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一鍵升級 Notion:Notion 模板讓你工作更有效率

一鍵升級 Notion:Notion 模板讓你工作更有效率

牛頓說過: 「如果我能看得更遠, 那是因為站在巨人的肩膀上。」

許多筆記軟體都會提供 Template ,因為透過已設計好的範本,讓我們立即能夠記錄資訊、優化系統,改善生活品質,達成人生目標。

同時,這也是學習一個工具 ,最簡單、有效的方式。Notion 是強大的生產力工具,官方提供的模板

在這篇 Notion Template 的文章中,我們將介紹推薦使用的官方版模,以及我們自己開發的模版。希望幫助大家更方便、快速而且美觀地掌握自己的 Notion ,讓生活充滿創造力,讓工作滿滿活力及生產力。



如何使用 Notion 模板提升工作效率

人為什麼要提高工作效率?

為了不要將生命浪費在工作上,你越快完成工作,就可以越準時下班。工作只是生命的一小部份,準時下班可以去運動和朋友聚會,也可以學習新技能、新語言,努力地豐富你的生活。

自從我成為自由工作者,我更深刻認識,工作是一種為了生活的妥協,從來不是為了金錢而妥協。

接下來,我們要認識如何透過 Notion 的官方模板,來改善自己的效率,首先我們要從官方 Template 找出適合自己的範本,並下載到自己的 Notion 頁面中使用,到使用 Relation 和 Rollup 等整合性功能的 Property ,讓你的工作流程更順暢、提高工作效率。

像是下圖這樣,有個日曆和計畫清單,這樣就可以清楚看到我們的目標為何,以及什麼時間點要做什麼,最後還可以看到計畫進行的進度為何。在 Notion 中具體要怎麼做呢?



第一步,選擇適合的模板

打開 Notion 左側選擇的 Template。



我們選 Projects & Tasks 這個範本做為例子說明,這是一個同時具有待辦事項和專案管理的範本,很符合我們對於計畫安排的需求。




第二步,調整結構

根據個人或團隊的具體需求調整模板的結構,如增加、刪除或修改 Property。假設我們設定兩個專案,分別是:運動、投資計畫,並設定子計畫,然後寫下具體的目標行動。例如說:上健身房,並且每週三天。







設定好要做什麼之後,下一步就是將它們安排到我們的行事曆中。這時候,我們可以在 Projects 的資料庫新增 date 的 Property ,但這樣做的缺點是我們需要不停新增頁面在 Projects 的資料庫中,會造成管理不方便,而且也不方便做「時間」的管理和統計分析。

Notion 也想到這個問題,許多的人需要行事曆來安排行程,同時也想知道在某個專案中,到底花了多少的時間,以及取消或放棄的次數為何。透過統計和分析,來改善工作的流程或是目標計畫。

在 Projects 的運動計畫中,我想要統計本月份我們總共到健身房運動的次數以及完成率。

所以我們可以通過「Relation」另一個資料庫的方式,做到安排和統計。但是,要怎麼做呢?



第三步,關聯資料庫

關聯資料庫是透過 Notion database 的 Relation Property 的功能,將複數的資料庫做連結,這樣就可以將「行事曆」和「專案」分別管理,但又保有關聯性。



首先,我們先新增一個 Calendar View 的新資料庫,並且將預計的運動時間放到時間表中。再來,我們新增 Relation 連結到我們的 Projects 的資料庫。



最後,我們在 Calendar 中新增 Checkbox。假設未來有兩天運動完成,將 Checkbox 打勾。看一下下圖,在 Calendar 中可以看到去健身房的時間點,以及我們到底有沒有認真執行。



第四步,追蹤與評估

回到子目標「健身房 每週三天」的頁面,我們可以看到 Relation 連結到 Calendar ,而且當中有三個項目。你可以想像成是一個目標清單:

  • 健身房 每週三天
    • 健身房 7/9
    • 健身房 7/11
    • 健身房 7/14

    只要持續新增健身房的項目並連結,就一直出現在在子目標中。再來我們想要統計:

  • 「健身房」項目數量:我們要計畫要去健身房的次數
  • Checkbox 數量:我們要實際中有去健身房的次數

  • 這時候,我們就可以用 Rollup 來計算 Relation 的總數或值。我們這時候,再新增 Property 就可以統計我們每月、每週的總運動次數和完成運動的次數,再用 Formula 使用公式計算出專案的完成率。



    如果你對資料庫的操作不熟的話,請參考:

  • Notion Database 簡介及創建
  • Notion Database Property 自定義屬性


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