用 Notion 管理 WooCommerce：商品上架、訂單追蹤、庫存警示完整教學（2026）

WooCommerce 後台有一個結構性的問題：它很擅長「做交易」，但不擅長「讓你看清全局」。

訂單清單永遠是一頁頁往下翻，庫存狀態藏在每個商品頁面裡，商品資料散在群組和 Excel 之間。一個人管還算勉強，多個人協作就是災難。

這篇教你用 Notion 當 WooCommerce 的「電商大腦」。WooCommerce 繼續負責交易，Notion 負責讓你看清楚狀態、管好資料、不漏單。三個場景全部透過 n8n 串接，**不需要寫程式**。

延伸閱讀：[[WooCommerce 教學（2026）：從安裝、金流到上架的完整開店指南|WooCommerce 完整開店指南]]

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## WooCommerce 後台的三個管理盲點

很多店主架好 WooCommerce 以後才發現，後台的「管理體驗」遠不如預期。

**① 訂單沒有看板視圖。**
WooCommerce 的訂單是條列表，你看不到「今天有幾張待出貨、幾張已付款、幾張有問題」，只能一頁頁往下翻，或靠肉眼數。

**② 庫存狀態沒辦法一眼掌握。**
WooCommerce 的庫存管理分散在每個商品頁面裡。你想知道「現在哪幾個商品快沒貨」，沒有總覽視圖，得逐一點開確認。

**③ 商品資料難以多人協作。**
如果你有夥伴、助理、或委外內容工作者，「商品資料誰改了什麼、版本在哪」這件事會變得非常混亂。群組截圖傳來傳去，Excel 版本對不上，是常見的慘況。

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## Notion + WooCommerce 的整合架構

這套系統的設計邏輯很直接：

“`
Notion DB（商品 / 訂單 / 庫存看板）
↕
n8n（自動化中介層）
↕
WooCommerce REST API
“`

Notion 負責「看」和「管」，WooCommerce 負責「跑」，n8n 負責中間的資料搬運。

三個整合場景如下：

| 場景 | 觸發方向 | 效果 |
|——|———-|——|
| 商品上架 | Notion → WooCommerce | 在 Notion 完成商品資料後，一鍵同步上架 |
| 訂單同步 | WooCommerce → Notion | 新訂單自動進 Notion 看板，隨時追蹤進度 |
| 庫存警示 | WooCommerce → Notion + 通知 | 庫存低於門檻，自動標記 + 發通知 |

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## 準備工作：10 分鐘搞定三個設定

### 取得 WooCommerce API 金鑰

進入 WordPress 後台：**WooCommerce → 設定 → 進階 → REST API → 建立金鑰**

填入描述名稱（例如 `n8n 整合`），權限選「讀寫」，生成後記下兩個值：
– **Consumer Key**（ck_開頭）
– **Consumer Secret**（cs_開頭）

金鑰只顯示一次，生成後立刻複製存好。

### 建立 Notion Integration

前往 [notion.com/my-integrations](https://www.notion.so/my-integrations)，點「新增整合」，填入名稱後複製 **Integration Token**（secret_開頭）。

接著進入你的 Notion DB 頁面，點右上角「⋯」→「連線」→ 搜尋剛建立的整合名稱並加入。這步驟容易漏掉，如果 n8n 一直說「找不到 Database」，通常是這裡沒做。

### 安裝 n8n

| 方案 | 適合對象 | 費用 |
|——|———-|——|
| n8n.cloud 免費版 | 剛開始、流量小 | 免費（每月 5000 次執行） |
| n8n.cloud 付費版 | 訂單量大、流程複雜 | 月繳 |
| 自架（Docker） | 有 VPS、想省成本 | VPS 費用 |

初學建議先用 n8n.cloud 免費版跑通，確認流程 OK 後再考慮自架。

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## 場景一：Notion 商品資料庫 → 自動上架 WooCommerce

這個場景適合需要多人協作商品資料，或是想在 Notion 統一管理所有商品草稿的店主。

### 建立 Notion 商品資料庫

在 Notion 新增一個 Database，欄位設計如下：

| 欄位名稱 | 類型 | 說明 |
|———-|——|——|
| 商品名稱 | Title | 必填 |
| 描述 | Text | 商品說明頁內文 |
| 定價 | Number | 售價（元） |
| 庫存量 | Number | 初始庫存數量 |
| 狀態 | Select | 草稿 / 待上架 / 已上架 |
| WC 商品 ID | Text | 上架後由 n8n 自動回填 |
| 備註 | Text | 給協作者的內部說明 |

商品資料由你或團隊在 Notion 填寫完成後，把「狀態」改為「待上架」，這個動作就是 n8n 的觸發信號。

### n8n 流程設計

1. **Trigger**：Notion Trigger → 監聽商品資料庫，狀態改為「待上架」時觸發
2. **讀取資料**：Notion Get Page → 取得該商品的完整欄位資料
3. **呼叫 WooCommerce API**：HTTP Request → `POST /wp-json/wc/v3/products`，帶入商品名稱、描述、定價、庫存
4. **回填 WC 商品 ID**：Notion Update Page → 把 WooCommerce 回傳的 `id` 寫入「WC 商品 ID」欄位，並把狀態改為「已上架」

n8n 的 Notion 和 HTTP Request nodes 都是拖拉介面，不需要寫程式。WooCommerce API 的 request body 格式：

“`json
{
“name”: “商品名稱”,
“regular_price”: “299”,
“description”: “商品描述”,
“manage_stock”: true,
“stock_quantity”: 50,
“status”: “publish”
}
“`

**常見踩坑**：商品圖片上傳需要先把圖片 URL 放在 `images` 欄位，WooCommerce 才能抓取。建議先把圖片上傳到 WordPress 媒體庫，再用媒體 URL 填入 Notion 的圖片欄位，讓 n8n 帶進去。

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## 場景二：WooCommerce 訂單 → 自動同步 Notion 看板

這個場景的目的是：讓你不用一直開著 WooCommerce 後台，在 Notion 就能追蹤每張訂單的狀態。

### 設定 WooCommerce Webhook

進入 **WooCommerce → 設定 → 進階 → Webhooks → 新增 Webhook**：

| 設定項目 | 填入值 |
|———-|——–|
| 名稱 | n8n 訂單同步 |
| 狀態 | 啟用 |
| 主題 | 訂單已建立（Order created） |
| 傳送 URL | n8n 的 Webhook URL（在 n8n 建立 Webhook Trigger 後取得） |
| 密鑰 | 自定義，n8n 那端對應填入 |

訂單一建立，WooCommerce 就會主動把訂單資料推送到 n8n。

### 建立 Notion 訂單資料庫

| 欄位名稱 | 類型 | 說明 |
|———-|——|——|
| 訂單編號 | Title | WC 訂單 ID |
| 顧客姓名 | Text | |
| 商品清單 | Text | 品項名稱（可放多個） |
| 金額 | Number | 訂單總金額 |
| 狀態 | Select | 待付款 / 已付款 / 備貨中 / 已出貨 / 完成 / 退款 |
| 顧客 Email | Email | 聯繫用 |
| 訂單時間 | Date | |
| 備註 | Text | 顧客留言或內部備注 |

### Notion 看板設定

在資料庫右上角切換成 **Board（看板）視圖**，Group by 設定為「狀態」欄位。

每張訂單就是一張卡片，從「待付款」一路拖到「完成」。你可以加 Filter 只看今天的訂單（`訂單時間 = 今天`），或是只看「備貨中」狀態的訂單，視覺上非常清楚。

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## 場景三：庫存低於門檻 → 自動警示

這個場景用來解決「突然發現某個商品賣完了才知道」的問題。

### n8n 排程設定

在 n8n 建立一個 **Schedule Trigger**，設定每天早上 09:00 執行。

流程步驟：
1. **HTTP Request**：`GET /wp-json/wc/v3/products?manage_stock=true&per_page=100`，取得所有開啟庫存管理的商品
2. **IF 條件判斷**：篩選 `stock_quantity < 門檻值`（建議依商品週轉率設定，快銷品門檻設高一點，例如 10；慢銷品可設 3） 3. **Notion 更新**：把低庫存商品標記為紅色（Notion 的 status 欄改為「需補貨」） 4. **發送通知**：Telegram Bot 或 LINE Notify 推送訊息，列出低庫存商品清單 通知訊息格式範例： ``` ⚠️ 庫存警示（2026-04-06 09:00） 以下商品庫存低於門檻： • 貓罐頭 × 4（門檻：10） • 狗玩具 × 2（門檻：5） 請至 Notion 確認補貨計畫。 ``` 每天早上收到這則通知，庫存狀況一目瞭然，不用再手動去後台逐一確認。 --- ## 三個場景難度與優先順序 剛開始建議依以下順序進行，從最簡單的跑通，再往後推： | 優先順序 | 場景 | 難度 | 說明 | |----------|------|------|------| | ① | 訂單同步到 Notion | ★★☆ | 只需設定 Webhook + n8n 接收，無需回傳資料 | | ② | 庫存警示 | ★★☆ | 排程查詢 + IF 條件，邏輯簡單 | | ③ | 商品上架自動化 | ★★★ | 需處理圖片 URL 和 WC API 欄位對應，坑較多 | --- ## 常見問題 **Q：不會寫程式也能設定嗎？** 可以。n8n 全程是視覺化拖拉介面，每個步驟填欄位即可。WooCommerce REST API 只需要貼上你的網站網址和 API 金鑰，不需要自己寫 HTTP 請求語法。 **Q：Shopify 也能用同樣的方式嗎？** Shopify 有自己的 REST API 和 Webhook 系統，n8n 的 Shopify 節點可以直接使用，流程邏輯相同，只是節點換成 Shopify 版。WooCommerce 的優勢在於資料完全由自己掌控，不受平台政策影響。 **Q：n8n.cloud 免費版夠用嗎？** 每月 5000 次執行，對一個月出貨量 1000-2000 單的店主來說通常足夠。如果訂單量更大，或是流程步驟多（每筆訂單觸發 5 個 n8n 步驟），就建議升級或自架。 **Q：WooCommerce API 金鑰可以給多個系統用嗎？** 建議每個系統（n8n、其他工具）各建立一組金鑰，方便日後停用單一整合，不影響其他系統。 **Q：Notion 資料庫要付費版才能用嗎？** Notion 免費版已可建立資料庫和 API 整合，這套流程不需要 Notion 付費方案。 --- ## 小結 這套架構的核心邏輯：WooCommerce 跑交易，Notion 管視角，n8n 搬資料。 三個場景各自獨立，可以只做其中一個，也可以全部建起來。建議從「訂單同步」開始，先感受到「Notion 看板有訂單進來」的節奏，再往庫存警示和商品上架推進。 想預約諮詢或了解完整的 WooCommerce 自動化方案，可以參考：[[WooCommerce 電商建置顧問服務：流程、交付物與費用（2026）|WooCommerce 自動化顧問服務]]。 ---