Notion CRM 系統建置完整指南（含模板下載）

結論先講

Notion CRM 失敗，多半不是 Notion 不夠強，是「客戶、專案、任務」之間的關係沒設計好。

好的 Notion CRM 只要做對四件事：① 一個核心客戶資料庫 ② 專案和客戶能互相關聯 ③ 每筆案件都有下一步行動 ④ 每週固定回收逾期項目。模板能幫你少走 80% 彎路，但模板救不了沒想清楚的流程。

為什麼大多數 Notion CRM 最後變垃圾場？

四個常見死因：

死因	後果
① 每個人自己建頁面記進度	沒有單一真實來源，資料散落各處
② 狀態只寫「進行中」	沒人知道下一步是什麼，案件卡住
③ 有名單、沒行動	CRM 變成通訊錄，不會帶來成交
④ 欄位太多，沒人願意填	兩週後資料就失真，系統形同虛設

核心原則：每個欄位都要為決策服務。不影響決策的欄位，砍掉。

模板該包含什麼？

至少 3 個資料庫、3 組視圖、1 份維運規則。

三個核心資料庫

資料庫	用途	必備欄位
Clients	管理客戶與潛在客戶	Stage、Owner、Next action、Next action date
Projects	管理進行中專案	Client relation、Status、Deadline、Priority
Tasks / Deliverables	管理執行項目與交付	Project relation、Assignee、Due date、Status

超過 3 個資料庫的模板，對小團隊只會增加複雜度。

三組核心視圖

視圖	給誰用	目的
Sales Pipeline	業務 / 顧問	看潛在客戶推進狀態
This Week Projects	PM / 執行者	看本週進度與風險
Overdue Follow-ups	全團隊	避免漏追與卡單

每個角色看自己的入口。做一個超完整總覽頁，多半沒人每天打開。

一定要附的維運規則

什麼時候更新 Next action
哪個狀態可以轉到下一個狀態
結案後怎麼歸檔

沒有規則的模板，只是漂亮的空殼。

CRM 狀態怎麼設計？

狀態欄必須對應真實行動，不能只是情緒描述。

潛在客戶流程

階段	定義	下一步
New Lead	新進名單，尚未判斷	完成初步資格判斷
Qualified	確認值得追	安排通話或需求盤點
Proposal	已提報價或方案	等回覆，設定 follow-up 日期
Negotiation	議價中	明確下次接觸時間
Won	成交	建立專案
Lost	未成交	記錄原因，方便後續分析

專案流程

階段	定義	管理重點
Onboarding	蒐集需求與素材	啟動資料是否齊全
In Progress	主要執行階段	卡點、風險、責任人
Review	客戶或內部審核	等待回覆期限
Delivered	已交付	驗收與收款
Closed	已結案	回顧與資料歸檔

每個狀態都有明確出口條件，系統就不容易卡死。

哪些欄位一定要有？

類型	欄位	原因
必備	Stage / Status	知道案件在哪個階段
必備	Owner	知道誰負責
必備	Next action	知道下一步做什麼
必備	Next action date	知道什麼時候做
必備	Relation	客戶、專案、任務互相連結
必備	Deadline	知道什麼時候要完成
先不要	太細的標籤分類	維護成本高，初期用不到
先不要	複雜公式與 Rollup	先跑順流程再加
先不要	儀表板裝飾欄位	好看但沒人每天用

原則：沒有被拿來做日常判斷的欄位，就不要先做。

下載模板後的正確導入順序

先改流程，再改欄位。先讓它能用，再讓它變漂亮。

步驟	動作	重點
①	拿 3-5 筆真實案件測試	不要空想，直接放進去跑
②	刪掉低頻欄位	一週沒用的，先隱藏
③	確認狀態流合理	Lead → Proposal → Won 是否符合你的流程
④	建 3 個高頻視圖	我的待跟進、本週專案、逾期項目
⑤	補一頁 SOP	誰更新、什麼時候更新、哪些欄位不能空

很多人下載模板就大改，欄位還沒搞懂就刪一堆，邏輯斷掉。先用原版跑一輪，再動手改。

模板設計的四個原則

① 先少後多 — 預設欄位不超過真正需要的最低限度。
② 重要欄位前置 — 打開就看到 Stage、Owner、Next action。
③ 視圖優先於首頁排版 — 使用頻率比美觀重要。
④ 保留可擴充空間 — 之後要接表單、自動化、財務欄位，結構上要能延伸。

這套 CRM 適合誰？

適合	不太適合
一人顧問或接案工作者	高度依賴財務與庫存邏輯的企業
小型內容工作室	權限極度複雜、需要嚴格審批的組織
3-10 人專案型團隊	還沒想清楚自己工作流的人
想先用模板驗證，再決定要不要完整導入	—

SOP 怎麼寫才不會兩週後失真？

資料治理比資料庫設計更重要。至少定義五件事：

① 誰負責更新 CRM — 要有 owner，不是每個人隨便改。
② 什麼時候必須更新 — 客戶會議後、交付後、每週回顧前。
③ 哪些欄位不准空白 — Next action、Next action date、Status。
④ 逾期案件如何處理 — 卡 3 天提醒，卡 7 天升級。
⑤ 結案後怎麼歸檔 — 哪些資料保留、哪些文件回收、哪些指標記錄。

系統是被維護出來的，建完只是開始。

什麼時候該加自動化？

先讓手動流程穩定，再自動化重複且規則清楚的節點。

適合先做	先不要急
潛在客戶逾期未跟進提醒	跨多工具的複雜同步
表單進件自動新增到 CRM	太多條件判斷的通知鏈
成交後自動建立專案卡	還沒定義好狀態就先寫流程
結案後自動建立回顧項目	—

建置順序：小團隊先做這 7 步

① 定義 1 條你最痛的工作流
② 建立 Clients DB
③ 建立 Projects DB，與 Clients 建立 relation
④ 建立 Tasks / Deliverables DB
⑤ 設定狀態與 owner 欄位
⑥ 做 3 個核心視圖
⑦ 寫下每週維運 SOP

照這個順序做，大多數 Notion CRM 已經能上線使用。

模板下載後的 3 個升級方向

① 表單進件 — 讓新名單直接進 Clients DB，省手動輸入。
② 自動提醒 — 逾期 follow-up 或即將到期專案自動通知到 Telegram 或 LINE。
③ 結案回顧 — 專案關閉後，自動建立回顧卡與案例素材。

下一步行動

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FAQ

Notion CRM 模板下載後就能直接用嗎？

可以直接開始用，但還是要依你的工作流做小幅調整，尤其是狀態定義和 owner 欄位。建議先拿 3-5 筆真實案件跑一輪，再動手修改。

Notion 真的適合做 CRM 嗎？

適合小型團隊、接案工作者、內容工作室、3-10 人專案型團隊。你重視彈性、協作和資料關聯，Notion 很夠用。需要複雜財務邏輯或嚴格審批，就考慮專業 CRM。

我該自己建，還是找顧問？

流程清楚、團隊小、願意反覆調整 → 自己先做 MVP。踩過很多坑、時間成本高 → 找顧問更省時間。模板解決起步，顧問解決客製化結構、權限、治理與自動化。

要不要把自動化直接包進模板？

不建議一開始就塞太多。先讓模板在手動狀態下順利運作，確認狀態流和欄位都對了，再逐步加上提醒、表單進件、自動建卡。