我的 Notion 記帳系統怎麼運作？月度 SOP 與 3 個設計原則（2026）

記帳這件事，大多數人都失敗過。

不是因為懶，也不是因為不自律。是因為記帳的工具設計，從一開始就太複雜。

我自己試過 5 種記帳 App，沒有一個撐過 3 個月。後來改用 Notion 設計一套自己的記帳系統，到現在已經穩定跑了 18 個月。每天不用追蹤每一筆，每月只花 30 分鐘月結。但每個月底，我都很清楚自己的錢去哪了、預算超支多少、下個月要調哪裡。

這篇要分享的，不是另一個 Notion 模板教學。是我用減法生活的角度，重新設計過的一套「能持續」的記帳系統。

如果你之前記帳半途而廢，這套方法可能比較適合你。如果你是 Notion 初學者，這套架構也夠簡單，1 小時就能複製。

關於整體理財順序，可以先看 年輕人該先存錢還是先投資？從零存款到第一桶金的起步指南，再回來看記帳怎麼做。

先看結論：5 個重點先講

如果你只想看結論，這 5 點就是核心。

① 記帳要簡單到能堅持，不是完整到能炫耀。能跑 18 個月的 60 分系統，勝過跑 3 週的 90 分系統。

② 不需要追蹤每一筆。每月月底花 30 分鐘對信用卡帳單 + 銀行記錄，比每天記每一筆有效 10 倍。

③ 月結 1 次就夠。記帳的價值在月底覆盤，不在過程追蹤。

④ 用「收支類別」不是「逐筆明細」。腦袋記得住 5-7 個類別的總額，記不住 200 筆明細。

⑤ Notion 比記帳 App 好的 1 個原因：可以自訂、可以連結筆記、可以加自己的覆盤欄位。記帳 App 永遠是別人設計的邏輯，Notion 是你自己的。

為什麼大多數記帳都失敗？

我用過 Money Lover、MoneyBook、記帳城市、CWMoney、Excel 表格。每一個都試過 1-3 個月，每一個都半途而廢。

後來我才發現，問題不是工具，是設計邏輯。

問題 1：過於追求完整

記帳 App 預設你會記每一筆。早餐 65 元、捷運 20 元、午餐便當 110 元、下午茶飲料 55 元。一天記 6-8 筆，一週 40-50 筆，一個月就是 200 筆以上。

連續 3 天忘記記，就要花 30 分鐘補。補完發現對不上信用卡帳單，再花 30 分鐘對帳。第 4 週就放棄了。

完整不等於有用。有用的記帳，是讓你看得到自己錢的流向，不是把每一筆都釘在表格裡。

問題 2：太多分類

打開 Money Lover，預設給你 30 個分類：餐飲、交通、購物、娛樂、醫療、教育、房租、水電、保險、投資⋯⋯每筆都要選分類。

選分類本身會消耗決策力。一杯星巴克算「餐飲」還是「娛樂」？跟同事吃飯算「餐飲」還是「社交」？每次選都要想 3 秒，每天 10 筆就是 30 秒，一個月 15 分鐘純浪費在分類上。

分類越多，越容易卡住。卡住就會延遲記帳，延遲就會忘記，忘記就會放棄。

問題 3：沒人回頭看

記了一年的帳，你真的有打開來看過嗎？

大多數人記完就忘了，App 裡躺著 2000 筆消費明細，但從來沒回頭看「我每月平均花多少在吃飯」「我去年最大的非必要消費是什麼」。

記帳的價值不在「記」，在「覆盤」。沒有覆盤的記帳，就是把時間倒進一個黑洞。

問題 4：不能持續

最關鍵的問題：能跑 3 個月的記帳法，跟能跑 3 年的記帳法，差距非常大。

3 個月看不出消費模式，看不出年度趨勢，也看不出你的財務體質有沒有在改善。3 年才能告訴你「我這 3 年的吃飯開銷，從每月 8000 降到 5500，存款多了 30 萬」。

能持續的系統，永遠比完美的系統有價值。

關於這個觀點，可以延伸閱讀 記帳總是半途而廢？問題在方法太複雜，跟自律無關，講的是同一件事的另一個切角。

簡法生活記帳的 3 個原則

我設計這套 Notion 系統時，先確定 3 個原則。原則不變，工具怎麼換都不重要。

原則 1：減法優先，先決定「不記什麼」

傳統記帳教你「什麼都要記」。我的方法相反：先決定不記什麼。

我不記：

• 100 元以下的小額消費（早餐、飲料、零食）
• 固定支出（房租、訂閱、保險，這些一年只設定 1 次）
• 信用卡每一筆（直接看月結單的類別總額）

我只記：

• 500 元以上的非必要消費（讓我會猶豫的那種）
• 每月固定收支的總額
• 月底覆盤時補上的反思

這樣每天平均 0-2 筆，一週可能 5-8 筆。輕到不會放棄。

減法在這裡的意思是先決定不記什麼，而不是逼自己記得更完整。

原則 2：月結 1 次，不追蹤每筆

我把記帳的「即時追蹤」改成「月結覆盤」。

每月最後一天，我打開信用卡 App 跟銀行 App，花 30 分鐘做 4 件事：

① 把各信用卡的類別總額，填到 Notion「月度收支表」
② 對照「預算 vs 實際」表，看哪一類超支
③ 在「月底儀式」頁面寫 3 句覆盤（這個月買得最值得的是什麼？最後悔的是什麼？下個月要調哪裡？）
④ 把固定支出表更新，如果有新訂閱或停用的訂閱

30 分鐘搞定一個月。比每天記帳 5 分鐘 × 30 天 = 150 分鐘，省 5 倍時間。

而且因為是月底一次性看，比較容易看出 pattern。「我這個月外食 12000，比上個月多 4000」這種訊號，每天記反而看不見。

原則 3：覆盤比追蹤重要

記帳的真正目的，不是知道「錢花到哪」，是知道「我為什麼這樣花」。

每月覆盤時，我會問自己 3 個問題：

• 這個月哪一筆消費最值得？（為什麼？要不要再買？）
• 這個月哪一筆消費最後悔？（為什麼會買？怎麼避免？）
• 下個月要調整哪 1 個類別？（不貪心，只調 1 個）

這 3 個問題比任何分類總額都重要。它把記帳從「會計工作」變成「自我觀察」。

這一步做久了，記帳會從記錄變成消費覺察，月底那幾個問題就是在練這件事。

減法記帳跟傳統記帳差在哪

兩種都在「記」，但底層假設不一樣。

傳統記帳用力，減法記帳省力。省力的方法才跑得久，跑得久才會變成秩序。

我的 Notion 記帳模板：5 個資料庫結構

我的整套系統只有 5 個資料庫。每一個都有明確的職責，沒有重複。

下面分別講每一個。

H3 月度收支表

這是核心。每月 1 row，記錄當月的「類別總額」。

欄位設計：

只 5-7 個類別。比 App 的 30 個少 4 倍，但完全夠用。

填法很簡單：月底打開信用卡 App，看「本月分類消費統計」，把對應的金額填進去就好。不用對每一筆。

關於儲蓄率該設多少，可以看 月薪3萬怎麼存錢？小資族每月先留1萬的做法拆解。

H3 預算 vs 實際

這個表跟「月度收支表」連動，但目的不一樣。

月度收支表是「事後紀錄」，預算 vs 實際是「事前約定」。

欄位設計：

「狀態」欄位用 formula 自動判斷：超支 -10% 顯示 🔴，達標範圍內顯示 🟢，省了 10% 以上顯示 ⭐。

預算不是用來綁住自己，是用來給自己訊號。連續 2 個月飲食超支，就知道要調整預算（不是調整自己）。預算要符合真實生活，不是用來懲罰。

H3 固定支出表

這個表只記「每月一定會發生」的支出。設定 1 次，半年檢查 1 次。

這個表的價值，是讓你看到「光是訂閱就花 555 元/月」這種隱藏支出。

每半年我會打開這個表，看哪些訂閱已經 3 個月沒用了。Netflix 我去年看 6 部，平均一部 780 元。停掉。

訂閱費是現代人最容易漏記的支出。一個一個小，加起來會嚇到。

H3 變動支出（選用）

這個表是給「會猶豫的消費」用的。500 元以下我不記，500 元以上我會記。

「值得嗎？」欄位月底填，不是當下填。當下都覺得值得，過 2 週才看得出後悔。

這個表的用途，是覆盤時直接看 🔴 的那幾筆。連續 3 個月都有 🔴 衝動消費 → 下個月加 24 小時冷靜期規則。

H3 月底儀式

這是整套系統的靈魂。沒有這一頁，前面 4 個表都只是會計帳本。

每月最後一天，我開一個 Notion 頁面，回答 3 個問題：

2026 年 6 月 月底覆盤

Q1. 這個月買得最值得的是什麼？為什麼？
→ 設計師椅子。雖然貴，但解決了背痛，影響工作時數跟心情。每天用 8 小時，攤平 2 年下來，一天不到 12 元。

Q2. 這個月買得最後悔的是什麼？為什麼？
→ 那副 2400 的耳機。為了優惠倒數買的，但用了 2 次就放著。下次遇到「限時優惠」標題，先放購物車 3 天再看。

Q3. 下個月要調整哪 1 個類別？
→ 飲食。連續 2 個月超支 1200+，下個月外食預算從 6000 調到 7500（接受現實），但開始記錄外食次數，看能不能週末多自己煮 1 次。

3 個問題，5 分鐘寫完。但回頭看一年 12 次的記錄，會看到自己消費的成長軌跡。

跑順之後可以再加兩題，一年後回頭看，這兩題的答案通常比金額更有用：

• 這個月最讓我意外的是哪一筆？ 不是金額最大的那筆，是看到數字時心裡冒出「我有花這個嗎」的那筆。意外的地方就是盲點。
• 有沒有反覆出現的模式？ 每週五晚上的外送、每月初的衝動購物、每次跟某個朋友見面之後的補償消費。模式不批判，只記錄，記三個月就會看到結構。

為什麼用 Notion 不用 App

Notion 有一個記帳 App 永遠做不到的事：可以連結到你的其他思考。

我的「月底儀式」頁面，會連結到當月的日記、當月看的書、當月做的決定。每月覆盤財務時，順便看到自己的生活脈絡。

「為什麼這個月外食特別多？」翻日記發現，是因為工作專案趕，連續 2 週加班，沒時間煮飯。問題不是飲食預算，是工作節奏。

App 永遠是別人的邏輯，Notion 是你自己的系統。

詳細的工具選擇比較，看 為什麼不用複雜理財工具，改用 Notion 做生活型記帳。Notion 的基礎用法見 Notion 教學：用記帳資料庫做個人財務管理系統。

怎麼用？月度操作 SOP

整套系統的操作節奏，一年只有 12 次。每次 30 分鐘。

月初（1 次，5 分鐘）

月初我做 1 件事：在「預算 vs 實際」表開新的一列，填這個月的預算。

預算怎麼定？前 3 個月用「月度收支表」的平均值。第 4 個月開始可以微調，但每月只調 1 個類別。

月中（不做事）

中間 28 天，我不做任何事。

如果有 500 元以上、會猶豫的消費，記到「變動支出表」。沒有就沒有。

不主動追蹤，不每天記帳。記帳的存在感越低越好。

月底（1 次，30 分鐘）

月底是真正動手的時候。流程：

① 打開信用卡 App + 銀行 App（5 分鐘）
看本月分類消費統計，把 5-7 個類別的總額抄下來。

② 填月度收支表（5 分鐘）
打開 Notion 月度收支表，新增 1 row，填入收入、各類別支出、總支出。Formula 會自動算淨儲蓄、儲蓄率。

③ 更新預算 vs 實際（5 分鐘）
把「實際」欄位填入。看 🔴🟢 標記，連續 2 個月 🔴 的類別下個月要處理。

④ 檢查變動支出表（5 分鐘）
給這個月的 500+ 消費填「值得嗎」評分。看有沒有 🔴 衝動消費 pattern。

⑤ 寫月底儀式（10 分鐘）
回答 3 個問題：最值得、最後悔、下月調整哪 1 個類別。

⑥ 每半年做 1 次：清理固定支出表
6 月跟 12 月，打開固定支出表，檢查每一筆訂閱還在用嗎。沒在用就停掉。

整套流程 30 分鐘，一年 6 小時。換來：

• 知道自己每月真實開銷
• 看到消費 pattern 的變化
• 每月微調 1 個地方，一年累積 12 個調整

關於整體的記帳哲學，可以延伸看 2026 記帳指南：從「不知道錢去哪了」到「每一塊錢都有去處」。

常見問題

幾個我常被問到的細節。

不追蹤每筆，會不會漏掉很多？

會漏掉，但漏掉的都是不重要的。

100 元以下的早餐、飲料、零食，加起來一個月可能 3000-5000。聽起來不少，但它們是「生活摩擦成本」，記不記都改變不了什麼。你不會因為知道一個月喝了 28 杯飲料就少喝，但會因為看到「飲料訂閱年費 6720」就停掉。

抓大放小。500 元以上的影響你會改變行為，100 元以下的不會。

分類要不要更細？

不要。

我試過分到 15 類（飲食再細分早餐、午餐、晚餐、外食、外送），結果一個月後就放棄。腦袋記不住 15 個類別的預算範圍，每次選分類都要想 3 秒。

5-7 個類別是極限。寧可粗一點記得住，不要細到放棄。

如果某個類別超支讓你想細看，就那一個類別細看（例如把「飲食」拆成「外食 / 自己煮」追蹤 1 個月看 pattern），但其他類別維持粗分類。

信用卡分期付款怎麼算？

我的做法：用「現金流入支出」算，不是「應計入支出」算。

例如分 12 期買筆電 36000 元，每月扣 3000。我每月就在「其他」類別記 3000，連續 12 個月。

這樣的好處是：實際看到每月現金流出，而不是一次性記入造成單月支出爆增。對「儲蓄率」的判斷比較準。

收入不固定怎麼設預算？

自由工作者或副業的收入會浮動。我的做法是用「保守值」設預算。

收入欄位用「過去 6 個月的最低月收入」當預算基準。預算的支出總額不能超過這個保守值。

超出保守值的月份，多出的錢直接進儲蓄帳戶，不進當月可花用的池。這樣不管月收入高低，每月可用支出穩定。

關於收入波動的處理，可以看 個人接案收據怎麼開？二代健保補充保費、扣繳與實收金額整理。

結婚或同居，要不要兩人合記？

兩人合記要先決定「合記什麼」「分記什麼」。

我建議：共同支出（房租、水電、共同採購）合記在一個共用 Notion，個人支出（個人消費、興趣、學習）各自記。

不要全部合記，會吵架。也不要全部分記，會錯過共同財務狀況。

跟記帳 App 比，Notion 真的比較好嗎？

不一定。

如果你喜歡每天記每一筆、看 5 顏 6 色的圖表、用手機在便利商店結帳完就記、不在意自訂彈性 → 用記帳 App 比較適合。

如果你想要：少記、月結、能連結到其他思考、能自訂規則、能跑 3 年以上 → Notion 比較適合。

工具沒有絕對好壞，看你的「記帳目的」是什麼。

跟 Money Lover / MoneyBook / 記帳城市 比較

如果你還在猶豫要不要從 App 換到 Notion，這個表幫你判斷。

選擇邏輯：

• 想要全自動同步銀行帳戶 → MoneyBook（台灣銀行支援度最好）
• 喜歡視覺化圖表 → Money Lover
• 想用遊戲化方式記帳 → 記帳城市
• 想要可持續、可自訂、可整合的系統 → Notion

我自己用 Notion，因為它能跟我其他的筆記系統整合。但如果你的目的純粹是「記帳」，App 可能更省心。

FAQ

幾個進階問題。

Q1. 完全沒記過帳的新手，第一個月該做什麼？

不要急著設預算。

第 1 個月：什麼都不要做，月底打開信用卡 App 看分類總額，填到月度收支表。就 1 個動作。

第 2-3 個月：繼續只填月度收支表。累積 3 個月的數據，找出你的平均值。

第 4 個月開始：用前 3 個月平均值的 90% 當預算，啟動「預算 vs 實際」表。

從零到完整系統，花 3 個月慢慢長出來。不要一次到位。

Q2. 這套系統適合年收入多少的人？

從月薪 25K 到月薪 200K 都適用。

差別在於「類別劃分」跟「覆盤深度」，不在系統本身。

月薪 25K：類別越少越好，預算重點是「飲食 + 居住」兩大塊。
月薪 100K+：可以多 1 個「投資」類別，把每月投入的金額追蹤起來。

關於投資的順序，可以看 先投資能力還是先投資資產？收入還不高時的順序建議。

Q3. 用 Notion 記帳有資料安全疑慮嗎？

Notion 是雲端服務，所有資料存在 Notion 的伺服器。

我的建議：

• 不要在 Notion 記銀行密碼、信用卡完整卡號、社保資料
• 只記金額跟類別，不記帳戶餘額（餘額看銀行 App 就好）
• 定期匯出備份（Notion 有 export 功能，匯成 CSV 存本機）

我用了 18 個月沒踩過坑，但謹慎一點不會錯。

Q4. 緊急預備金、儲蓄、投資要分別記嗎？

要，但不是在記帳系統裡記。

記帳系統管「現金流」（每月進來多少、出去多少）。資產配置管「存量」（總共有多少、放在哪裡）。

我另外有一個 Notion 頁面叫「淨資產表」，每月底更新一次。記錄：

• 緊急預備金帳戶餘額
• 一般儲蓄帳戶餘額
• 投資帳戶總值
• 負債（如有）

兩個系統分開，邏輯比較清楚。

關於緊急預備金的金額，可以看 緊急預備金要存多少？先存到能喘氣，再談投資。

Q5. 用了這套系統，多久會看到效果？

3 個月看到消費 pattern，6 個月看到行為改變，12 個月看到財務體質改善。

3 個月：你會發現「原來我每月飲料花這麼多」這種驚訝。
6 個月：你會主動調整某些消費（停掉沒用的訂閱、減少衝動購物）。
12 個月：儲蓄率會自然上升 3-8 個百分點。

不是因為這套系統有魔法，是因為「看見」本身就會改變行為。記帳的價值，從來不是省錢，是看見。

Q6. 我可以下載這個模板嗎？

可以下載，但先講清楚差別，免得你打開發現跟文章對不上。

這篇寫的是我自己在跑的版本，5 個資料庫。免費模板是精簡過的入門版：財務目標、月預算、每日記帳，加一個總覽頁。核心的月結節奏一樣，但少了固定支出表跟變動支出表。

我的建議是先用入門版跑兩個月，真的有需要再照這篇加後面兩個表。一開始就開 5 個，多數人第三週就不想開了。

模板在這裡：Notion 免費記帳模板下載。

結語：能持續的記帳，才是好記帳

這 18 個月我學到最大的事：能跑下去的系統，永遠比完美的系統有價值。

我之前用的記帳 App 都比這套 Notion 系統「強大」很多。功能更多、自動化更完整、圖表更漂亮。但沒有一個我撐過 3 個月。

簡單的工具能跑 3 年，複雜的工具撐不過 3 週。

記帳不是會計工作，是自我觀察。錢的流動，是你價值觀的鏡子。每月花 30 分鐘看這面鏡子，比每天花 5 分鐘記錄重要。

如果你之前記帳半途而廢過，不是你的問題，是工具邏輯的問題。換一套能跑下去的系統，從這個月底開始。

關於整體理財順序的鋪陳，回到母篇 年輕人該先存錢還是先投資？從零存款到第一桶金的起步指南 看完整地圖。