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【時間管理】職場學做人學做事 獨少這1件事 (附Notion模版)

【時間管理】 職場學做人學做事 獨少學這件事)
【時間管理】 這是一篇討論時間管理方法技巧的文章,透過簡單有趣的方式,一起討論這個主題。 如果你有時間管理的問題話,請先理解這件事情,大叔分享在職場上的一些看法和心得,並結合時下流行的 Notion 分享我時間管理的方法。 如果你覺得對你有幫助的話,請幫我分享給你的朋友。
更新於 10/26/2021
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【時間管理】職場學做人學做事 獨少這1件事 (附Notion模版)

時間管理是什麼? 一天完成 100 個任務嗎?

嘟嘟嘟… 平均 10 分鐘就會響一次的電話,在我正在趕一份下午的報告時,毫無意外的又響起單調又有點熱悉的電話鈴聲。

在辦公室中,我可以用 81.2167% 的機率,猜中這鈴聲是由哪一只話筒發出,這是一個無用又無奈的技能。

「Hello, 你好,我是 Oscar 。」

電話那頭傳來 300 號的聲音;「來我辦公室一下」「是的,總經理。」

300 號是老總的內線電話,接完電話後,將工作做個簡單的收尾,拿起筆記本起身離開我可愛又迷人的椅子,真心想要跟我的椅子談一場 8 小時都不分離的戀愛。

但總是有人想拆散我們肌膚相親、前胸後背的美好時光。

以上是否是你我常見的情況,無法專心工作、工作常常被中斷,加上被瓜分的時間讓工作被延宕或是品質下滑,最後被分類到「一般人」的類別。

最近「Friends Talking」的抱怨中,常見前幾名就也有「工作做不完,老闆不滿意」的問題。

這類問題我都會歸類到「職癌」問題,而不是「職涯」問題;也就是說這是公司長期的文化及工作環境問題,長久遺留下來的「病灶」。

主管以及公司,長期使用這樣的方法在「生存」,這是它們的生存之道;我們並不是醫生,不需要拿起手術刀試圖為病人開刀。

而你的真正應該面對的是「職涯問題」。

老闆解決公司的問題,你解決老闆交辦的問題。

職涯和時間管理的關係

不知道大家有沒有玩過迷宮遊戲,過關的條件是什麼? 當然是「脫離」迷宮嘛,但如果你想這迷宮也太難走了,我決定要為未來的人都打一個洞,讓後面的人更容易通關。

立意良善,想法對但方法不對,最後可能你還沒完成這偉大的任務,就掛在迷宮之中;也許你早點到終點,途中記下每一個轉彎和陷阱,為後人留下一張過關地圖,才是最佳辦法。

說不定你還可以在市場上販賣它,成為人人稱羨的迷宮王。

職涯的時間管理就像是玩迷宮遊戲,我們常常有的 3 種迷失:

  • 專注短期目標,乎略長期的職涯目標 ( 工作目的、工作優先順序 )
  • 沒有及時記錄,不斷的走重復的路 ( 重工 )
  • 花太多的時間在想,而不是做 ( 浪費時間 )
職涯和時間管理的關係

大叔的多數朋友以為時間的管理就是在最短的時間完成最多工作,然後出去玩? 然後告訴我 …「 Work Hard , Play Hard 」「公司請這麼多人幹嘛,我一個打十個。」

還好我都聽聽而已,如果要用一句話,來形容「時間管理」的話…

找到重要的事,做想做的事,當真正的自己。

曾看過一個故事,在西點軍校,他們會給學生 24 小時不睡覺都做不完的工作,為了要訓練他們「 怎麼安排人生的優先順序」,這是一件極為困難的事情。

特別是在高壓、高強度的生存環境中做決定,就像是戰場中的軍士官或是醫院急診室的醫生,每一秒鐘的遲疑都可能是一個生命的犧牲。

所以時間管理大師不是將每個任務都完成,而是在適當的時間點,做出最適當的決定;知名的羅姓時間管理大師也是晚上才會出門幹大事啊。

時間管理的第一條黃金法則 – 只把時間投資在最重要的事情,而不是每個都投資一點。

再說一個知名的故事 – 愛麗絲夢遊仙境;有一天愛麗絲和媽媽吵架,決定要和男友私奔。

在離家後的某個晚上,他們唱完歌後又到陽明山夜遊,在山上消耗太多體力,結果就在陽明山迷路了,當年還不像是現在有 Google Map 這麼方便。

沒想到男友怪她晚上還要亂跑,現在好了迷路了,都自找的,一氣之下就打電話給正宮長鵝,在原地等正宮從月亮下來接他回家。

愛麗絲只好自己離開,無法回家也不知道去哪的愛麗絲,走到一個十字交叉路口,在樹上看到一隻穿了長靴的貓,這是很稀奇的事情,於是決定過去問路,說不定這隻長靴貓會知道路。

「請問一下」「什麼事情啊!?」

「為什麼你沒有穿衣服?」「關你屁事!!!」

「沒有啦,我想現在在哪?」「你要去哪?」

「我不知道」「如果你不知道你要去哪裡,那麼現在你在哪裡一點都不重要。」

https://images.unsplash.com/photo-1589872266404-d66185d93894?ixlib=rb-1.2.1&q=85&fm=jpg&crop=entropy&cs=srgb

時間管理的第二條黃金法則 – 如果你不知道目標,將時間投資在哪都不重要。

另一篇報導「辦東奧虧大了!學者估日本超支 400%、損失 300 億美元」,內容中提到「《紐約郵報》之前曾引用牛津大學的一項研究表示,自 1960 年以來,每屆奧運會平均超支 172%,但這屆東京奧運將超支達到 400%。其中大部分將無法收回。」

超支 400 % 是什麼概念? 就像是你女友說要去買午餐,你拿了 1000 塊給她,然後回來只剩 500 塊,你很生氣的問她 「為什麼只剩 500 塊,妳買了什麼?」

「買便當啊」「便當頂多才 100 塊,剩下的 400 塊呢?」

「喔! 我拿去洗頭了! 你聞是不是香香的」

「真的超香,我女友好香」

有時候,超支的問題是自己養出來的… 😎

對預算沒有概念的人,一般都有同樣的問題,沒在在記帳;所以沒有記錄時間和對時間沒有概念的人,是無法管理好時間的。

時間管理的第三條黃金法則 – 想辦法將時間量化,並記錄下來。

在工作上,對於時間的管理來說,多數人想要的是「提昇效率的方法」、「快速完成工作的法方」,但大叔真心推薦先去釐清這兩件事情再來學習時間管理 –

  • 工作的目的是什麼? – 如果只是賺錢,那完成老闆交付的工作才是工作的目的;如果你有更長遠的目標,在這份工作上最重要的就是培養鍛鍊未來挑戰會用上的技能,而不是糾結在工作的表現和環境有多惡劣。
  • 如何專注在目標上? – 如果你真心渴望成功,你會發現在這個路上有超多的誘惑和阻礙,如何將心拉回到「幹大事」的路上,比你想像中重要,也就是時間很少,壓力很大之下,你還是要一步一步的向前進,而不是選擇放棄。

最後整理一下 –

  • 公司的「職癌」不是你的問題,不知道「職涯」目標在哪就是你的問題。
  • 量化時間,才能管理時間
  • 工作不可能完美,以「職涯」目標為原則,走出自己的時間管理之路。
  • 阻礙你幹大事的是「那些不是重要,但你又很想做的事。」

三個簡單好用的技巧

接下來,我們還是可以討論一下管理上的技巧和方法,第一個要推薦的就是大名鼎鼎的…

1️⃣ 量化時間我選用番茄鐘工作法 🍅

時間管理技巧

工作的時候,我一律開啟番茄鐘,幫忙我理解時間這個虛無的概念名詞,這樣我就可以大概抓出每份任務大概會我花幾個「單位」。

番茄鐘是每個單位為 25 分鐘,而中間休息 5 分鐘,現在多數的軟體都可以讓你控制修改時間,所以你也可以工作 50 分鐘休息 10 分鐘之類的。

但還是推薦你習慣使用 25-5 為一個單位。

2️⃣ 大事小事都是你的事 都寫下來

時間管理新手常有的問題之一,「我以為時間還夠」或是「我以為時間不多」,如果你提早完成工作,只能說是時間掌握的功力不足。

沒有在時間內完成工作的話,如果這是一份對公司很重要的報告,這不僅僅是公司對你的評價下降之外,還有可能讓客戶對公司的信任度下滑,這可是重大缺失。

那我們要怎麼培養對「時間」這麼難懂的控制力呢? 我覺得第一件可以做的事就是「寫下來」,配合上面的番茄鐘工作法 。

如果你對「未來工作」、「現在工作」和「已完成工作」都很清楚的話,又有把每個任務花費的時間單位記錄下來的話。

未來你要評估某個任務的排程時,就會更加的精準,未來老闆在詢問工作進度或是交辦工作時,你心中才有個底。

寫下來除了可以培養對時間的敏感度之外,第 2 個好處就是練習排列優先順序,別讓重要的事情分心,也不會忘掉一些現在不是太重要,但未來很重要的事情。

3️⃣ 用白噪音提高專注力

如果你已經學會量化時間 、排例任務的順序,接下來推薦你提高單位時間的「品質」,也就是專心一注的能力。

最容易的作法就是戴上「Helmfon 專注力頭盔」,如果你覺得太高調的話,那用耳機聽聽白噪音就是最好的方法。

白噪音提高專注力 白噪音提高專注力

白噪音的研究表示 – 「根據 2012 年美國消費者研究期刊其中一份報告顯示,人在某種程度的穩定噪音下,反而是最能發揮創意及其潛力。」( 連結 )

心得小結

今天我們不討論進階時間管理,像是「用好用滿」、「購買他人的時間」等,而今天想聊的是大多數人對「工作時間管理」的謬誤。

將朋友想討論「時間管理」的時候,通常是工作壓力大,或是工作過載,無法在時間內完成,所以要加班補上。

所以他們在思考怎樣可以「時間管理」,才能在時間內完成工作,然後不要加班,出去玩或是休息,但是但是…親愛的,在工作上當然沒有問題。

可是可是…真正的時間管理是體現在生活上啊!! 對於一般工作而言,你學會安排工作、掌握時間的能力,基本上在熟悉工作後,應該就可以得心應手。

但你會將時間管理用在「生活」上嗎? 再來分享我的時間管理辦法 With Notion.

大叔的 Notion 時間管理法

我們參考番茄鐘工作法 🍅 來設計我們的行動,最簡單的體現方式是什麼呢?

「課表」對,就是課表! 就像是在上課一樣的課表,唯一的差別就是課程上的內容,你需要自己安排。

用 Notion 來做看看吧…

Step1 做一個課表 ( 上午 )

時間管理 Notion

Step2 將任務填上

Step3 將任務如期完成

等等 等等,這樣不就成了機器人了嗎? 只為完成任務的機器,說的太好了,讓我為你加上除了工作之外的事吧!!

送你一點家事上去,有沒有很開心!

坦白說,這才是真實時間的管理作法,將時間分割後,安排適當的任務,放不進去的怎麼辦,丟了吧!!

所以你才需要學習安排優先順序,生命有限,你的精力更有限,當大叔用這樣的方式為自己的生活做時間管理,一年過去了,大家有聽過娜娜嗎?

「年銷量是別人的10倍!超業娜娜靠四大時間管理術賣出8,800輛車」- Cheers

我怕還沒成為娜娜,就先 Sa Yo Na Na

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2 則留言

  1. Hi 大叔

    叫大叔的人,說話都這麼幽默嗎? 哈哈
    「我怕還沒成為娜娜,就先 Sa Yo Na Na」

    但是這是這篇文章的結尾嗎?
    怎麼有種未完的感覺,但卻沒看到後續??

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