Notion 企業數位大腦與自動化導入是什麼？｜小企業把專案與知識放進同一套系統

🎯 解答先行 (Answer First)

一句話定義：Notion 企業數位大腦，是把「資訊（筆記/文件）」和「流程（任務/專案/客戶）」做成同一套資料庫系統，讓團隊可以查得到、接得上、追得動。

如果你現在的狀態是「訊息在 Slack、文件在 Google Drive、任務在 Asana、筆記在 Evernote」，Notion 的價值通常不是「再多一個工具」，而是「把分散的工作流收斂成一個可維護的系統」。

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想先評估「值不值得導入」：可以先看這篇用案例與 ROI 表快速判斷：為什麼小企業要用 Notion 做 CRM 與專案

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Notion 企業數位大腦到底解決什麼問題？

答案：解決「資訊找不到」和「流程接不起來」，讓專案推進不再靠人腦記憶。

常見痛點可以粗暴分成兩類：

你遇到的狀況	造成的損失	Notion 解法方向
文件散落、版本混亂	反覆問、重工、決策慢	單一真實來源（資料庫 + 權限 + 模板）
任務追不動、交接靠口頭	進度失真、責任不清、專案延誤	任務資料庫 + 狀態流程 + 自動提醒
客戶資訊分散在聊天紀錄	漏追、錯失商機	CRM 資料庫 + 通話/會議紀錄關聯
會議很多但沒產出	會後無行動、決策不可追溯	會議記錄 → 任務拆解 → 追蹤看板

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Notion 導入的「3 層成熟度」你在哪一層？

答案：先判斷你要的是「整理」還是「營運」，層級不同做法完全不同。

層級	目標	你會看到的系統長相	適合誰
L1 整理層	不再混亂	模板頁面 + 基礎資料庫	個人/一人公司
L2 協作層	交接順暢	專案/任務/文件關聯 + 權限	小團隊/遠距
L3 營運層	可追 KPI	CRM/專案/內容/財務串起來 + 自動化	成長型公司

如果你想快速做出「火力展示」的成果，建議從 L2 開始做一條最小可行工作流（MVP），再逐步擴張。

延伸閱讀（How-to）：如何用 Notion 自動化社群貼文工作流（Threads/IG）

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Notion 企業導入最常見的 5 個踩坑

答案：不是工具不行，是「資料模型、權限、維運」沒設計。

1. 只做漂亮頁面，不做資料模型：看起來很像系統，實際上沒辦法查詢、統計、交接。
2. 資料庫太多、關聯太亂：後續維護成本爆炸，最後回到 Excel。
3. 權限沒設計：敏感資料外流風險 + 成員不敢用。
4. 沒有 SOP（誰更新、何時更新）：資料庫很快變成「不可信」。
5. 自動化過度：一開始就串一堆 Zapier/Make，出錯時沒人會修。

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你現在該從哪裡開始？（最小可行導入路線）

答案：先做一條「從輸入到產出」的閉環，再擴張到更多流程。

推薦路線：

1. 選 1 個業務場景：例如「社群內容產出」或「客戶案子交付」。
2. 定義 1 個核心資料庫：例如 Content DB / Projects DB / CRM DB。
3. 用 2–3 個視圖支援使用者：列表（檢索）+ 看板（推進）+ 日曆（排程）。
4. 加 1 個最關鍵自動化：例如到期提醒、狀態變更通知。

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FAQ：Notion 企業導入最常被問的 3 個問題

Q1：Notion 適合所有公司嗎？

A：不一定。如果你需要的是「嚴格流程 + 硬性審批」，或高度客製化 ERP，Notion 未必是主系統；但它非常適合做「協作中樞」與「知識/專案的單一真實來源」。

Q2：我該先做 CRM 還是專案管理？

A：先做你現在最痛的那個。通常小企業是「專案交付」更急；有穩定流量/銷售漏斗的團隊則優先 CRM。

Q3：Notion 導入要多久才看得到成效？

A：以 MVP 來說，通常 1–2 週就能看到「少找資料、少重工、交接更順」的效果；L3 營運層則需要持續迭代。

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總結與下一步：把 Notion 變成「可維護的系統」

如果你只需要模板，很多人會停在 L1；但如果你想要的是「可交接、可追蹤、可成長」的系統，真正的差異在導入方法與維運。

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