【時間管理】減法生活的 5 個時間管理技巧(Notion模版下載)

嘟嘟嘟… 平均 10 分鐘就會響一次的電話，在我正在趕一份下午的報告時，毫無意外的又響起單調又有點熱悉的電話鈴聲。

在辦公室中，我可以用 81.2167% 的機率，猜中這鈴聲是由哪一只話筒發出，這是一個無用又無奈的技能。

「Hello, 你好，我是 Oscar 。」

電話那頭傳來 300 號的聲音；「來我辦公室一下」「是的，總經理。」

300 號是老總的內線電話，接完電話後，將工作做個簡單的收尾，拿起筆記本起身離開我可愛又迷人的椅子，真心想要跟我的椅子談一場上班 8 小時都不分離的戀愛。

但總是有人想拆散我們肌膚相親、前胸後背的美好時光。

時間管理 = 效率高 = 萬能工具人?

這時候，相信有些人會開始尋找一下答案，像是如何提高工作效率、做好時間管理，這類的問題。

在朋友聚會中「Friends Talking」，最常見的抱怨前幾名不外乎：「老公好吃懶做」、「女友愛買東西」、「工作做不完，薪水不夠花」等問題。

如果是關係上的問題，一般來說只要時間夠多都會被解決，特別是斷捨離功夫做得好的朋友，但是工作上的問題，我看有些人從 25 歲做到到 45 歲，還是沒有解決。

廣義來說，時間管理可以幫助你充分利用時間、提高生產力，並減少壓力。通過設定目標和期限、將任務分解為可管理的部分，並安排定期休息，你可以確保你正在有效地利用時間。

大叔只是想說，時間管理其實是一種技巧、方法，你的「職癌」或是人生問題，如果和效率無關的話，其實不一定可以通過時間管理來解決你的問題。

所以學習「時間管理」，可能可以解決你效率不彰，讓時間利用更充分，但無法解決老婆報怨你都沒空陪她的問題。

時間管理是什麼?

聽說，時間管理大師不是把時間用好用滿，他只是專注在最重要的事情上而已。

美國執業臨床心理醫師-陳永儀，曾在在美國西點軍校擔任領導力及行為科學系教授，她曾經在節目上分享西點軍校的故事，她說她曾經看過一位學生，鼻子受傷來上課，於是問他怎麼了，同學說上一節課他的鼻子被打斷了。而學校的規定鼻子斷了無法符合曠課的標準，所以只能乖乖來上課，更慘的是醫官去放假了，3 個禮拜後才會回來。

她說美國西點軍校給學生的工作是「24 小時不睡覺都做不完的」，目的是為逼他們去學習處理工作的「優先順序」。(相關影片內容)

回歸主題，時間管理到底是什麼? 好好檢視人生，其實會發現，工作怎麼做都做不完，韓劇怎麼看也看不完。所以學習時間管理為了提高工作效率，其實並沒有什麼意義，你的價值並非成為工作的機器。

反之，如果我們理解生命是有限的，好好分配時間，不只是用在工作上，也充分的利用生活中，那人生是不是更有意義呢?

所以將時間管理的目標設定為「安排優先順序，讓想做的事和不想做的事可以平衡。」

就像西點教育的，很多事情做不完的，懂得取捨才是最佳的選擇。例如說，大叔知道工作和生活對我都很重要，我需要讓這兩件事情都安排到我的時間裡。

例如，先寫下必須完成的工作項目，依重要性和緊急性排序，同時也安排休息時間、運動、旅行以及獎勵。如果我們不懂得優先順序，就像是你把分配一樣多的時間給女朋友和女性友人，結果成了時間渣男。

5 個簡單有用的時間管理技巧

接下來，我們來討論一些科學上證明有效的時間管理技巧和方法：

1. 量化時間好方法 -番茄鐘工作法 🍅

在 2013 年微軟的研究報告 Attention Spans 指出一個驚人的事實，研究表示人類專注力只有 8 秒鐘而且有逐年減少的趨勢。

簡單來說，我們很容易分心，為了讓時間的效率提高，我們需要不被打擾的時間，所以為自己設計一個「我是老大時間」，這段時間內，只服務自己，誰叫我們是老大。

番茄鐘時間管理法就是一個簡單有用的方法，番茄鐘以 25 分鐘為一單位時間，中間休息 5 分鐘，利用番茄鐘制約我們在單位時間只做好手邊的工作，拒絕任何分心的工作，例如看訊息、回電子郵件等。

目前有許多的番茄鐘軟體，可以依個人習慣來設定工作時間和休息時間，例如說調整為 30/5 或是 60/10 ，同時可以統計我們的工作分配，讓時間管理也能因人而異、因材施教。

使用番茄鐘還有幾個好處，其中最大的優點就是用來「量化」時間，時間是個虛無的概念，如果沒有了時鐘或是手錶，我們幾乎無法查覺時間的流動。

但是番茄鐘簡單的將工作和時間做了量化，這樣就可以精準地抓出每次任務大概會我花幾個「單位時間」，有助於我在分配時間和使用上更加有效率。

2.大事小事都是自己的事 – 待辦清單

時間管理常有的問題之一 – 對於時間時間掌握的功力不足。「我以為時間還夠」、「我想說沒有這麼多事」，所以最後導致不停的在趕 Deadline 。

被時間追著跑的朋友，很難保持一個良好的「工作品質」，這樣的工作生活往往過著過著就成了「過勞」，結果工作成績不理想、老闆對你印象不佳，最後窮忙半天還是公司資遣的第一波名單。

為了避免趕 Deadline、被迫下班的情況，我們要有個認知，在工作上你要當個能人，不要當個好人。簡單說來，能人創造價值，好人完成沒人想做的工作，雖然好人也很重要，但公司不缺的就是好人。

如果我們想要成為能人，我覺得最簡單的方法就是先成為一個「值得信任」的人，當老闆分配工作的時候，你只要能回答 3 個問題，就是一個值得信任的員工：

• 正在進行的工作有哪些，哪些已安排還沒進行。

• 什麼時候可以完成工作。

• 按時回報工作進度。

信任感是一種「可預期」的感覺，老闆對你的工作進度、工作能力以及完成時間，都在可預期時，自然就會有信任感的產生。關係上同理可證，當老婆清楚你的能力、行程，加上你隨時報備，就知道你變不出什麼花招，當然還有一個前提「沒有說謊」。

透過一段時間的合作，我們都可以如實回報工作情況及進度，只要你不要能力太差，老闆都會選擇信任你。

所以大叔議建你，第一件要做的事情就是將工作「寫下來」，並做成清單，加上配合番茄鐘工作法 ，就可以清楚知道目前的工作情況，並對於「未來工作」以及所需要的時間有一定的概念。

未來你要評估某個任務的排程時，就會更加的精準，未來老闆在詢問工作進度或是交辦工作時，你心中才有個底。

寫下來除了可以培養對時間的敏感度之外，第 2 個好處就是練習排列優先順序，別讓重要的事情分心，也不會忘掉一些現在不是太重要，但未來很重要的事情。

關於清單的使用可以參考一書「清單革命」。

3.用白噪音提高專注力

如果你已經學會量化時間 、排例任務的順序，接下來推薦你提高單位時間的「品質」，也就是專心一注的能力。

最容易的作法就是戴上「Helmfon 專注力頭盔」，如果你覺得太高調的話，那用耳機聽聽白噪音就是最好的方法。

白噪音的研究表示 – 「根據 2012 年美國消費者研究期刊其中一份報告顯示，人在某種程度的穩定噪音下，反而是最能發揮創意及其潛力。」( 連結 )

4.時間管理四象限

大概率你可能聽過「時間管理四象限」，也就是將時間管理放入 4 種標籤，就可以簡單地為工作事項分類。

但出了社會後，你會發現這招好像沒什麼用。手上的工作都很緊急的，差別只在於今天要完成，或是明天才要完成。

如果你的工作永遠都是「重要且緊急」，事實上你在工作上大概是個「好人」。使用四象限技巧的時候，更重要的事情其實是「學會說不」。

• 不緊急且不重要的事情 – 不要來。請對自己說：「不要做，這沒有意義」

• 不緊急但重要 – 每天安排做

• 緊急但不重要的事情 – 請人解決，有興趣才自己做。

• 緊急並重要的事情 – 親手來

例如說：「信用卡、水電費帳單」，這類的工作我一律使用自動扣款，老婆叫你買的醬油，請自己買，然後再演一齣再忙都要買油的戲碼。

重要但不緊急的事，如果和自己無關，應該學習跟對方說「不」，一律先處理自己的事。

「先刮自己的鬍子。」

	重要	不重要
緊急	老闆交代，而且只有我能做的事	只有自己能做 – 老婆交待工作 許多人能做的工作，像是信用卡、水電費帳單，使用自動扣款。
不緊急	健康、理財、關係	盡可能不做

最後你會發現，人生就是一種選擇，我們清楚「什麼是重要的事」，但是隨時都有讓你分心的小事，所以學習時間管理四象限的目的，並不是學會為工作項目分類，而是避免去做那些不重要的雜事，成長更好的自己。

5. 薯片工作法

人生有沒有什麼事情一做就停不下來，有的! 當你吃薯片的時候。所以當我們想要幹一件很困難的事情，如果可以將工作的內容，變成一件一件極簡單的小型工作的話，我們就可以像是在吃薯片一般，輕鬆愉快地完成它。

簡單來說，薯片工作法就是將工作拆解成極小的工作項目，然後一件一件的將它完成。我們要意識到，全世界最偉大的建築也是一塊一塊磚塊拼成。

最世界最困難的工作，幾乎都被人不斷的簡化，像是汽車的流水線、航空器的模組化，就算是最強大的程式語言，也是由 0 和 1 組成。

聽說，福特公司應用流水線大大提高高勞動生產率。手工生產時代，裝配一輛汽車要 728 個人工小時，福特的簡化設計縮短生產時間到 12.5 個小時。十二年後，流水線的生產速度已達到了每分鐘一輛車的水平。(更多故事內容)

所以使用薯片工作法的優點有：

• 學習拆解工作的能力

• 提高工作效率

• 減少工作難度對於專注力的消耗

時間管理軟體及 APP 推薦

• 番茄時間管理 Google Chrome 插件程式 – Marinara (推薦)

• Forest 專注森林

• 白噪音

如何時間管理

看完時間管理技巧也許你會發現，時間管理的重點在於這兩件事情上：

時間管理 = 專注 x 選擇

• 專注 – 提高工作時的效率。無論是簡化工作、量化時間或是提高注意力等，都是為了效率或是讓工作可以堅持下去。

• 選擇 – 將有限的時間和精神，放在最有意義的事情上。

效率這件事情可以訓練、練習，但困難的是做選擇。

「時間」其實是一種相對的概念

在物理上，不同的時空會有不同的時間流動。

你在臉書或是社群看到朋友們在發出遊、吃美食的照片，羨慕又不是滋味。心想，為什麼他們不用工作，還可以天天在咖啡廳拍照曬美食，難道他們有錢又有閒嗎?

其實不然，你可能看到別人每天享樂，但是時間是公平的，每人每天都只有 24 小時。每天「努力」工作的你，雖然現在沒有時間享樂，但你將時間投資在「正確」的事情上的話，未來時間帶來的報酬肯定很可觀。

所以時間對每個人來講都有不一樣的存在，堅持做對的事情，時間才更為珍貴。

大叔的 Notion 時間管理法

接下來我們實際使用 Notion 來做個時間管理的計畫表，步驟如下：

• 使用 3×3 計畫表 – 寫下最重要的 3 件事和 9 個行動。

• Notion 製作週行事曆

• 使用清單製作 To Do List

• 使用番茄時間管理法完成工作內容

Step1. 使用 3×3 計畫表

以大叔為例，人生三大要事：「健康」、「財富」、「智慧」。再將目標方向變成具體的工作內容。

	健康	財富	智慧
1	每日兩食	寫作 – 投資主題	冥想
2	運動 90 分鐘	投資	閱讀
3	晚上2230睡覺	經營網站	寫作 – 減法生活

Step2. 安排週行事曆

Step3. 使用清單製作 To Do List

接著，我們將今天要做的工作或是已知的工作項目，做成清單，設定一下時間。

Step4. 接下來我們使用番茄鐘工作法 🍅 ，一步一步來完成今天的目標。

在 Notion 新增番茄鐘，這樣才方便看。

更多關於 Notion 的操作教學：

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心得小結

其實好的時間管理，應該就像是「課表」，對! 就是課表! 像是上課一樣的課表，唯一的差別就是課程上的內容，由我們自己安排。

假設我們用 Notion 做一個課表，盡可能將時間用好用滿，你可能因為工作效率高、績效好而賺不少錢。

但你可能體力過度透支，加上生活不平衡而過得不開心。坦白說，那不是時間管理的目的。

真實的時間管理是將時間分割，安排適當的任務，不重要的、放不進去的，就丟了吧!!

人生需要學習優先順序，生命有限，精力更有限，某一年我曾經將時間用好用滿，早上 3、4 點起床，每工作 2.5 小時休息半小時，從早上到晚上，然後晚上 9 點睡覺。

持續好幾個月，那是我產能最高的高光時刻，但卻是我一生最不想回憶的日子。

最後你一定會很累，然後懷疑自己。因為人生不是只有工作，大家有聽過娜娜嗎?

「年銷量是別人的10倍！超業娜娜靠四大時間管理術賣出8,800輛車」- Cheers。我怕還沒成為娜娜，就先 Sa Yo Na Na

總之，提高專注力和善用時間是好事，但老話一句，效率不是人生的目的，透過時間管理做正確的事，才是。

職涯和時間管理的關係

回到職場，學習時間管理確實有助於工作的效率，更重要幫助的是「心態」，但工作上更多的問題，其實和工作的「內容」無關，比較多問題是人和人之間的「關係」。

這類問題我都會歸類到「職癌」問題，而不是「職涯」問題。

如果你要解決「職癌」，學習職場心理學會比時間管理更為實際。但有時候公司已經是癌末了，它需要的是關懷而不是治療。與其治療它，不如為自己多找到一點生存空間。

我想到一個故事，愛麗絲夢遊仙境。有一天愛麗絲和媽媽吵架，決定要和男友私奔。

離家後，有一天他們唱完歌後又到陽明山郊遊，結果在山上迷路了，當年還沒有 Google Map 這麼方便。

由於迷路又累，愛麗絲就和男友大吵一架，自行下車離去。找不到路的愛麗絲，在一個十字路口的樹上看到一隻穿了長靴的貓，這是很稀奇的事情，於是決定過去問路

「職涯」問題的關鍵在於你的目標，每天努力工作是為了成就別人，還是照顧家人。你是為獲得他人的認同，還是得到自己肯定。如果你還沒找到工作的核心價值之前，也許你怎麼選都不重要。

最後整理一下 –

• 公司的「職癌」不是你的問題，不知道「職涯」目標在哪就是你的問題。

• 工作本來就做不完，在有限的時間中完成最重要的事就好。

• 阻礙你幹大事的是「那些不是重要，但你又很想做的事。」

• 時間不是用好用好，量化時間，才能管理時間。

• 休息時間也是管理時間的一環。