guest」角色選項？
Notion 現在不會讓你手動選角色。從 Settings → Members 邀請 = Member（佔座位）；從頁面 Share 邀請 = Guest（不佔座位）。想加 Guest，直接在頁面右上角點 Share 輸入 email 就好。

### Q: 各方案的 Guest 上限是多少？
Free 10 個、Plus 100 個、Business 250 個、Enterprise 250 個、Education Plus 100 個。Guest 只看得到你分享的頁面，不佔付費座位。

### Q: 為什麼我找不到某個設定或按鈕？
常見原因是平台不同（桌面/手機/網頁）、工作區不同或權限不足；先確認登入帳號與工作區。

### Q: 這篇「Notion 團隊協作 | 邀請與權限 | 評論與版本控制」適合誰？
適合想把 Notion 用在實際工作流的人：先跑通流程，再逐步把欄位、權限與維護方式固定下來。

### Q: 想更快把 Notion 做成可維護的系統，下一步是什麼？
先把資料結構與流程定義清楚，再做模板化與自動化；需要縮短導入時間可參考導入服務的交付物與流程。