Notion Database 教學：建立資料庫、Property 與 View 的完整入門

Notion Database 是一組結構相同的頁面。每一列都是一個可以繼續寫內容的 Notion Page，Property 負責記錄狀態、日期、分類與負責人，View 則把同一份資料用表格、看板、日曆或圖表呈現。

新手最穩的做法，是先建立一個 Database、五到六個必要 Property，以及三個每天真的會看的 View。資料有累積後，再加入 Relation、Formula、Chart 或自動化。

Notion Database 和一般 Page 差在哪？

例如，一篇旅行計畫使用 Page 就夠；如果你要管理十個國家的住宿、預算、日期與訂房狀態，就適合 Database。

還不熟悉一般頁面，可以先看 Notion 頁面建立與編輯教學。

建立 Database 前先回答三個問題

① 每一筆資料代表什麼？

它可能是一篇文章、一個任務、一位客戶或一筆支出。不要把不同粒度的東西塞進同一個 Database。

② 你之後要用什麼條件找它？

會用狀態找，就需要 Status；會用日期找，就需要 Date；會依負責人分工，就需要 Person。

③ 看完這筆資料後要做什麼？

資料庫應該協助下一個動作。若某個欄位不影響判斷、搜尋或統計，可以先不建立。

如何建立第一個 Notion Database？

官方目前提供幾種方式：

1. 建立新頁面，在 Get started with 選擇 Table。
2. 在既有頁面輸入 /database。
3. 選擇 Build with AI，描述要管理的資料。
4. 選擇 Suggested template。

建立後先加入三筆真實資料，再調整 Property。不要在完全沒有資料時設計十幾個欄位，因為你還不知道哪些真的會用。

官方說明：Intro to databases

新手先建立哪六個 Property？

以下是一套適合任務、內容與專案的最小配置：

個人使用時可以先拿掉 Person；不需要外部連結時可以拿掉 URL。Property 的完整類型與使用時機，可接著看 Notion Database Property 教學。

Select 和 Multi-select 怎麼選？

一筆資料只能屬於一個主要類別時用 Select，例如文章類型。需要多個標籤時才用 Multi-select。

標籤太多會讓 Filter 難以維護。先限制在少數固定選項，比每次想到新詞就新增標籤更容易管理。

Notion Database View 怎麼選？

View 不會複製資料。它只是改變同一份資料的顯示方式、Filter 與 Sort。

Notion 目前也提供 Form、Map 與 Feed 等形式。新手先用 Table、Board、Calendar，已經能處理多數需求。

官方說明：Views, filters, sorts & groups

如何新增與設定 View？

1. 打開 Database。
2. 選擇 Database 名稱或現有 View 旁的 +。
3. 選擇 View 類型。
4. 命名後建立。
5. 設定顯示的 Property、Filter、Sort 與 Group。

每個 View 都可以有自己的設定。例如「本週任務」只顯示七天內且尚未完成的資料；「已發布文章」只顯示狀態為已發布的內容。

View 建幾個才合理？

先建立三個：

1. 全部資料。
2. 現在要處理的資料。
3. 已完成或封存的資料。

新 View 能明確省下重複篩選時間時，再加入日常流程。

Filter、Sort、Group 怎麼分工？

複雜篩選可以看 Notion Filter 與 Sort 完整教學。

Relation、Rollup 與 Formula 什麼時候才需要？

先確定單一 Database 已經穩定使用，再考慮進階功能。

• Relation：連接兩個 Database，例如客戶與專案。
• Rollup：從 Relation 統計資料，例如某客戶的專案總金額。
• Formula：依 Property 計算或產生顯示結果。

如果只是為了做漂亮報表而加入關聯，維護成本通常會大於價值。先確認這個結果會影響決策，再建立。

可以讓 AI 幫我建立 Database 嗎？

可以。Notion 建立 Database 時可使用 Build with AI，描述資料、必要欄位與 View。

範例：

建立一個內容排程資料庫。
每筆資料代表一篇文章。
需要標題、狀態、發布日期、內容類型和網址。
建立全部內容、本週待發布、已發布三個 View。
不要建立 Relation 與 Formula。

AI 適合產生第一版。建立後仍要檢查 Property 類型、狀態名稱與 View 的 Filter，避免生成一套看起來完整但日後沒人維護的系統。

團隊共用 Database 要注意什麼？

Can edit content 可以讓成員新增與修改資料庫頁面，但不能變更 Property、View、Filter 或 Sort 結構。這很適合讓團隊更新內容，同時降低誤改資料庫架構的風險。

你也可以鎖定 View，避免日常使用時不小心改掉欄位與篩選條件。權限仍應搭配 Workspace 與 Teamspace 設計，可以參考 Notion Workspace 設定教學。

常見問題

Notion Database 是試算表嗎？

外觀看起來像試算表，但每一列都是完整頁面，也能用 Board、Calendar、Gallery 等 View 顯示。大量數值運算仍適合 Excel 或 Google Sheets。

一個 Database 應該建幾個 View？

新手先用三個：全部、目前處理、完成封存。等到新 View 能明確省下篩選時間，再增加。

Database 越用越慢怎麼辦？

先減少不必要的 View、Formula、Rollup 與顯示欄位，再檢查是否載入太多圖片或關聯資料。完整排查可看 Notion 資料庫很慢怎麼辦。

Database 可以用 API 自動新增資料嗎？

可以。需要先建立 Integration、授權資料庫，再透過 API 建立或查詢頁面。入門可看 Notion API Token 教學，查詢範例則看 Notion API Database Query 教學。

參考資料

• Notion：Intro to databases
• Notion：Database properties
• Notion：Views, filters, sorts & groups
• Notion：Chart view and dashboards

資料核對日期：2026 年 7 月 24 日。Notion 持續增加 View 與 AI 功能，實際名稱與方案限制以官方文件為準。