為什麼小企業要用 Notion 做 CRM 與專案？導入前後差異、案例與 ROI 表

🎯 解答先行 (Answer First)

結論：小企業導入 Notion 做 CRM 與專案管理，最常見的收益不是「做得更勤勞」，而是把原本靠人腦撐住的流程，變成可查詢、可追蹤、可交接的系統，直接降低漏單、重工與溝通成本。

如果你目前：

• 客戶資訊散在 LINE/Email/表單
• 專案進度靠會議與口頭交辦
• 文件版本混亂、交接痛苦

那 Notion 的價值，通常不是「再多一套工具」，而是把資料模型、視圖與 SOP 做成一條最小可行工作流（MVP），先跑得動，再擴張。

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延伸閱讀（先建立共同語言）：

• Notion 企業數位大腦與自動化導入是什麼
• 如何用 Notion 自動化社群貼文工作流（Threads/IG）

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Notion 做 CRM/專案管理，真正解決的是哪 5 種成本？

答案：解決「工具碎片」帶來的隱性成本，讓你用更少的溝通與追蹤，換到更可信的進度與客戶狀態。

成本類型	導入前常見狀態	Notion 系統化做法	2 週內可觀察指標
工具碎片	客戶在聊天、任務在待辦、文件在雲端硬碟	用 1–2 個核心資料庫當「單一真實來源」	同一個問題被問的次數下降
搜尋成本	找不到「最新版本」、會議結論散落	文件/會議紀錄關聯到專案與客戶	找資料時間下降（主觀即可）
交接成本	交接靠口頭、交接後進度失真	固定交付物模板 + 狀態欄位 + 責任人	交接後返工/追問下降
漏單風險	忘了回覆、忘了跟進、忘了收款	CRM Pipeline + 下一步行動 + 自動提醒	「超過 X 天未跟進」筆數下降
決策速度	會議很多但沒答案	KPI/狀態視圖 + 每週例會儀表板	例會時間縮短、決策更快落地

你不需要一次做出「全公司作業系統」。真正會成功的導入，通常是：先讓一條工作流閉環能跑起來。

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3 個合成案例：Notion 導入後會長什麼樣？

答案：Notion 導入不是「做漂亮頁面」，而是把場景拆成最小閉環：輸入 → 推進 → 交付 → 回寫。

案例 1：5 人內容工作室（案子多、交付物亂）

痛點：

• 每個客戶的素材、稿件、版本散在不同地方
• 交付時找不到最後確認版，常重工

系統設計（MVP）：

• Clients DB：客戶、窗口、合約/報價、收款狀態
• Projects DB：每個案子一張卡，關聯客戶 + 交付物清單
• Deliverables DB：每篇貼文/每支影片一筆，狀態從草稿到發佈

2 週內可見成果：

• 交付物「最後版本」定位時間明顯下降
• 交付清單被漏掉的機率下降

風險：

• Deliverables DB 欄位太多，大家不填，資料庫很快失真

案例 2：8 人專案型代理商（進度不可信、會議成本爆）

痛點：

• 專案進度靠會議更新，會後沒有行動追蹤
• 客戶問進度時，PM 需要到處問人

系統設計（MVP）：

• Projects DB：專案狀態、里程碑、風險等級
• Tasks DB：每個任務有 owner、截止日、阻塞原因
• Meeting Notes：每場會議結論自動拆成行動項（連到 Tasks）

2 週內可見成果：

• PM 回答「現在卡在哪」的時間縮短
• 例會開始有「可追蹤的行動項」

風險：

• 權限沒設計好，敏感客戶資料曝光風險上升

案例 3：1 人顧問 + 外包協作（漏跟進、漏收款）

痛點：

• 忙的時候忘記回覆客戶、忘記跟進
• 收款狀態不清楚，月底才發現漏開票

系統設計（MVP）：

• CRM Pipeline：Lead → 洽談 → 報價 → 簽約 → 交付 → 收款
• Next Action：每筆 CRM 必填下一步與日期
• 提醒：用 Notion Automations（或 n8n/Make）做逾期提醒

2 週內可見成果：

• 逾期未回覆的客戶筆數下降
• 收款提醒變成流程，不靠記憶

風險：

• 一開始就串太多自動化，出錯時沒人會修

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ROI 怎麼算？用一張表估出你「最多該花多少錢導入」

答案：先用「時間成本」估一個保守下限就夠了，避免為了精準而拖延。

變數	你填的數字	例子
每週節省時間（小時/人）		2
受影響的人數		5
每小時人力成本（含隱性成本）		800
每月節省（粗估）		2 * 5 * 800 * 4 = 32,000

判斷法（保守）：

• 如果你能在 1–3 個月內把導入成本換回來，通常值得做。
• 如果你連「要解決什麼場景」都說不清楚，先不要做大導入，先做 MVP。

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什麼情況你不適合導入 Notion？

答案：當你需要的是「單點工具」而不是「系統」，導入反而會增加維運成本。

1. 你只需要簡單待辦/筆記，且不需要交接協作（模板就夠）
2. 你需要強離線優先（Notion 不是離線優先）
   延伸閱讀：Notion 離線模式的真相
3. 你沒有打算建立 SOP（誰更新、何時更新、怎麼查），資料庫會很快失真

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下一步：用 MVP 跑出閉環，再擴張成企業數位大腦

答案：先選 1 個場景，把「輸入到產出」跑通，你就知道值不值得繼續投資。

1. 選 1 個場景（內容產出 / 客戶交付 / 專案交接）
2. 定義 1 個核心資料庫（CRM / Projects / Content）
3. 做 2–3 個視圖（檢索用 list、推進用 board、排程用 calendar）
4. 加上最小 SOP（誰更新、何時更新、怎麼查）

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FAQ

Notion 真的可以當 CRM 用嗎？

可以，但前提是你要把 CRM 當資料庫系統來設計（欄位、狀態、下一步行動），不是只做一堆頁面。

小企業導入 Notion 最常失敗的原因是什麼？

最常見是沒有 SOP 與維運機制，導致資料庫很快失真，最後大家回到 Excel 或聊天記錄。

要不要一開始就串 Zapier/Make/n8n？

不要。先把資料模型跑順、讓流程閉環，再把「重複且規則清晰」的部分自動化。

導入需要多久才看得到效果？

如果從 MVP 做起，通常 1–2 週就能在「搜尋/交接/漏追」這些成本上看到改善。