Notion Filter / Sort 教學：資料庫篩選、排序與資料回溯完整指南

你可以從這裡開始：預約 Notion 導入諮詢 ・ Notion 企業數位大腦與自動化導入是什麼 ・ 為什麼小企業要用 Notion 做 CRM 與專案（案例與 ROI）

先說結論

如果你的資料庫越用越亂，通常不是資料太多，而是 Filter、Sort 和 View 的規則沒有先訂好。

先記住這 3 個原則：

1. Filter 用來縮小你今天真的要看的資料
2. Sort 用來排出先後順序，不要拿來代替狀態管理
3. 資料回溯 是救援機制，不是日常整理方法

Notion Database Filter 篩選

Notion Database Filter 篩選是一種功能，可以幫助你在 Notion 的資料庫中快速找到需要的資料。你可以根據不同的條件設定篩選規則，例如根據資料的類型、日期、數字等等，來篩選出符合條件的資料。這對於管理大量的資料非常有用，可以提高你的工作效率。

Step1. 點擊資料庫右上角的過濾圖示。

Step2. 新增過濾條件

如果有複數的過濾條件的話，也可以選擇 ”Add advanced filter”。過濾條件會出現在資料庫標題的下方。

Step3. 選擇要做為過濾基礎的 Properties，不同 Property Type 可能有不同的過濾設定。例如說，以標題 Name 為過濾條件，由於 Name 為 Text Type。

• Text：

1. 是（Is） – 用於匹配完全相等的文本。
2. 不是（Is not） – 用於排除完全相等的文本。
3. 包含（Contains） – 可以找到包含指定子串的文本。
4. 不包含（Does not contain） – 用於排除包含指定子串的文本。
5. 開頭是（Starts with） – 選擇那些以特定文字開頭的條目。
6. 結尾是（Ends with） – 選擇那些以特定文字結尾的條目。
7. 為空（Is empty） – 找出那些沒有填寫內容的文本欄位。
8. 不為空（Is not empty） – 找出那些有填寫內容的文本欄位。

如果單一 Property 不足過濾出你想要的資料的話，還可以點擊下方「Add advanced filter」，增加更多的過濾條件。

接下來，我們指對三種常見 Property Type 做為 Advanced filter 說明。

• Text：

1. 是（Is） – 用於匹配完全相等的文本。
2. 不是（Is not） – 用於排除完全相等的文本。
3. 包含（Contains） – 可以找到包含指定子串的文本。
4. 不包含（Does not contain） – 用於排除包含指定子串的文本。
5. 開頭是（Starts with） – 選擇那些以特定文字開頭的條目。
6. 結尾是（Ends with） – 選擇那些以特定文字結尾的條目。
7. 為空（Is empty） – 找出那些沒有填寫內容的文本欄位。
8. 不為空（Is not empty） – 找出那些有填寫內容的文本欄位。

• Date：

1. 是（Is） – 精確匹配特定日期。
2. 在之前（Is before） – 選擇在指定日期之前的所有項目。
3. 在之後（Is after） – 選擇在指定日期之後的所有項目。
4. 在當天或之前（Is on or before） – 選擇在指定日期當天或之前的所有條目。
5. 在當天或之後（Is on or after） – 選擇在指定日期當天或之後的所有條目。
6. 介於（Is between） – 選擇在兩個特定日期之間的所有條目。
7. 相對於今天（Is relative to today） – 這是一個動態日期過濾器，它根據今天的日期來調整篩選標準。例如，你可以設置為“這周”、“下周”、“過去7天”等，這樣過濾器會自動更新以匹配相對於當前日期的範圍。
8. 為空（Is empty） – 選擇那些日期欄位為空的條目。
9. 不為空（Is not empty） – 選擇那些日期欄位已填寫的條目。

• Number：

1. 等於（=） – 選擇數字值完全等於指定數字的條目。
2. 不等於（≠） – 選擇數字值不等於指定數字的條目。
3. 大於（>） – 選擇數字值大於指定數字的條目。
4. 小於（<） – 選擇數字值小於指定數字的條目。
5. 大於或等於（≥） – 選擇數字值大於或等於指定數字的條目。
6. 小於或等於（≤） – 選擇數字值小於或等於指定數字的條目。
7. 為空（Is empty） – 選擇那些數字欄位未填寫的條目。
8. 不為空（Is not empty） – 選擇那些數字欄位已填寫的條目。

Notion Database Sort 排序

Notion Database Sort 排序是一種功能，它可以使你在 Notion 的資料庫中按照特定的條件對數據進行排序。你可以選擇按照日期、數字或者文本的順序來排列你的數據。這對於管理並找到特定的數據非常有用。

Step1. 點擊資料庫右上角的 Sort 圖示 。

Step2. 選擇排序的 Property 和排序的類別：

• **升序（Ascending)：**在這種排序方式下，數據將從最小值或最早日期開始排列，到最大值或最晚日期結束。例如，如果按日期排序，較早的日期將顯示在列表的頂部。如果按數字排序，則較小的數字將顯示在前面。
• **降序（Descending)：**在這種排序方式下，數據將從最大值或最晚日期開始排列，到最小值或最早日期結束。例如，如果按日期排序，較晚的日期將顯示在列表的頂部。如果按數字排序，則較大的數字將顯示在前面。

Notion 資料回溯：資料不見請這樣做

Notion 的資料回溯是一種功能，可以讓你查看和恢復到先前的版本。這項功能能夠讓你追蹤資料的變動歷程，並在需要時回溯到某一個時間點的版本。當你不小心刪除或修改了重要資料時，這項功能尤其有用。

Step1. 點擊右上角的時間圖示。

Step2. 點擊「Updates」，找到你想要回溯的資料，並點擊該資料右方的時間圖示「🕕」。

Step3.選擇你想要回溯到的時間點，然後點擊「Restore version」即可恢復到該時間點的版本。

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常見問題 FAQ

Q: Notion Database 是什麼？

Database 是 Notion 的結構化資料表，可用不同 View（表格/看板/日曆）呈現同一份資料，適合管理任務與專案。

Q: 資料庫越用越亂怎麼辦？

先收斂欄位（Property）與命名規則，再統一 View 與篩選條件；必要時把不同用途拆成不同資料庫。

Q: 這篇「Notion Database | Filter 篩選 | Sort 排序 | 資料回溯」適合誰？

適合想把 Notion 用在實際工作流的人：先跑通流程，再逐步把欄位、權限與維護方式固定下來。

Q: 想更快把 Notion 做成可維護的系統，下一步是什麼？

先把資料結構與流程定義清楚，再做模板化與自動化；需要縮短導入時間可參考導入服務的交付物與流程。