blog · 2026.03.05 · 5 min read
我如何用 3 個工具取代 10 個 SaaS：一人公司的瘦系統實錄
一句話版：我砍掉了 8 個 SaaS，每月省 NT$2,170，工作效率反而提升了
這不是理論文章，這是我自己的真實經歷。從 2024 年底到 2025 年中，我花了大約三個月，把工作流程從「13 個工具」精簡到「3 個核心」。以下是完整的過程、數據和踩過的坑。
Before：我的 13 工具時代
2024 年 11 月，我盤點了一下自己正在使用的所有數位工具：
| # | 工具 | 用途 | 月費 | 使用頻率 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Notion | 筆記、文件 | 免費 | 每天 |
| 2 | Trello | 專案看板 | NT$300 | 每週 2-3 次 |
| 3 | Evernote | 舊筆記（還沒搬完） | NT$200 | 幾乎不開 |
| 4 | Google Sheet | 記帳、數據 | 免費 | 每週 |
| 5 | Airtable | 客戶資料 | NT$300 | 偶爾 |
| 6 | Mailchimp | 電子報 | NT$400 | 每月 2 次 |
| 7 | Buffer | 社群排程 | NT$200 | 每週 |
| 8 | Zapier | 自動化 | NT$600 | 設定完不管 |
| 9 | Calendly | 預約 | NT$300 | 偶爾 |
| 10 | Canva Pro | 封面設計 | NT$370 | 每週 |
| 11 | Linktree | 個人連結頁 | 免費 | 不管 |
| 12 | Google Drive | 檔案儲存 | 免費 | 每天 |
| 13 | HubSpot | CRM | 免費 | 偶爾看 |
| 合計 | NT$2,670 |
13 個工具，每月花 NT$2,670。看起來每個都「有在用」，但仔細一看——大部分都只用到 10-20% 的功能。
轉折點：一個下午的覺醒
讓我決定改變的不是費用，而是一次慘痛的經驗。
那天我要趕一篇文章的截止日。但我的流程是這樣的：
- 在 Notion 寫草稿
- 完成後複製到 WordPress
- 去 Canva 做封面圖
- 上傳封面到 WordPress
- 發佈後去 Buffer 排社群文
- 手動把電子報內容貼到 Mailchimp
- 最後在 Trello 把卡片移到「已完成」
7 個步驟、5 個工具、花了 2.5 小時——其中只有 40 分鐘是在「寫」。
我想：如果這些步驟可以自動化呢？如果我只要「在 Notion 把文章標記為完成」，其他事情就自動發生呢？
那就是我開始研究 n8n 的起點。
搬遷過程：三個月的精簡時間線
第 1 個月：合併資料到 Notion
| 被砍的工具 | 替代方案 | 搬遷難度 |
|---|---|---|
| Trello | Notion Board View | ⭐ 簡單 |
| Evernote | Notion Import 功能 | ⭐⭐ 中等（筆記多） |
| Google Sheet（記帳） | Notion Database | ⭐ 簡單 |
| Airtable（CRM） | Notion CRM Database | ⭐⭐ 中等 |
| HubSpot | 同上 | ⭐ 簡單（本來就沒什麼資料） |
第一個月成果：砍掉 5 個工具，月費省 NT$800。
第 2 個月：用 n8n 取代自動化和發佈
| 被砍的工具 | n8n Workflow | 搬遷難度 |
|---|---|---|
| Zapier | n8n 自架（Zeabur） | ⭐⭐ 中等 |
| Buffer | n8n → Threads/FB API | ⭐⭐⭐ 較難 |
| Mailchimp | n8n + SMTP 直接寄 | ⭐⭐ 中等 |
| Calendly | Notion Form + n8n 通知 | ⭐⭐ 中等 |
第二個月成果：砍掉 4 個工具，月費再省 NT$1,200。n8n 自架在 Zeabur 月費 NT$100。
第 3 個月：收尾與優化
- 把 Linktree 拿掉，用自己的網站首頁取代
- 用 Kie AI 取代部分 Canva 功能（封面圖生成）
- 微調所有 n8n workflow 的觸發條件
After：我的瘦系統全貌
| # | 工具 | 用途 | 月費 |
|---|---|---|---|
| 1 | Notion | 大腦：文章、CRM、排程、記帳、知識庫 | 免費 |
| 2 | n8n（自架） | 管線：所有自動化 | NT$100 |
| 3 | Next.js 網站 | 出口：部落格、服務頁、訂閱 | NT$150 |
| (+) Canva | 偶爾用的設計 | NT$370 | |
| 合計 | NT$620 |
費用對比
| Before | After | 節省 | |
|---|---|---|---|
| 月費 | NT$2,670 | NT$620 | NT$2,050/月 |
| 年費 | NT$32,040 | NT$7,440 | NT$24,600/年 |
時間對比
| Before | After | |
|---|---|---|
| 發一篇文章的完整流程 | 2.5 小時（5 工具） | 45 分鐘（只寫 Notion） |
| 每日工具切換次數 | 30-40 次 | 5-8 次 |
| 每月被切換浪費的時間 | ~30 小時 | ~5 小時 |
踩過的三個坑
坑 1：Notion 速度在資料量大時會變慢
當 Notion Database 超過 2,000 筆資料後，載入速度明顯變慢。
解法：用 Filter View 只顯示需要的資料，不要開「所有資料」的 View。另外用 n8n 定期把舊資料歸檔到另一個 Database。
坑 2：n8n 的 API 串接需要一些學習曲線
雖然 n8n 是拖拉式介面，但如果你要串接 Threads API 或自訂 Webhook，還是需要理解 API Key、Header、JSON 格式。
解法：先從最簡單的 workflow 開始（例如「Notion 更新 → 寄 Email」），建立信心後再挑戰複雜的。我的建議是第一個 workflow 不要超過 5 個節點。如果你的目標是 Threads 排程，新手可以先用 Notion 寫好內容，再複製到 Metricool 排程；等流程穩定後，再考慮 API 自動化。完整做法可看 [[2026-05-16 如何用 Notion 自動化社群貼文工作流？從排程資料庫、AI 產文到 Threads／IG 發佈的 SOP|Notion 社群貼文自動化 SOP]]。
坑 3：搬遷期間會有「兩邊都要更新」的過渡混亂
砍工具不是一刀切，中間會有 1-2 週的重疊期。
解法：設定一個明確的「截止日」——例如「3 月 15 號之後，所有專案只在 Notion 更新，Trello 不再使用」。沒有截止日，你永遠不會完成搬遷。
你也可以做到
我不是工程師（雖然會一點程式），我只是一個內容創作者。如果我能在三個月內完成這件事，你也可以。
關鍵不是技術能力，而是下定決心「夠了」。
👉 想從頭了解瘦系統？ → [[瘦系統是什麼？用最少工具打造不焦慮的數位工作系統|瘦系統是什麼？]]
👉 準備動手？ → [[Notion + n8n 自動化入門：從零建立瘦系統的完整教學|Notion + n8n 自動化入門教學]]
👉 想讓我幫你做？ → [[瘦系統建置服務：讓我幫你打造專屬的極簡數位工作流|瘦系統建置服務]]
