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Notion 團隊協作 |

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Notion 團隊協作

Notion 團隊協作是 Notion 提供的一種功能,讓團隊成員能夠共享和協作文件和資訊。透過此功能,使用者可以設定頁面權限和共享選項,確保所有團隊成員能夠訪問他們需要的資訊,並保護敏感的資訊不被非授權的人訪問。這有助於提高工作效率,使團隊能夠更順利地進行協作。


Notion 邀請與權限管理

Notion 邀請與權限管理是一種重要的功能,因為它允許團隊成員共享和協作文件和信息。透過設置頁面權限和共享選項,可以確保所有團隊成員都能夠訪問他們需要的資訊,同時也能保護敏感的資訊不被非授權的人訪問。這也有助於提高工作效率,使團隊能夠更順利地進行協作。


如何邀請團隊成員

Step1. 點擊 Teamspaces 的圖示「…」,選擇上方的「Add Members」


Step2. 輸入「Email」



如何設置權限

Step1. 點擊 Teamspaces 的圖示「…」,選擇上方的「Teamspace Settings」。


Step2. 選 Members,然後在 Permissions 設定 Teamspace members 的權限。

Step3. 在畫面的下方,還可以進行 Members 設定,像是 Add Members 和 Role 權限。



如何在 Notion 實現協作工作

在 Notion 中實現協作工作的方法包含以下幾點:

  • 使用評論功能:你可以在 Notion 的任何頁面或塊上添加評論,並在評論中標記團隊成員以引起他們的注意。這對於討論文檔內容、提供反饋或要求更改非常有用。
  • 分派任務和追蹤進度:你可以在 Notion 中創建任務,並分派給團隊成員。你還可以使用 Notion 的進度條或檢查清單來追蹤任務的完成情況。
  • 實時協作:

  • 如何使用評論功能

    在 Block 右鍵後,可以對其內容填加「Comment」。


    除了文字 Comment 外,甚至可以放上媒體照片以及使用 mention 的功能,Tag 團隊的某人。



    完成後,在 Block 的右側會出現一個 Comment 。


    建議你將 Notion 的 My notifications 打開,才不會遺漏訊息。My notifications 怎麼做請參考:

  • Notion 帳戶註冊與設定


  • 如何分派任務和追蹤進度

    透過 Notion database 的功能可以分派任務和追蹤進度。首先你需要先建立一個資料庫,這裡我們使用 Templates Notion 官方的範本做為說明。Notion Templates 要怎麼使用,請參考文章:

  • Notion Templates 頁面模板與自定義模板

  • 第二,新增任務。

    我們點擊下方的「New」為專案新增一個任務,並設定 Owner 專案負責人,以及任務時限。


    第三,設定 Tasks 以及對應的工作夥伴。

    Tasks 是相關的 Perperties 。用來連結另一個 Notion database 的項目,這裡我們選擇 Task 1~4 ;簡單來說,新任務需要完成 4 個不同的 Task,讓我們以寫作為例,改一下 Tasks 的內容,這樣會比較好閱讀、好理解。

  • Task 1:找題
  • Task 2:大綱
  • Task 3:內容撰寫
  • Task 4:發佈平台

  • 第四,追蹤進度。

    假設我們寫作完成找題和大綱,可以在 Task 的 Status 選擇 Done 完成。這時候,專業完成度就會變成 50 %,因為它的計算是使用:已完成 Tasks / 總 Tasks 數量。


    上面是簡單的任務及人員分配的介紹,實務中我們的工作流程可能會更為複雜,所以需要更深入的認識 Notion 功能,才能對應更多變化的工作流程,並提高生產力。



    如何多人同時編輯

    Notion 提供了強大的多人同時編輯功能,讓你與你的團隊成員可以同時在同一份文件上進行編輯。無論是文字、圖片還是其他類型的內容,所有的更改都將在眾人的界面上實時展示,讓合作過程更加流暢。

    這種即時的反饋和互動不僅提高了工作效率,也讓團隊成員之間的溝通更加直接和有效。此外,Notion 也會在文件的右上角顯示當前正在編輯的使用者,你可以很容易地知道誰在進行編輯。



    如何活動記錄和版本控制

    協同編輯常常會有「版本管理」的問題發生,為了讓新版本不被舊版本覆蓋,以及不小心使用舊版本的問題,我們需要有一套團隊內容的版本規範設計,以及版本控制的系統,Notion 提供不同的版本控制能力,免費用戶有 7 天,專業用戶有 30 天的版本紀錄,幫助你回朔找回資料。

    點擊右上角的頁面設定,找到 View Edit History 並點擊。

    然後找到你需要的版本內容,再點擊下方的 Restore Version 即可

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