【年度計畫】5個黃金法則幫你設計出 100%完成的 Notion 高效計畫表-模版下載

年度計畫 - Notion高效計畫表
【年度計畫】是一篇討論如何透過 5個基本理論和 Notion 來建立年度計畫的文章,透過簡單易懂的方式一起和你討論這個主題。 如果正在打算 Make a plan 的話,這篇文章一定可以提供你一點想法,希望你可以花 3 -5 分鐘看完文章,一定對你有所幫助。
更新於 09/08/2021
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【年度計畫】5個黃金法則幫你設計出 100%完成的 Notion 高效計畫表-模版下載

大叔在搜尋「年度計畫」時,第一個出現的是:「一年又過了,年度目標沒達成幾個?10 個問題,為你建立更有目標的 2021」;「年度目標又沒達標」,這是多數人的「痛點」,那為何我們會無法完成目標在獨自懊悔呢? 因為有東西正在扯你後腳!!!!!

聰明的你,有發現嗎? 「拖延怪」正在一步一步毀滅我們的生活,它打算讓我們一蹶不起,最後生活在後悔中。

大叔希望你可以花一點時間了解接下來的內容,內容中大叔會盡力讓它簡短,並希望大家可以學起來並這樣做喔!!

如何設計 2021 的年度計畫,當中的設計流程、設計系統是怎麼做的! 用最簡單而有用的方式讓大家了解。

快看下去吧! 「計畫靠菈喜,努力靠自己。」

去年成果

新的一年怎麼又過了,去年的計畫是否都完成了!? 細點一下,去年我完成的目標。

  • 6 個月完成 77 篇文章
  • 每週去健身房 3-5 次,每次 90 分鐘
  • 工作使用「番茄時鐘法」
  • 搬到台南開始新減法生活
  • 仔細算算其實不少

「拖延怪」好像已經放棄我了,大叔想要跟你分享我的「Notion 高效目標計畫」,以及為什麼我可以堅持的原因。

幫助你完成計畫的 5 個最佳方法

  • 找出核心目標 – 運用 1H3W 黃金法則找到目標
  • 不再犯錯的原則 – 清單
  • 計畫系統化
  • 運用 SMART 原則,讓你的計畫更 Smart
  • 用最潮的數位筆記 Notion 做「年度計畫」

1️⃣ 找出核心目標 – 運用 1H3W 黃金圈法則找到目標

大叔很喜歡強調「目標」的重要性,為什麼目標很重要呢? 在國外旅行的時候,如果有個地方你很想去,最容易的方法就是打開你手機上的 Google Map 然後輸入我們要去的地點! 按下導航,跟著「路線」前進。

所以由於未來就像是一個我們沒去過的城市,而在旅途上我們還需要兩件事情:「目標 」和「路線」。看一下 1H3W 黃金法則是是什麼:

  • WHO ( 身分認同 ) – 如果你有讀過「原子習慣」應該就有聽過身分認同這一個詞,強調你想做什麼不重要,重要的是【你是誰?】,例如:你的目標是:「我要減肥」 → 「我是一個健康且體態良好的人」、「我要戒菸」→「我是個不抽煙的人」
  • WHY ( 核心目標 ) – 再來你要問自己一個問題,為什麼我是 _____ ? 你的動機和熱情是? 對你有什麼好處嗎? 例如:我是個健康的人,因為我深刻的知道健康才是真財富,健康可以繼續追求夢想、健康可以多陪伴我愛的人和愛我的人,所以健康對我非常的重要。
  • WHAT ( 資源、方法 ) – 了解你的動機後,就要開始整理你的手邊資源有什麼,或是上網找資料,例如一樣是減肥,你可以到 Youtube 去找「如何減肥的影片」,去詢問專家的意見,找出可能可以幫助你的選項。再從選項中,找出最適合你的方式,運動或是飲食控制。
  • HOW ( 行為習慣 ) – 找出方式後,就是行動了! 這時候就是建立我們的行動習慣,為了減肥,我們應該要上健身房! 依我們的生活作息來決定運動的次數和強度,並且以每週為一單位來調整你的習慣。

菈喜 設計的 目標同心圓圖

2️⃣ 不再犯錯的原則 – 清單

清單是最簡單而有用的法則,如果你今天要動個手術,你一定會希望醫生可以按照清單上「✅確認手術刀數量正確」,不然會被違反「刀槍管制條例」被警察帶走。

善用清單的專家案例還有 – 航空機師,在飛行前需要依清單訓練 ( 機師在起飛前,必需要檢查清單確認,通常是由副機師朗讀清單項目,而機長確認後會覆誦 ”check” 確認 ) 確認每個細節都沒有問題了,才能起飛。

人再聰明還是會犯錯,不如使用清單做個有智慧的人;清單革命:不犯錯的祕密武器 – 作者: 葛文德

3️⃣ 將計畫系統化

如果吃到壞掉的食物,我們就會拉肚子,所以壞掉食物就是我們的「輸入物」而拉肚子就是「結果」,系統化就是將整個過程變成「可控制」。

使用更科學的方法,來做計畫,而非只是幻想有一天夢想會自己完成。

如果你是個新手,在一開始,設計計畫表不應該太複雜! 但也不能過度簡單。我發現多數失敗的朋友,都會這樣做 –

  1. 定計畫 – 在腦海中決定目標
  2. 沒行動 – 今天下雨,還是在家休息好了。
  3. 好後悔 – 怎麼年底了,我的目標連一半都不到啊!!

大叔來整理一下,這個計畫表出現了什麼問題 –

  1. 定計畫 – 你應該將目標寫下來,並將目標切割成每日、每週的小目標
  2. 真行動 – 試著將每日、每週的目標,真實的完成
  3. 優化目標 – 調整難度、檢討錯誤

所以簡單來看就是「設定計畫 → 真實行動 → 優化過程 → 達成目標」,這就是比較簡單和常見的有系統的計畫表。

本篇是 Notion 高效年度計畫表,所以要再加入幾個「黃金法則」到我們的過程中。

  • 1H3W 黃金圈法則
  • 不犯錯的秘密 – 清單
  • 定時修正和優化過程

▼ 正常流程表的流程圖

▼ 高效流程表的流程圖

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4️⃣ 運用 SMART 原則,讓你的計畫更 Smart

不知道大家有沒有聽過 SMART 原則,由管理學大帥哥 – 彼得·杜拉克 於 1954 年首先提出,如果我們想要有效率的減肥或是完成我們的年度計畫,那就運用 SMART 原則吧,讓你的計畫更 Smart。

SMART 原則是由 Specific (明確)、Measurable (可衡量)、Achievable (可達成)、Relevant (相關)、Time-bound (時限) 組合而成,但這世界沒有萬用的法則,大叔建議你在這個基礎之下,再加入:

  • Specific (明確) + Significant (重要) – 目標不只要明確,也需要「重要」,畢竟一整天真的有空的時間,也許只有一個小時,或是 30 分鐘,將時間投資在最重要的事情上才聰明。
  • Measurable (可衡量) + Meaningful (有意義) – 目標可以量化很重要,但對人來說做「有意義」的事,讓人更有熱情;這也呼應我們的「內部動機」,成為富豪不如做個有影響力的人,改變世界比當個石油大王來的的意義多了。
  • Achievable (可達成) + Actionable (可行動) – 目標需要可以被達成,行動則需要立即可以被執行。如果你設定了一個減肥 10 KG 的計畫,第一步就是坐下來喝一杯「無糖」綠茶,並開始製作你的計畫表。( 計畫表立即可行 )
  • Relevant (相關) + Rewarding (獎勵) – 目標必需要有其關聯性,那完成目標會很開心,但有個獎勵讓人更有動力。
  • Time-bound (時限) + Timely (及時) – 年度目標的時限就是 12 個月,而愛情的時限就是 1 萬年!? 就算愛情和鑽石一樣持久,但是我也希望(立即)就可以和你在一起。

菈喜 設計的 Smart 原則

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#2 【 Notion 筆記 】讓 Notion 提升撰寫 WordPress 文章速度 不但簡單更美觀
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5️⃣ 用最潮的數位筆記 Notion 做「年度計畫」

「想要夢想成真? 寫下來」,研究證實,把目標「寫下來」比起「放在心裡」未來成就高了 10 倍。所以在學校的時候,成績較好的同學,筆記一本比一本厚,寫下來不但加重大腦的負擔,也強化了記憶力和理解力。

但是生活不是只在教室上課,我們很難隨身都帶著筆記本和筆,但是隨時都可以用手機來做筆記! 推薦你使用 Notion 筆記軟體來做你的年度計畫,Notion 還有網頁和電腦版本。

不過你知道 Notion 怎麼用嗎? 接下來將分享「如何使用 Notion 高效計畫表?」

首先 Notion 是什麼?

它是現在矽谷最火紅的數位筆記軟體,整合了許多我們常用的辦公軟體,也內建了很酷的功能,讓我們很輕鬆的管理工作的進度,整理開會內容,分享檔案和討論專案。

年度計畫 notion

反正它是免費的,立即當一個最潮的數位人。<Notion 下載連結>

#1 Notion Database 教學全攻略 – 15 分鐘學會 10 種最強功能和免費模版下載
#2 Notion Evernote 比較 | 你應該要選用 Notion 做筆記的10個理由
#3 【在家工作】適合學生小資上班族的最佳8種網路賺錢方法

運用 Notion 作出今年度的計畫表 ( 高效目標計畫表 )

Notion_app_logo

接下來我們要運用上面講述的 5 種黃金法則,來幫助我們建立計畫表;基本上我們為會分成 5 步驟 –

  1. 用 1H3W 寫下核心目標
  2. 用 Notion Databese 製作行動行事曆及回饋表
  3. 製作確認清單和加入 SMART 原則
  4. 設定調整時間
  5. 計畫開始

1️⃣ 用 1H3W 寫下核心目標

設定目標的過程,你可能會經歷多次的思考和修正,所以在 “HOW” 行動上,應該以「最小可行」行動為最高原則,也就是設定立即可行的行動來達成目標。

就像是蓋房子一樣,設下明年要完成,同時也要求明天要砌上 100 塊的磚頭。

這方法也呼應 SMART 原則的即時( TIMELY ) 和可行動 ( Actionable )。

大叔用減肥做為例子,如果是我會怎麼運用 1H3W 寫出計畫表。

▼用身分認同取代目標建立

WHO目標 ( 多數人的做法 )身分認同 ( 推薦 )
用身分認同取代目標建立我要減肥我是健康並體脂 14% 的大叔
WHY動機內在動機外在動機
將動機分為 – 內在動機、外在動機變好看、交女友更健康、自信穿衣服好看
讓更多人喜歡自己。
WHAT做法內部心態外在行為
內外都要兼顧,才是聰明作法。節食、運動培養學習性的成長心態飲食控制
有氧運動
HOW行動為內部而設計的行動為外部而設計的行動
像是做實驗一般,為自己找出最佳解。晚上不吃澱粉
一周運動 3 次
.每天為體重做記錄、每個月調整菜單或是目標。
.更具體的行動 – 由小行為開始,失敗也沒關係,加上鼓勵更有動力。
.每天慢跑 20 分鐘。
.168 空腹 16小時進食 8小時,晚上不用餐。
.每個週未獎勵自己吃一次大餐。

在減法哲學中,生活最重要的是「平衡」,所以「享受生活」和「達成目標」,就像是我們的左腳和右腳,少一邊就會不穩,前進也很困難。

假設有一群人,每天遊山玩水享受人生,但是金山銀山爸爸當靠山,有一天也會花光光,整天渾渾噩噩的缺乏夢想和想做的事,每天晚上夜深人靜的時候,只留下內心的空虛。

另一群人,每天為工作勞心勞力,投入所有的金錢、時間去做事業、追求夢想,等到老了、退休想要享受了,才發現自己沒有健康,更沒有心情去玩了。

如果可以選擇,你想過哪一個人生??

都不想吧,人生不應該非黑即白,別這樣!

在開始訂下你的計畫前,希望你可以先理解一個概念 – 用全力跑的人,死得比較快;當你拿出吃奶全力跑的時候,可能跑一兩百公尺你就累了。

生活也是,如果你拿全部的時間、精神在某件事情上,不論你再喜歡它,當它成為消磨你精力、體力的一環後,終就需要長時間的休息。

所以「年度計畫」除了要設下可完成的目標外,安排「休息」時間,也很重要,所以每週安排一次獎勵自己,例如 – 吃夏慕尼。

2️⃣ 用 Notion Databese 把「行動」製作成行事曆

再來我們要把「具體行動」做成一個行事曆表;所以大叔要先新增一個 Database (Calendar view)。

菈喜偷吃步 – 你只要打上 “/calendar” 就可以選擇我們要的 Databese – Calendar -Inline。

年度計畫 Notion Databese

再來,將「行動」輸入到行事曆上,這樣你就可以完整地看到本月目標任務。

有了計畫表,也可以應用 Notion 內建的功能,來為任務做統計,這樣就可以知道任務的完成率。

一樣使用 Notion Database 功能來製作,在行事曆上的「瘦身計畫」旁邊有個下拉選單,點擊後可以找到 ” Add a view ” ,然後在空格打上「瘦身計畫 Table 」並選擇 ” Table “。

你應該可以看到 Notion Database 正在轉圈圈;等一下就會出現 “Table view”

表格的下面,你可以以選擇 “Percent ckecked” ,來統計你的 Check List 的完成率。我們來看一下影片,怎麼操作,會比較容易了解大叔在說什麼。

有了這個表格,相信你可以很快速、有效的「新增」、「管理」和「統計」 你的目標計畫。

菈喜偷吃步 – 讓頁面同時出現兩種不同的 Database view 例如:「行事曆」、「Table View」。 使用指令”/create linked database” 並輸入 Database 名稱,像是範例中的「瘦身計畫」。

一開始的時候,計畫表肯定會有一些問題,不是這麼好用,所以初期改來改去很正常,重點是要找出合適自己的方式。

3️⃣ 製作確認清單和加入 SMART 原則

在 Notion 上做出清單並不是什麼難事,但計畫清單的重點是為了確認「行為是否符合原則」。

所以在清單上,我們會輸入的是:「好問題」;例如:我們先輸入 SMART 原則

  • 囗 行為是否 Specific (明確)
  • 囗 行為是否 Measurable (可衡量)
  • 囗 行為是否 Timely (及時)
  • 囗 行為是否 Actionable (可行動)
  • 囗 行為是否設有 Rewarding (獎勵)
  • 囗 目標是否 Meaningful (有意義)
  • 囗 目標是否 Achievable (可達成)
  • 囗 目標之間是否 Relevant (相關)
  • 囗 目標及行為是否 Time-bound (時限)
  • 囗 目標是否 Significant (重要)

如果你最近讀了原子習慣,也許你可以加入:

  • 囗 是否和身分認同牴觸
  • 囗 在習慣後新增新習慣

如果你最近有讀富爸爸窮爸爸,也許你可以加入:

  • 囗 目標會是資產嗎?
  • 囗 行為可以產生現金流嗎?

OKAY! 總之這是用來提醒我們的思考工具,畢竟我們都是平常人,而且連機長和醫生都在使用了,越忙的人越應該要「重度使用」,因為犯錯的成本太高。

⬇將 CheckList 放在新增任務的旁邊

4️⃣ 設定調整時限並開始執行

我們在要調整的時間點,新增一個任務 “調整年度計畫”;

菈喜偷吃步 -輸入 ‘任務名+空格+@remind 2021/01/31’ 這樣就可以省下設定的時間,在 1 月 31 號這天 Notion 會提醒你。

年度計畫

為了不漏接重要的提醒,建議你打開 Email notification ,推播加電子郵件更加安心。

左上角下拉選單 → Setting → My Notifications 將 Email notifications 打開,這樣時間到了就會寄一個通知信給你。

notion Email notification

打開 Email 通知後,大叔收到一封 Notion 寄出的 Email Remind ;通知我要去參加「羅志翔」的 Party !!

最後關於年度計畫的提醒

文章中,大叔主要想教大家如何來設計年度計畫;順便教大家如何操作 Notion 來作 2021 年的計畫表。

其實這世界沒有一套方法可以適用任何人,但是你可以藉由練習和實踐,慢慢找出最適合自己的計畫表,請別忘記做計畫的目的是為了「達成目標」。

別讓計畫成為筆記流水帳,有時候慢慢走,會更快達到目的地,所以設定簡單可以執行的最小可行方案,非常實用分享給大家。

如果你對 Notion 有興趣的話,可以看看我的【Notion 教學文章】

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【Notion 教學】數位筆記軟體推薦 大叔中文版教學 11個必懂功能
【Notion API】愛就是什麼都可以串在一起 3種 API 愛的表現

大叔希望你會喜歡我的文章,很期待你與我分享你看完文章的想法,如果不麻煩的話,你可以留言或是到 Instagram 私密大叔,讓我可以認識你。祝你 2021 新的一年,快樂自在又健康! 最好有錢又有閒。

菈喜大叔 - 減法生活提案

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8 則留言

  1. 剛好最近公司主管讓我們寫今年度的目標與計畫,謝謝版大分享年度計畫產出步驟與工具,趕緊來用用看!

  2. 拖延真的是一個很可怕的壞習慣 很多東西就這樣拖著拖著就過去了 非常感謝版主分享這些實用的方法 大推

  3. 我真的很喜歡simon sinek的黃金圈法則,我記得她最近好像又出中文版的一本書叫無限賽局,這本書也超級推薦,他真的超厲害的,黃金圈推

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