Notion 寫作

網路寫作&變現

Notion 入門基礎

指令、介面

Notion 創建與管理頁面

文件編輯、頁面屬性

Notion blocks 掌握塊(Block)功能

Blocks 介紹、使用

Notion 模板

教學、模板下載

Notion 團隊協作

教學、範例

Notion進階技巧
高級資料庫管理

操作、應用說明

Notion 進階技巧
整合與自動化

操作、應用說明

Notion 進階技巧
AI 輔助工具

操作、應用說明

Notion 應用

教學、應用

【時間管理】減法生活的 5 個時間管理技巧(Notion模版下載)

【時間管理】減法生活的 5 個時間管理技巧(Notion模版下載)

嘟嘟嘟… 平均 10 分鐘就會響一次的電話,在我正在趕一份下午的報告時,毫無意外的又響起單調又有點熱悉的電話鈴聲。

在辦公室中,我可以用 81.2167% 的機率,猜中這鈴聲是由哪一只話筒發出,這是一個無用又無奈的技能。

「Hello, 你好,我是 Oscar 。」

電話那頭傳來 300 號的聲音;「來我辦公室一下」「是的,總經理。」

300 號是老總的內線電話,接完電話後,將工作做個簡單的收尾,拿起筆記本起身離開我可愛又迷人的椅子,真心想要跟我的椅子談一場上班 8 小時都不分離的戀愛。

但總是有人想拆散我們肌膚相親、前胸後背的美好時光。



時間管理 = 效率高 = 萬能工具人?

以上是大叔以前上班常見的情況,無法專心、工作常常被中斷,效率不好,讓專注時間不斷被瓜分,導致進度被延宕或是品質下滑,最後發現其實每個人工作品質都不高。

如果你還想要脫穎而出、加薪升職的話,只剩 2 招,加班和抱老闆大腿。



這時候,相信有些人會開始尋找一下答案,像是如何提高工作效率、做好時間管理,這類的問題。

在朋友聚會中「Friends Talking」,最常見的抱怨前幾名不外乎:「老公好吃懶做」、「女友愛買東西」、「工作做不完,薪水不夠花」等問題。

如果是關係上的問題,一般來說只要時間夠多都會被解決,特別是斷捨離功夫做得好的朋友,但是工作上的問題,我看有些人從 25 歲做到到 45 歲,還是沒有解決。

廣義來說,時間管理可以幫助你充分利用時間、提高生產力,並減少壓力。通過設定目標和期限、將任務分解為可管理的部分,並安排定期休息,你可以確保你正在有效地利用時間。

大叔只是想說,時間管理其實是一種技巧、方法,你的「職癌」或是人生問題,如果和效率無關的話,其實不一定可以通過時間管理來解決你的問題。

所以學習「時間管理」,可能可以解決你效率不彰,讓時間利用更充分,但無法解決老婆報怨你都沒空陪她的問題。



時間管理是什麼?

聽說,時間管理大師不是把時間用好用滿,他只是專注在最重要的事情上而已。

美國執業臨床心理醫師-陳永儀,曾在在美國西點軍校擔任領導力及行為科學系教授,她曾經在節目上分享西點軍校的故事,她說她曾經看過一位學生,鼻子受傷來上課,於是問他怎麼了,同學說上一節課他的鼻子被打斷了。而學校的規定鼻子斷了無法符合曠課的標準,所以只能乖乖來上課,更慘的是醫官去放假了,3 個禮拜後才會回來。

她說美國西點軍校給學生的工作是「24 小時不睡覺都做不完的」,目的是為逼他們去學習處理工作的「優先順序」。(相關影片內容)

回歸主題,時間管理到底是什麼? 好好檢視人生,其實會發現,工作怎麼做都做不完,韓劇怎麼看也看不完。所以學習時間管理為了提高工作效率,其實並沒有什麼意義,你的價值並非成為工作的機器。

反之,如果我們理解生命是有限的,好好分配時間,不只是用在工作上,也充分的利用生活中,那人生是不是更有意義呢?

所以將時間管理的目標設定為「安排優先順序,讓想做的事和不想做的事可以平衡。」

就像西點教育的,很多事情做不完的,懂得取捨才是最佳的選擇。例如說,大叔知道工作和生活對我都很重要,我需要讓這兩件事情都安排到我的時間裡。

例如,先寫下必須完成的工作項目,依重要性和緊急性排序,同時也安排休息時間、運動、旅行以及獎勵。如果我們不懂得優先順序,就像是你把分配一樣多的時間給女朋友和女性友人,結果成了時間渣男。



懂得時間管理的好處優點

  • 讓生活平衡,例如:工作和生活。
  • 減少壓力
  • 提高專注力、生產力
  • 減少拖延發生

  • 所以管理時間可以提高效率,但更重要的是「讓時間專注在重要的事情」。




    5 個簡單有用的時間管理技巧

    接下來,我們來討論一些科學上證明有效的時間管理技巧和方法:



    1. 量化時間好方法 -番茄鐘工作法 🍅

    在 2013 年微軟的研究報告 Attention Spans 指出一個驚人的事實,研究表示人類專注力只有 8 秒鐘而且有逐年減少的趨勢。

    簡單來說,我們很容易分心,為了讓時間的效率提高,我們需要不被打擾的時間,所以為自己設計一個「我是老大時間」,這段時間內,只服務自己,誰叫我們是老大。

    番茄鐘時間管理法就是一個簡單有用的方法,番茄鐘以 25 分鐘為一單位時間,中間休息 5 分鐘,利用番茄鐘制約我們在單位時間只做好手邊的工作,拒絕任何分心的工作,例如看訊息、回電子郵件等。

    目前有許多的番茄鐘軟體,可以依個人習慣來設定工作時間和休息時間,例如說調整為 30/5 或是 60/10 ,同時可以統計我們的工作分配,讓時間管理也能因人而異、因材施教。



    使用番茄鐘還有幾個好處,其中最大的優點就是用來「量化」時間,時間是個虛無的概念,如果沒有了時鐘或是手錶,我們幾乎無法查覺時間的流動。

    但是番茄鐘簡單的將工作和時間做了量化,這樣就可以精準地抓出每次任務大概會我花幾個「單位時間」,有助於我在分配時間和使用上更加有效率。



    2.大事小事都是自己的事 – 待辦清單

    時間管理常有的問題之一 – 對於時間時間掌握的功力不足。「我以為時間還夠」、「我想說沒有這麼多事」,所以最後導致不停的在趕 Deadline 。

    被時間追著跑的朋友,很難保持一個良好的「工作品質」,這樣的工作生活往往過著過著就成了「過勞」,結果工作成績不理想、老闆對你印象不佳,最後窮忙半天還是公司資遣的第一波名單。

    為了避免趕 Deadline、被迫下班的情況,我們要有個認知,在工作上你要當個能人,不要當個好人。簡單說來,能人創造價值,好人完成沒人想做的工作,雖然好人也很重要,但公司不缺的就是好人。

    如果我們想要成為能人,我覺得最簡單的方法就是先成為一個「值得信任」的人,當老闆分配工作的時候,你只要能回答 3 個問題,就是一個值得信任的員工:

  • 正在進行的工作有哪些,哪些已安排還沒進行。
  • 什麼時候可以完成工作。
  • 按時回報工作進度。

  • 信任感是一種「可預期」的感覺,老闆對你的工作進度、工作能力以及完成時間,都在可預期時,自然就會有信任感的產生。關係上同理可證,當老婆清楚你的能力、行程,加上你隨時報備,就知道你變不出什麼花招,當然還有一個前提「沒有說謊」。

    透過一段時間的合作,我們都可以如實回報工作情況及進度,只要你不要能力太差,老闆都會選擇信任你。

    所以大叔議建你,第一件要做的事情就是將工作「寫下來」,並做成清單,加上配合番茄鐘工作法 ,就可以清楚知道目前的工作情況,並對於「未來工作」以及所需要的時間有一定的概念。

    未來你要評估某個任務的排程時,就會更加的精準,未來老闆在詢問工作進度或是交辦工作時,你心中才有個底。

    寫下來除了可以培養對時間的敏感度之外,第 2 個好處就是練習排列優先順序,別讓重要的事情分心,也不會忘掉一些現在不是太重要,但未來很重要的事情。

    關於清單的使用可以參考一書「清單革命」。



    3.用白噪音提高專注力

    如果你已經學會量化時間 、排例任務的順序,接下來推薦你提高單位時間的「品質」,也就是專心一注的能力。

    最容易的作法就是戴上「Helmfon 專注力頭盔」,如果你覺得太高調的話,那用耳機聽聽白噪音就是最好的方法。

    白噪音的研究表示 – 「根據 2012 年美國消費者研究期刊其中一份報告顯示,人在某種程度的穩定噪音下,反而是最能發揮創意及其潛力。」( 連結 )



    4.時間管理四象限

    大概率你可能聽過「時間管理四象限」,也就是將時間管理放入 4 種標籤,就可以簡單地為工作事項分類。

    但出了社會後,你會發現這招好像沒什麼用。手上的工作都很緊急的,差別只在於今天要完成,或是明天才要完成。

    如果你的工作永遠都是「重要且緊急」,事實上你在工作上大概是個「好人」。使用四象限技巧的時候,更重要的事情其實是「學會說不」。

  • 不緊急且不重要的事情 – 不要來。請對自己說:「不要做,這沒有意義」
  • 不緊急但重要 – 每天安排做
  • 緊急但不重要的事情 – 請人解決,有興趣才自己做。
  • 緊急並重要的事情 – 親手來

  • 例如說:「信用卡、水電費帳單」,這類的工作我一律使用自動扣款,老婆叫你買的醬油,請自己買,然後再演一齣再忙都要買油的戲碼。

    重要但不緊急的事,如果和自己無關,應該學習跟對方說「不」,一律先處理自己的事。

    「先刮自己的鬍子。」
    重要不重要
    緊急老闆交代,而且只有我能做的事只有自己能做 – 老婆交待工作
    許多人能做的工作,像是信用卡、水電費帳單,使用自動扣款。
    不緊急健康、理財、關係盡可能不做

    最後你會發現,人生就是一種選擇,我們清楚「什麼是重要的事」,但是隨時都有讓你分心的小事,所以學習時間管理四象限的目的,並不是學會為工作項目分類,而是避免去做那些不重要的雜事,成長更好的自己。



    5. 薯片工作法

    人生有沒有什麼事情一做就停不下來,有的! 當你吃薯片的時候。所以當我們想要幹一件很困難的事情,如果可以將工作的內容,變成一件一件極簡單的小型工作的話,我們就可以像是在吃薯片一般,輕鬆愉快地完成它。

    簡單來說,薯片工作法就是將工作拆解成極小的工作項目,然後一件一件的將它完成。我們要意識到,全世界最偉大的建築也是一塊一塊磚塊拼成。

    最世界最困難的工作,幾乎都被人不斷的簡化,像是汽車的流水線、航空器的模組化,就算是最強大的程式語言,也是由 0 和 1 組成。

    聽說,福特公司應用流水線大大提高高勞動生產率。手工生產時代,裝配一輛汽車要 728 個人工小時,福特的簡化設計縮短生產時間到 12.5 個小時。十二年後,流水線的生產速度已達到了每分鐘一輛車的水平。(更多故事內容)

    所以使用薯片工作法的優點有:

  • 學習拆解工作的能力
  • 提高工作效率
  • 減少工作難度對於專注力的消耗


  • 時間管理軟體及 APP 推薦

  • 番茄時間管理 Google Chrome 插件程式 – Marinara (推薦)
  • Forest 專注森林
  • 白噪音


  • 如何時間管理

    看完時間管理技巧也許你會發現,時間管理的重點在於這兩件事情上:

    時間管理 = 專注 x 選擇
  • 專注 – 提高工作時的效率。無論是簡化工作、量化時間或是提高注意力等,都是為了效率或是讓工作可以堅持下去。
  • 選擇 – 將有限的時間和精神,放在最有意義的事情上。
  • 效率這件事情可以訓練、練習,但困難的是做選擇。



    「時間」其實是一種相對的概念

    在物理上,不同的時空會有不同的時間流動。

    你在臉書或是社群看到朋友們在發出遊、吃美食的照片,羨慕又不是滋味。心想,為什麼他們不用工作,還可以天天在咖啡廳拍照曬美食,難道他們有錢又有閒嗎?

    其實不然,你可能看到別人每天享樂,但是時間是公平的,每人每天都只有 24 小時。每天「努力」工作的你,雖然現在沒有時間享樂,但你將時間投資在「正確」的事情上的話,未來時間帶來的報酬肯定很可觀。

    所以時間對每個人來講都有不一樣的存在,堅持做對的事情,時間才更為珍貴。



    大叔的 Notion 時間管理法

    接下來我們實際使用 Notion 來做個時間管理的計畫表,步驟如下:

  • 使用 3×3 計畫表 – 寫下最重要的 3 件事和 9 個行動。
  • Notion 製作週行事曆
  • 使用清單製作 To Do List
  • 使用番茄時間管理法完成工作內容


  • Step1. 使用 3×3 計畫表

    以大叔為例,人生三大要事:「健康」、「財富」、「智慧」。再將目標方向變成具體的工作內容。

    健康財富智慧
    1每日兩食寫作 – 投資主題冥想
    2運動 90 分鐘投資閱讀
    3晚上2230睡覺經營網站寫作 – 減法生活


    Step2. 安排週行事曆



    Step3. 使用清單製作 To Do List

    接著,我們將今天要做的工作或是已知的工作項目,做成清單,設定一下時間。



    Step4. 接下來我們使用番茄鐘工作法 🍅 ,一步一步來完成今天的目標。

    在 Notion 新增番茄鐘,這樣才方便看。



    更多關於 Notion 的操作教學:

  • 【Notion 基本操作】基本指令工具包- 操作、模版、快捷鍵、下載、字體 1次打包
  • 【Notion 教學】就是要高效學習 成人學生 11 個必會功能 中文化
  • 【Notion Template 模板推薦】 達人都這樣用的 13 種模版教學應用(模板下載)


  • 心得小結

    其實好的時間管理,應該就像是「課表」,對! 就是課表! 像是上課一樣的課表,唯一的差別就是課程上的內容,由我們自己安排。

    假設我們用 Notion 做一個課表,盡可能將時間用好用滿,你可能因為工作效率高、績效好而賺不少錢。

    但你可能體力過度透支,加上生活不平衡而過得不開心。坦白說,那不是時間管理的目的。

    真實的時間管理是將時間分割,安排適當的任務,不重要的、放不進去的,就丟了吧!!

    人生需要學習優先順序,生命有限,精力更有限,某一年我曾經將時間用好用滿,早上 3、4 點起床,每工作 2.5 小時休息半小時,從早上到晚上,然後晚上 9 點睡覺。

    持續好幾個月,那是我產能最高的高光時刻,但卻是我一生最不想回憶的日子。

    最後你一定會很累,然後懷疑自己。因為人生不是只有工作,大家有聽過娜娜嗎?

    「年銷量是別人的10倍!超業娜娜靠四大時間管理術賣出8,800輛車」- Cheers。我怕還沒成為娜娜,就先 Sa Yo Na Na

    總之,提高專注力和善用時間是好事,但老話一句,效率不是人生的目的,透過時間管理做正確的事,才是。




    職涯和時間管理的關係

    回到職場,學習時間管理確實有助於工作的效率,更重要幫助的是「心態」,但工作上更多的問題,其實和工作的「內容」無關,比較多問題是人和人之間的「關係」。

    這類問題我都會歸類到「職癌」問題,而不是「職涯」問題。

    如果你要解決「職癌」,學習職場心理學會比時間管理更為實際。但有時候公司已經是癌末了,它需要的是關懷而不是治療。與其治療它,不如為自己多找到一點生存空間。

    在職涯的時間管理,常常有的 3 種迷失:

  • 專注短期目標,乎略長期的職涯目標 ( 工作目的、工作優先順序 )
  • 沒有及時記錄,不斷的走重復的路 ( 重工 )
  • 花太多的時間在想,而不是做 ( 浪費時間 )



  • 我想到一個故事,愛麗絲夢遊仙境。有一天愛麗絲和媽媽吵架,決定要和男友私奔。

    離家後,有一天他們唱完歌後又到陽明山郊遊,結果在山上迷路了,當年還沒有 Google Map 這麼方便。

    由於迷路又累,愛麗絲就和男友大吵一架,自行下車離去。找不到路的愛麗絲,在一個十字路口的樹上看到一隻穿了長靴的貓,這是很稀奇的事情,於是決定過去問路


    「請問一下」「什麼事情啊!?」

    「為什麼你沒有穿衣服?」「關你屁事!!!」

    「沒有啦,我迷路了。請問現在在哪?」「你要去哪?」

    「我不知道」「如果你不知道你要去哪裡,那麼現在你在哪裡一點都不重要。」




    「職涯」問題的關鍵在於你的目標,每天努力工作是為了成就別人,還是照顧家人。你是為獲得他人的認同,還是得到自己肯定。如果你還沒找到工作的核心價值之前,也許你怎麼選都不重要。

    最後整理一下 –

  • 公司的「職癌」不是你的問題,不知道「職涯」目標在哪就是你的問題。
  • 工作本來就做不完,在有限的時間中完成最重要的事就好。
  • 阻礙你幹大事的是「那些不是重要,但你又很想做的事。」
  • 時間不是用好用好,量化時間,才能管理時間。
  • 休息時間也是管理時間的一環。

  • 目錄:
    【時間管理】減法生活的 5 個時間管理技巧(Notion模版下載)