Notion Workspace 怎麼設？2026 工作區建立、切換、邀請與刪除教學

Notion Workspace 是放置頁面、資料庫、成員、權限與方案的最上層容器。個人使用通常一個 Workspace 就夠；需要把不同部門分開時，先用 Teamspace 管理，不要每個專案都新建 Workspace。

最容易忽略的是：Notion 的付費方案以 Workspace 為單位，不是整個帳號一次升級。 建太多 Workspace，內容會分散，也可能讓團隊重複付費。

Workspace、Teamspace、Member、Guest 差在哪？

這四個名詞先分清楚，後面的權限才不會亂。

如果只是要讓客戶查看一個專案頁面，通常使用 Guest 即可。把每位外部協作者都加入 Member，除了權限太大，也可能影響帳單。

需要更細的 Teamspace 設定，可以接著看 Notion Teamspace 權限與邀請完整教學。

什麼時候需要建立新的 Workspace？

適合建立新 Workspace 的情況：

• 個人資料和公司資料需要完全分開。
• 兩個組織由不同管理者、帳單與安全政策管理。
• 法規或客戶合約要求資料隔離。

不需要建立新 Workspace 的情況：

• 只是新增一個專案。
• 只是想把行銷和業務分開。
• 只是想做一套新的資料庫。
• 只是想邀請一位客戶看特定頁面。

後面這四種情況，用 Page、Database、Teamspace 或 Guest 就能處理。

如何建立新的 Notion Workspace？

官方目前的建立路徑如下：

1. 打開左上角的 Workspace switcher。
2. 找到要使用的 Email，選擇右側 •••。
3. 選擇 Join or create workspace。
4. 若畫面顯示可加入的組織，往下找到 Create workspace。
5. 完成名稱與基本設定。

使用公司網域 Email 時，可能會先看到允許自動加入的 Workspace。Gmail、Outlook 等個人信箱通常不能透過網域自動加入別人的 Workspace，仍需要管理者邀請。

官方說明：Create, join & leave workspaces

如何切換 Workspace 或加入另一個帳號？

點擊左上角目前的 Workspace 名稱，就能在同一個帳號下切換。

若另一個 Workspace 綁在不同 Email：

1. 打開 Workspace switcher。
2. 選擇 Add another account。
3. 登入另一組 Email。
4. 日後可直接從同一個選單切換。

這和「建立新 Workspace」不同。Add another account 是把另一個 Notion 帳號加進切換器，不會搬移原有頁面。

如何邀請成員與 Guest？

邀請正式成員

團隊成員需要存取多個頁面時，可由 Workspace 管理者在設定中加入 Member。加入前先確認方案的計費方式與席次。

邀請特定頁面的 Guest

只需協作一個頁面時：

1. 打開目標頁面。
2. 選擇右上角 Share。
3. 輸入對方 Email。
4. 選擇 Full access、Can edit、Can comment 或 Can view。
5. 送出邀請。

Notion 會採用使用者取得的最高權限。某人即使在單一頁面被設為 Can view，若他透過 Workspace 或 Teamspace 已經有 Can edit，仍會保留較高權限。

詳細權限可參考 Notion 團隊協作：邀請、權限、評論與版本控制。

如何修改 Workspace 名稱與圖示？

目前可從側邊欄進入：

1. 選擇 Settings。
2. 在 Workspace 區域選擇 General。
3. 修改名稱、圖示與允許的網域等設定。

不同方案與角色看到的設定項目不完全相同。若找不到選項，先確認目前登入的 Workspace、帳號角色，以及你是否為 Workspace owner。

如何刪除 Notion Workspace？

刪除 Workspace 會影響其中所有成員，也會刪除包含私人頁面在內的內容。操作前先匯出備份，並確認付費方案已另外降級或取消，因為刪除 Workspace 不等於取消訂閱。

官方目前的刪除路徑：

1. 側邊欄選擇 Settings。
2. 在 Workspace 下選擇 General。
3. 捲到 Danger zone。
4. 選擇 Delete entire workspace。
5. 輸入 Workspace 名稱確認。

官方說明：Delete a workspace

如果你只是離開別人的 Workspace，請選擇 Leave workspace，不要請管理者刪除整個空間。

五個最常見的 Workspace 問題

個人與小團隊怎麼配置比較簡單？

個人使用

一個 Workspace，加上幾個頂層頁面就夠。工作、生活與學習可以分頁管理，不需要建立三個 Workspace。

小團隊

使用一個公司 Workspace，再依部門或權限建立 Teamspace。外部客戶與短期接案者用 Guest。

多家公司或資料必須隔離

每家公司各自建立 Workspace，分開帳單、管理者與安全設定。

這個配置會比「一個專案一個 Workspace」更容易搜尋，也比較不會因為切換空間漏掉資料。

常見問題

Notion 可以建立幾個 Workspace？

同一帳號可以加入或建立多個 Workspace，但每個 Workspace 的內容與方案彼此獨立。官方建議盡量減少 Workspace 數量。

Workspace 和 Teamspace 該選哪一個？

需要完全分離帳單、管理者或資料時使用 Workspace；同一家公司內的部門或專案，優先使用 Teamspace。

為什麼我找不到某個設定？

常見原因是目前位於不同 Workspace、登入了另一個帳號、使用手機版，或沒有 Workspace owner 權限。

刪除 Workspace 會取消訂閱嗎？

不會。Notion 官方提醒，刪除 Workspace 前應先處理方案降級或取消。

參考資料

• Notion：Create, join & leave workspaces
• Notion：Delete a workspace
• Notion：Sharing & permissions
• Notion：Intro to workspaces

資料核對日期：2026 年 7 月 24 日。Notion 介面、權限與方案可能調整，實際以官方文件與 Workspace 畫面為準。