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Notion Database Filter 篩選 | Sort 排序 | 關聯 | 回溯

Notion Database Filter 篩選 | Sort 排序 | 關聯 | 回溯

Notion Database Filter 篩選

Notion Database Filter 篩選是一種功能,可以幫助你在 Notion 的資料庫中快速找到需要的資料。你可以根據不同的條件設定篩選規則,例如根據資料的類型、日期、數字等等,來篩選出符合條件的資料。這對於管理大量的資料非常有用,可以提高你的工作效率。

Step1. 點擊資料庫右上角的過濾圖示。



Step2. 新增過濾條件。如果已有過濾條件會出現在資料庫標題的下方。



Step3. 選擇要做為過濾基礎的 Properties.不同 Type 的 Properties 會有不同的過濾設定。




如果單一 Property 不足過濾出你想要的資料的話,還可以點擊下方「Add advanced filter」,增加更多的過濾條件。


接下來,我們指對三種常見 Property 做為 Advanced filter 說明。

  • Text:

  • Date:

  • Number:


  • Notion Database Sort 排序

    Notion Database Sort 排序是一種功能,它可以使你在 Notion 的資料庫中按照特定的條件對數據進行排序。你可以選擇按照日期、數字或者文本的順序來排列你的數據。這對於管理並找到特定的數據非常有用。


    Step1. 點擊資料庫右上角的 Sort 圖示 。



    Step2. 選擇排序的 Property。




    Step3. 選擇排序的類別:



  • 升序(Ascending) – 在這種排序方式下,數據將從最小值或最早日期開始排列,到最大值或最晚日期結束。例如,如果按日期排序,較早的日期將顯示在列表的頂部。如果按數字排序,則較小的數字將顯示在前面。
  • 降序(Descending) – 在這種排序方式下,數據將從最大值或最晚日期開始排列,到最小值或最早日期結束。例如,如果按日期排序,較晚的日期將顯示在列表的頂部。如果按數字排序,則較大的數字將顯示在前面。


  • Database Relation 關聯

    Notion Database 的「Relation 關聯」是一種功能,它允許您將兩個或更多的資料庫連接起來。這意味著您可以在一個資料庫中創建一個欄位,該欄位可以參考另一個資料庫中的內容。使用這種關聯功能,您可以更有效地組織並找出資料庫中的相關資訊。例如,您可以有一個 Database 來管理你的客戶,另一個 Database 來管理你的項目,然後你可以在這兩個 Database 之間建立關聯,從而更好地了解你的項目和客戶之間的關係。

    Step1. 在資料庫中新增一個 Property

    Step2.選擇 Property Type :Relation


    Step3. 選擇你要連結的資料庫,例如: Tasks。




    Step4. 設置 Property Name,完成後點擊 Add relation。

    如果開啟 Show on Tasks 的功能,就會在連結的資料庫裡生成一個對應的 Property 資料。




    完成後,我們可以發現兩個資料庫已連結。大家會發現,其實我們就是生成一個和旁邊 Tasks 相同的功能。



    Relation 關聯範例

    也許你會好奇,好奇 Relation 到底有什麼用,我們針對寫作實務上,怎麼使用 Relation 來提高我們的寫作效率。例如說,我們將寫作的流程分成:

  • 研究與了解目標群體:
  • 設定目標:
  • 創意發想與概念開發:
  • 撰寫草稿:
  • 修改與精編:
  • 測試與反饋:
  • 發布與監控:

  • 首先,我們新增工作流程的資料庫,將上面的流程設置好。



    然後,在文章資料庫新增 Relaton ,並加上工作流程。


    頁面,就會出現設置好的流程。

    不過,聰明的你應該有發現,那我使用 Property 的 Multi-select 也可以設計為工作流程。那為什麼要用 Relation 呢?



    Relation vs Multi-select

    最大的差異在於 Relation 是連結一個新的資料庫。因此,我們可以在一個屬性後增加 Property。換句話說,如果我們使用以下結構來說明:

  • 資料庫
  • Property Type功能+ Property
    Relation連結一組資料庫
    Multi-select自訂選項不可

    以上述的寫作為例,如果將工作流程設為 Relation,則工作流程可以新增「People」和「date」等屬性,這對於需要系統化和組織化的情況更為適合。



    資料回溯

    Notion 的資料回溯是一種功能,可以讓你查看和恢復到先前的版本。這項功能能夠讓你追蹤資料的變動歷程,並在需要時回溯到某一個時間點的版本。當你不小心刪除或修改了重要資料時,這項功能尤其有用。


    Step1. 點擊右上角的時間圖示。



    Step2. 在打開的視窗中找到你想要回溯的資料,並點擊該資料右方的時間圖示。




    Step3.選擇你想要回溯到的時間點,然後點擊「Restore version」即可恢復到該時間點的版本。

    目錄:
    Notion Database Filter 篩選 | Sort 排序 | 關聯 | 回溯